AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS. PORQUE SUA EMPRESA NÃO PODE VIVER SEM ISTO

Automatização de processos está conectado com a modernidade e, mais que isto, com o futuro e toda a evolução que não para de acontecer em todos os níveis da humanidade, incluindo a gestão de negócios.

Quando falamos em automatização de processos não estamos nos referindo apenas a máquinas, equipamentos e sistemas, que obviamente são fundamentais nesta jornada, mas nos referimos ao conjunto administrativo e operacional de uma empresa.

Este tema está muito conectado com o que está contido no modelo de gestão pela Qualidade Total (TQC), e é dali que vem a origem deste elemento tão indispensável hoje em dia e daqui para a frente.

Automatização de processos é preparar a empresa para que ela possa focar na criação e execução de seus projetos de desenvolvimento, ao invés de ficar gastando energia, tempo e recursos preciosos fabricando, construindo, adaptando ferramentas ultrapassadas, que já não acompanham mais as necessidades e velocidades do universo profissional e corporativo.

Em outras palavras, automatização de processos possibilita que as empresas se debrucem sobre seus objetivos práticos, meio como capinar o pátio, ao invés de ficar afiando enxada.

Enquanto seu empreendimento fica afiando enxadas ultrapassadas, o mato e as ervas daninhas tomam conta do terreno que você precisava manter limpo.

Automatização de processos. Porque é tão importante e porque encontra tanta resistência

Automatização de processos não é algo que possa ser definido apenas como importante, mas como essencial, indispensável, inadiável, insubstituível.

Não estamos falando de substituir pessoas por máquinas ou sistemas, na verdade, nos referimos a abastecer pessoas com recursos tecnológicos e de operação que possibilitem a melhoria contínua de suas execuções, com maior precisão, confiabilidade e produtividade.

A competitividade exige um nível cada vez maior no potencial de oferecer soluções compatíveis, num prazo cada vez menor, traduzindo em eficiência os serviços oferecidos.

Não se trata, portanto, de uma opção, mas de algo vital para a manutenção e evolução de qualquer iniciativa empreendedora nos tempos modernos.

Seu concorrente não é mais o seu vizinho

O primeiro passo para entender a importância da automatização de processos no seu negócio é compreender o mercado, sua concorrência, a amplitude das ameaças visíveis e, sobretudo, as que você ainda não está enxergando, e que provavelmente, quando enxergar, ela já terá devorado seus projetos.

Algo que você precisa considerar e reconhecer, é que seu concorrente não é mais o seu vizinho, e nem, tampouco, qualquer outro que atue dentro de seu segmento em suas redondezas geográficas.

Seu concorrente pode estar, neste momento, vendendo lá do outro lado do mundo, um produto ou serviço muito melhor, mais eficiente e barato que o seu, com garantia de qualidade, entrega e condições que você não consegue acompanhar, e o mais interessante, pode estar vendendo aí mesmo, para o seu vizinho.

Tudo porque ele acompanha o desenvolvimento dos mercados e de seus recursos.

Provavelmente ele já produza em escala global, mas isto só acontece porque, em primeiro lugar, ele criou as condições necessárias para crescer e chegar a este patamar, e certamente, um dos atributos que ele dispõe, inquestionavelmente, é ter automatizado tudo o que é sistêmico, libertando as pessoas para lidarem com o que é criativo e inovador.

Este é sempre o primeiro passo.

Ficar parado no tempo, fazendo as coisas como sempre foram feitas, é o maior sinal de que o atraso tomou conta de suas operações, mas isto você provavelmente já sabe, apenas não reconhece, pois o reconhecimento exige mudanças, e este é o fator de resistência da maior parte das pessoas.

Pessoas são programadas para habitar um lugar chamado ZONA DE CONFORTO e qualquer situação que exija uma saída deste espaço aprazível, tende a receber resistência em algum nível, mesmo pelos maiores interessados em que o negócio evolua.

Tem mais a ver com psicologia e até antropologia, do que propriamente com gestão ou administração.

