PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. PORQUE VOCÊ NÃO PODE VIVER SEM ESTA FERRAMENTA

Planejamento estratégico é exatamente isto, uma ferramenta indispensável para qualquer empreendimento, não importando o porte e nem mesmo a sua fase existencial no mercado.

Explicando…

Se sua empresa está nascendo o planejamento estratégico é primordial, pois é um desenho dos passos a serem dados, os caminhos a serem seguidos e uma visão ampla e específica de tudo o que envolve esta trajetória.

Se sua empresa está estabilizada e consistente no mercado, então você já sabe da importância do planejamento estratégico, e se não executa adequadamente, também conhece as pesadas consequências de ter de resolver um problema de forma despreparada, apenas quando se depara com ele, porque não planejou sua potencial existência.

Em qualquer patamar que esteja sua realidade, o planejamento estratégico é indispensável e você não pode abrir mão disto, ao menos se tem alguma ilusão de sucesso.

É disto que vamos falar neste conteúdo, dando uma visão geral do que é e como funciona um adequado planejamento estratégico na realidade cotidiana dos negócios, como ele amarra pontas soltas e como antevê destinos e direções, dando maior segurança na caminhada do empreendimento em busca de seus objetivos.

Planejamento estratégico. O que é e para que serve

Planejamento estratégico, como o próprio nome diz, é um planejamento de uma estratégia global do negócio.

Primeiro, precisamos definir o que é planejamento.

Planejamento é uma análise a partir de cenário, variáveis e objetivos, considerando possibilidades que podem acontecer entre um ponto de partida e um ponto de chegada.

Estratégico se refere à inteligência do processo, onde se determina escolhas ante possibilidades que surgem no planejamento.

A estratégia considera as variáveis de acordo com suas prováveis consequências, pois obviamente, já passamos da fase de entender que toda AÇÃO provoca uma REAÇÃO, que também significa que toda CAUSA traz uma CONSEQUÊNCIA.

A estratégia tenta entender qual o melhor caminho ante CAUSAS e CONSEQUÊNCIAS, de forma que o RESULTADO seja o esperado ou, no mínimo, o mais aproximado disto.

O conjunto destas duas definições monta o tema de nosso aprendizado neste conteúdo: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

Considerando o que falamos até agora, estamos tratando de planejar a estratégia que iremos adotar diante de uma missão, um desafio, no caso, a jornada de sua empresa ante o futuro e seus posicionamentos.

Como fazer um planejamento estratégico eficiente

Um planejamento estratégico pode seguir diversas linhas, mesmo as mais simples, e provavelmente, nenhuma é mais simples que a aplicada no método TQC (Total Quality Control), ou melhor, CONTROLE DA QUALIDADE TOTAL.

Não se preocupe, não vamos avançar na direção das intrincadas técnicas administrativas, inclusive, porque o sistema de QUALIDADE TOTAL é conhecido por sua extrema simplicidade e lógica, o que torna tudo mais claro e transparente, por isto é um sucesso mundial há mais de meio século.

“Tudo o que pode ser medido, pode ser controlado, o resto está à deriva.”

Esta é uma máxima do professor Vicente Falconi Campos, uma das maiores autoridades em QUALIDADE TOTAL no Brasil, América Latina e mundo.

É simples entender o que ali está escrito…

Se você mede algo, você tem controle, caso contrário, aquilo vai do jeito que for, e você não controla aquele destino.

QUALIDADE TOTAL é controle, de tudo o que acontece e, mais interessante, do que VAI acontecer, e é aí que entra a parte que nos interessa no momento: o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

O sistema de QUALIDADE TOTAL nasceu no Japão, no pós-guerra e carrega uma filosofia interessante, e mais que interessante, inquestionável, e é possível entender a partir de uma simples, mas definitiva, reflexão:

“Como um país totalmente devastado após a 2ª Guerra Mundial, exemplo de destruição e derrota, com toda a sua infraestrutura desvalida, conseguiu, após 40 anos, se transformar numa das maiores e melhores sucedidas economias e civilizações do Planeta?”

Pensou nisto?

A resposta é QUALIDADE TOTAL.

Eles criaram um processo que funciona a partir de 4 premissas básicas:

• PLANEJAMENTO:
• EXECUÇÃO:
• CONTROLE:
• AÇÃO.

A este conjunto se costuma dar o nome de MÉTODO PDCA, que é a sigla em inglês para PLAN, DO, CONTROL e ACTION.

Você PLANEJA, considerando todas as possibilidades que estão ao seu alcance, EXECUTA, pois se tudo foi adequadamente planejado tende a funcionar como previsto, mantém CONTROLE sobre as operações, para identificar se o que foi planejado está dando os resultados esperados, e caso não esteja, identifica as ANOMALIAS que distorceram os resultados, aplica as correções, padroniza o que funciona e executa a AÇÃO de fazer a roda girar novamente.

O planejamento estratégico

O planejamento estratégico envolve vários tipos de análises, tudo depende do método aplicado na sua execução.

Também não fique pensando que precisa ser algo muito complexo, e a simplicidade como tudo foi pensado é que transformou a história japonesa de nosso exemplo.

Neste modelo, o planejamento é realizado de forma global e setorizada…

Explico…

De forma global, o planejamento enxerga o negócio como um todo e traça sua realidade projetada a partir do conjunto inteiro.

Este grande planejamento, se fragmenta em outros planejamentos menores, setorizados, considerando os objetivos para cada setor, de forma que o objetivo global se consolide.

Plano de objetivos

Tudo começa (ou deveria) através de um robusto PLANO DE OBJETIVOS, onde são traçadas METAS globais e setorizadas para um determinado período, vamos supor, de um ano.

A empresa define onde quer estar no próximo ano, considerando, normalmente, os aspectos principais de sua existência e operação…

• Institucional;
  • Independência Administrativa:
  • Relações Públicas:
• Econômico/Financeiro;
  • Faturamento:
  • Custos:
  • Retorno sobre Capital Investido:
  • Investimentos:
• Mercado;
  • Participação:
  • Índice de Satisfação:
• Administração;
  • Recursos Humanos:
  • Processos e Qualidade:

Na definição do PLANO DE OBJETIVOS, se traçam as METAS para o próximo período, dentro de cada um dos itens acima mencionados (no nosso exemplo, pois isto pode variar de acordo com as características e modelos de gestão aplicados aos negócios).

Um exemplo para melhor compreensão, vem do âmbito financeiro, o faturamento, por exemplo.

Na definição das METAS, a empresa pode definir que pretende aumentar em 20% o seu faturamento bruto no próximo ano.

Ótimo, é um belo número, mas será que é possível um certo diretor chegar ao seu grupo e dizer que simplesmente QUER aumentar seu faturamento em 20% e isto simplesmente acontecer?

Obviamente não.

Um bom PLANO DE OBJETIVOS considera múltiplas variáveis, e talvez, a mais relevante, seja a tal da REALIDADE.

Se for um planejamento responsável e técnico, serão consideradas as possibilidades a partir da realidade, e deverá ser considerado o que se faz para que este aumento desejado aconteça.

Perguntas simples como…

• É possível?
• O mercado suporta?
• A estrutura está adequada?
• A equipe está preparada?
• Existem investimentos necessários?
• Existe algum novo produto ou serviço agregador de valor ao já existente?

E tantas outras questões que determinarão se é possível atingir os 20% desejados, ou até mais, pois ao analisar profissionalmente as variáveis, muitas vezes, se encontram subpotencialidades, ou processos que podem dar melhores resultados do que já estão dando.

Quando é definido o PLANO DE OBJETIVOS da empresa, se definem também, por osmose, os PLANOS DE OBJETIVOS dos setores que compõem o empreendimento.

Se queremos aumentar em 20% o faturamento, por exemplo, teremos que realizar 20% a mais de negócios do que realizamos, mantendo nosso valor médio por negócio, ou aumentar nosso valor médio de negócios em 20%, mantendo a mesma quantidade de vendas.

Tudo é muito simples.

Já sabemos que as METAS do departamento de vendas envolvem um aumento de 20% de resultado de vendas, seja pela evolução do valor médio por negócio ou pelo aumento da quantidade de vendas.

E assim ocorre com todos os demais departamentos, desenhando um PLANO DE OBJETIVOS setorizado, a partir do PLANO DE OBJETIVOS geral do empreendimento.

Os planos de ação

Definido o PLANO DE OBJETIVOS, o trabalho passa a ser definir o “COMO”, para que aquilo aconteça, e para isto, o método da QUALIDADE TOTAL criou a ferramenta chamada PLANOS DE AÇÃO.

Um modelo mais conhecido atende pelo nome de 5W2H.

Como sempre, à primeira vista, parece complicado, mas é muito simples, observe.

Para que as METAS aconteçam é preciso executar certas ações, e são várias ações em cada departamento.

Um PLANO DE AÇÃO dentro deste sistema, define exatamente o que se espera que cada departamento e pessoa faça para que a meta seja alcançada, e não é só O QUÊ…

• O QUÊ (What);
• QUEM (Who);
• PORQUE (Why);
• ONDE (Where);
• QUANDO (When);
• COMO (How);
• QUANTO (How Much).

Observe que, se capturarmos as iniciais das palavras traduzidas para o inglês, teremos exatamente 5W e 2H, o que dá nome ao método.

De posse de seus PLANOS DE AÇÃO, cada setor e cada colaborador terá, por escrito, O QUÊ deve fazer, PORQUE deve fazer aquilo, ONDE aquilo deve ser feito, QUANDO e em quanto tempo aquela tarefa deve ser cumprida, COMO ele deve realizar aquilo e QUANTO CUSTA aquela execução.