A pessoa sabe o que precisa ser feito, mas para que aquilo aconteça, transformações essenciais são necessárias, e neste ponto, as pessoas começam a resistir.

O problema é quando fica tarde demais, daí não há nem tempo, nem condições, nem motivos para implementar o que é necessário.

Se perde algo fundamental, chamado “timing”.

Neste ponto, a vaca já se dirigiu ao brejo com corda e tudo.

Automatização de processos é importante porque desengessa as pessoas, torna tudo mais ágil, automatiza o que é sistêmico, dando espaço para que as pessoas atuem onde realmente podem fazer diferença: processos criativos.

A inovação vem da criatividade, mas como as pessoas podem ser criativas se estão com a cabeça baixa realizando processos repetitivamente contínuos, como apertar parafusos, por exemplo?

Os danos da Revolução Industrial na educação empreendedora

Os países colonizados costumam mostrar com maior clareza os reflexos de terem sido colonizados, e isto é visível em toda a sua estrutura, sobretudo, a educacional.

Quando Henry Ford implementou o que conhecemos como Revolução Industrial, mais precisamente, com a invenção de um processo chamado LINHA DE MONTAGEM, onde produtos, no caso, carros, passeavam por uma unidade de produção, navegando sobre uma esteira, que o levava a vários operários com funções distintas, relevantes na montagem do veículo.

Cada parada daquele veículo recebia um novo componente, um novo painel, peça ou acessório, até que lá ao final, o veículo estivesse e pronto para testes e comercialização.

Este foi um grande salto para a humanidade, pois vários produtos podiam ser oferecidos por valores muito menores, atingindo uma fatia cada vez maior de mercado, tudo porque podiam ser produzidos em escala.

Guarde esta expressão: EM ESCALA…

O problema é que era preciso de mão-de-obra especializada em atuar no processo industrial recém inventado.

Neste sentido, os sistemas de educação passaram a formar operários.

As pessoas passaram a ser ensinadas a apertar parafusos, executar processos mecanizados, seguir padrões repetitivos e engessados, um após o outro, para abastecer as fábricas de carros, geladeiras, móveis, insumos que se tornaram objetos de desejo de um mundo pouco acostumado àquelas inovações.

Tudo isto fez com que os sistemas educacionais dos países colonizados, notadamente, o que conhecemos como TERCEIRO MUNDO, se consolidassem como sistemas educacionais que preparavam (e ainda preparam) eternos empregados, apertadores de parafusos, sem valorizar o espírito empreendedor.

No tal do PRIMEIRO MUNDO, os sistemas educacionais já evoluíram e criaram processos que ensinam as pessoas a empreender, investir, encontrar oportunidades, fugir do paternalismo, dentre uma série de outras questões filosóficas de ensino, que fazem toda a diferença na construção de um perfil social.

A tecnologia e sua importância na automatização

Automatização de processos se tornou algo imprescindível para as empresas competitivas, mas se engana quem pensa que automatizar significa apenas colocar sistemas e planilhas a controlar os processos de um departamento ou empresa.

Certamente tem a ver com isto, mas é preciso estar por fora da realidade tecnológica de desenvolvimento de sistemas e Inteligência Artificial (AI) aplicada à gestão, para não perceber que isto vai muito mais além do que meros sistemas.

A informação passou a ser tratada com muito maior amplitude, com a aplicação de recursos que vão se aprimorando em velocidade exponencial.

Um exemplo disto é a Inteligência Artificial, onde os próprios sistemas aprendem com as operações e informações que trafegam em suas estruturas e bases.

Os sistemas ganham inteligência e passam a elaborar conceitos complexos na interpretação de comportamentos, padrões e outras variáveis, chegando ao ponto de gerar relatórios de tendências, incluindo as humanas, daquilo que ainda sequer aconteceu.

Um exemplo prático são os sistemas de gestão de pessoas.