Simples assim.

Se todos cumprirem com seus PLANOS DE AÇÃO, em tese, os objetivos serão alcançados e o PLANO DE OBJETIVOS da empresa se realiza.

As anomalias

Certamente nem tudo são flores, nem mesmo no jardim.

Muitas vezes acontecem imperfeições, alguém tem um problema, faltam insumos, são múltiplas as possibilidades de problemas que vão interferir na conquista das metas.

O método da QUALIDADE TOTAL ensina que se o objetivo do negócio é ATINGIR METAS, então, por lógica, GERENCIAR É ATINGIR METAS.

Simples assim, novamente.

Se as pessoas que estiveram envolvidas na definição dos objetivos não eram incompetentes, irresponsáveis ou mal intencionados, então presumiram todas as variáveis possíveis para determinar aqueles objetivos considerando as possibilidades verdadeiras, a realidade.

Se eles fizeram isto, os PLANOS DE AÇÃO resultantes, não pediram para ninguém sair flutuando ou fazer chover para cima e tudo está dentro de um projeto feito para funcionar.

Mas e se não funcionou?

Então algo não previsto, não pensado e inusitado aconteceu, a ponto de evitar que o objetivo fosse atingido, e a isto se dá o nome de ANOMALIA.

Por definição, entendemos que, se você projetou atingir 100 “qualquer coisa”, não é louco e irresponsável e os 100 “qualquer coisa” eram perfeitamente plausíveis quando de sua projeção, mas você constatou que só atingiu 90 “qualquer coisa”, então, ainda pela maravilhosa lógica japonesa, aconteceu algo que não estava previsto que impediu esta conquista, e a isto se dá o nome de ANOMALIA.

Recapitulando…

Se GENCIAR É ATINGIR METAS, então podemos deduzir que GERENCIAR É ELIMINAR ANOMALIAS.

Não são fantásticos estes japoneses?

Os indicadores

Os indicadores surgiram por uma razão simples, e neste ponto, vamos entender um pouco mais do incrível prodígio que é a lógica japonesa comparada a qualquer outra.

Os americanos também nunca foram bobos, afinal, estamos falando da maior nação do planeta.

Os americanos também planejavam, também realizavam suas projeções, e quando definiam que iriam atingir 100 “qualquer coisa” e constatavam que tinham atingido apenas 90, corriam para descobrir qual a ANOMALIA no processo que fez com que aquela meta não fosse atingida, resolviam e colocavam o processo a rodar de novo, na expectativa de que aquele problema não acontecesse mais.

O problema é que esta análise era feita no final do período projetado, no caso, o mês.

Os americanos chegavam no final do mês, esperando atingir 100 “qualquer coisa”, descobriam que tinham atingido 90, aplicavam a correção e “vida que segue”.

Os japoneses não…

Pegaram aquele mesmo mês de 100 “qualquer coisa” e dividiram em 4 semanas de 25 “qualquer coisa”, e no final da primeira semana, se tivessem atingido, por exemplo, 23 “qualquer coisa”, já identificavam a ANOMALIA, aplicavam a ação corretiva e estabilizavam o processo, enquanto ele estava acontecendo, o que permitia não apenas parar de perder imediatamente, mas a possibilidade de, ainda dentro do mês, recuperar o perdido na primeira semana, ao contrário dos americanos, que apenas constatavam a perda, e nada mais podiam fazer sobre ela.

Daí surgiram os INDICADORES, que são números, registros, que apontam se estamos no caminho para atingir uma META.

Se eu preciso aumentar meu faturamento em 20%, então eu preciso aumentar o valor do meu ticket médio em 20%, e aí eu já tenho um indicador para monitorar a cada venda, sem precisar passar o mês inteiro.

Eu também posso entender que devo aumentar minha quantidade de vendas em 20%, o que pode, por lógica, me fazer deduzir que preciso ampliar meu fluxo de loja em 20%, se entravam 100 pessoas por dia, preciso que entrem 120, e aí está outro INDICADOR.

Assim, a partir do PLANO DE OBJETIVOS, se define as METAS, e os PLANOS DE AÇÃO para atingir estas METAS, e os INDICADORES para monitorar se estamos na direção correta, principalmente enquanto ainda é tempo de exercer alguma ação transformadora sobre os resultados.

Mais uma maravilhosa dedução lógica japonesa…

Se GERENCIAR É ATINGIR METAS, então GERENCIAR É ELIMINAR ANOMALIAS e, portanto, GERENCIAR É MONITORAR INDICADORES.

O planejamento dentro deste contexto

O planejamento estratégico é exatamente isto, planejar tudo o que está envolvido na realidade atual e no projeto de desenvolvimento de um empreendimento.

Planejar como ele vai resolver problemas, aproveitar oportunidades, se consolidar, ganhar mercado, se estabilizar e partir para novos voos.

Planejamento estratégico é fazer tudo isto considerando as estratégias da empresa, o que ela pretende buscar do ponto de vista filosófico, considerando seus valores, sua missão, sua integração social e política de qualidade.

Planejamento estratégico nada mais é que a estratégia planejada de como o empreendimento se comportará em todos os aspectos conscientes de sua existência, bem como seus departamentos e pessoas.

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é um subconjunto do planejamento estratégico, já que o capital é elemento determinante da existência do negócio.

O empreendimento, qualquer empreendimento, salvo exceções muito específicas, tem por obrigação ter lucro.

Foi criada em alguns setores sociais a visão de que ter lucro é algo feio, antipático e até antisocial.

Um erro brutal.

O lucro é uma OBRIGAÇÃO SOCIAL da empresa.

Uma empresa que não tem lucro é um problema para a sociedade, então o objetivo principal de qualquer negócio é ter lucro.

O planejamento financeiro é relevante nesta mesma proporção, pois todas as ações da empresa, dentro dos conceitos de valores éticos, morais e legais, devem vislumbrar o lucro, até para compartilhar seus resultados.

Ampliar as vendas, por exemplo, exigirá esforços extras de promoções, desenvolvimento de novos produtos, ampliação das equipes de produção e comercial, e de onde vem estes recursos?

Isto é só um exemplo de como funciona o planejamento financeiro.

O planejamento financeiro não é apenas empresarial, ele também deve ser realizado e controlado no âmbito pessoal.

As contas das pessoas também precisam ser planejadas e os processos não são muito diferentes das empresas.

É preciso considerar…

• RECEITAS;
• DESPESAS;
• INVESTIMENTOS;
• GANHOS DE CAPITAL.

Estes são os grandes grupos principais, que se subdividem em vários outros, como tributos, despesas financeiras como juros ou tarifas, depreciações e muitos outros termos técnicos que não é nosso objetivo aqui.

Nossa proposta neste conteúdo é demonstrar a importância e relevância de se realizar o planejamento estratégico e, dentro deste cenário, a importância do planejamento financeiro.

Analisar todas as suas disponibilidades financeiras, ver de que forma elas se ajustam aos seus planos de negócios, entender como será o desembolso dos valores necessários para rodar os processos, considerar a necessidade de buscar recursos fora de seu ciclo de entradas naturais, como financiamentos, por exemplo, os custos que isto implica, observar e conhecer toda esta movimentação, é crucial para o sucesso de qualquer projeto, incluindo o seu.

Planejamento estratégico, como foi apresentado aqui, parece simples, mas existem universidades especialistas em ensinar como lidar com isto, profissionais renomados no mundo inteiro criando e rodando ferramentas cada vez mais complexas para fazer o processo funcionar.

Os níveis de competitividade e exigência, até mesmo dentro dos mais simples segmentos de mercado, estão cada vez mais elevados, requerendo mais preparação das pessoas, dos sistemas e dos processos.

Não realizar um planejamento estratégico adequado, é decidir pela deriva total, seguir a correnteza sem controle nenhum, decidindo a cada situação complexa, trabalhando na filosofia do bombeiro, ou seja, só apagando incêndios.

Ao invés de viver com um extintor na mão, correndo atrás do incêndio da vez, considere realizar um planejamento estratégico e financeiro profissional.

Provavelmente você irá necessitar de apoio profissional técnico, mas esta é a maior economia que você pode fazer.

Se você não tem e não valoriza um planejamento estratégico e financeiro, não seria de surpreender que você também não se preocupe muito em ter profissionais qualificados ao seu lado em sua jornada empresarial.

Provavelmente seu sistema de contabilidade é tocado por algum despachante em forma de contabilidade, que apenas empilha guias para você pagar indiscriminadamente, sem sequer entender direito para que serve tudo aquilo.

Se pensa em mudar de cenário, ou se já está caminhando na direção certa, entenda que precisa de profissionais competentes para orientar com precisão a forma de desenhar seus caminhos de futuro.

Não entregue os destinos de sua empresa às mãos desqualificadas de pessoas despreparadas, descomprometidas ou desinteressadas em proteger a integridade dos seus resultados, e muito menos, entregue ao acaso, de simplesmente não fazer o que precisa ser feito.

Hora de arregaçar as mangas e colocar a teoria em prática, colhendo frutos e consolidando seu projeto de vida através de um empreendimento sólido e vigoroso, pronto e adaptado para enfrentar qualquer tipo de desafio, pois como ensinam nossos amigos japoneses, a melhor forma de se preparar para todos os problemas, é se preparar para o pior, mas sempre esperando o melhor.