Atuando com processos conhecidos como PEOPLE ANALYTICS, e contando também com métodos chamados de MACHINE LEARNING, que literalmente significa “MÁQUINAS APRENDENDO”, conseguem rastrear decisões, comportamentos, hábitos, redes sociais, tudo o que conseguem acessar a respeito de alguém, de um grupo de pessoas, uma equipe, em análises individuais ou agrupadas, determinando não só o desempenho realizado, mas também, as tendências para o futuro e sob certas condições.

Basicamente, além de informar o desempenho prático realizado, estes mecanismos são capazes de prever conflitos, crises, falhas grupais ou individuais, tipos de decisão, fraquezas não identificadas em nenhuma outra análise e muito mais.

Isto não se ajusta apenas ao controle da gestão de pessoas, mas a praticamente todos os outros campos de gerenciamento de processos e empresas.

Controles contábeis, por exemplo, já ganham sistemas que entendem os perfis das empresas que controlam, elaborando relatórios de problemas futuros, de possibilidades de solução tributária ainda não identificadas, melhores oportunidades de enquadramento por tipo de empresa junto ao fisco, políticas de RH, relação com fornecedores, investimentos, relacionamento com clientes e mercado em geral, participação institucional e praticamente tudo que envolva uma empresa de qualquer porte.

A automatização de processos abre caminho para a diminuição de erros objetivos, para que as pessoas estejam livres para evoluírem na direção da criatividade, das relações humanas e aquilo que realmente faz a diferença, e por isto possui este nome: DIFERENCIAIS.

Como implementar a automatização de processos

Automatização de processos não é exatamente algo que caia de paraquedas em meio às operações e saia funcionando perfeitamente, de uma hora para a outra, sem maiores problemas.

Nada funciona assim.

Qualquer iniciativa no sentido de realizar a automatização de processos, requer uma estruturação inteligente, pensada, projetada em acordo com os aspectos particulares de cada empresa.

Existem muitos personagens e interesses envolvidos, a maioria com suas próprias humanidades, que precisam ser consideradas.

As mudanças costumam ser consideráveis e, de novo, mudança costuma causar arrepios na maioria dos humanos, pois está conectada com a ideia de ter que sair da sua zona de conforto.

É por isto que parte fundamental de qualquer ação neste sentido deva iniciar num planejamento muito bem feito, que deve considerar os aspectos mais relevantes que serão mexidos com esta transformação.

O que serve e o que não serve em termos de automatização para cada caso

Mesmo sendo um agente institucional e corporativo, toda empresa possui sua personalidade bem definida, e com isto, tem suas particularidades e características muito próprias e a implementação de uma automatização de processos requer considerar estes aspectos particulares.

Por isto o planejamento é fundamental, para entender os pontos críticos de uma transformação neste sentido, amenizando as dificuldades e valorizando os potenciais.

Alguns caminhos servem para qualquer tipo de empresa, qualquer porte e qualquer personalidade, por isto é bom considerar estes aspectos no planejamento de sua transformação.

Entender as necessidades

Traçar um perfil objetivo da empresa, compreendendo em sua atividade, o que pode ser automatizado, onde existem os recursos necessários, que tipos de sistemas já estão disponíveis e são compatíveis com aqueles objetivos.

Também é preciso avaliar os recursos que serão necessários para aquela implantação, e não falamos apenas de finanças, mas de recursos de todos os tipos, como equipamentos, periféricos, infraestrutura em geral e os impactos que isto vai gerar na atividade como um todo.

É preciso que todos os sistemas sejam integrados e que forneçam bases sólidas em termos de segurança, operacionalidade, confiança e processamento, além de serem de fácil e rápida utilização, o que é conhecido como “amigáveis”.

Mapeamento dos processos

É preciso compreender todos os processos envolvidos para poder decidir o que pode ser automatizado.

Ter uma visão clara do fluxo de trabalho é um fator decisivo nesta compreensão.

Quando se compreende os processos, se obtém uma visão sistêmica da operação, se consegue enxergar o conjunto, o todo, e este simples exercício já expõe o que é positivo e os gargalos operacionais, que obviamente, devem ser resolvidos pela automatização de processos, ou antes dela chegar.

Prioridades também precisam ser definidas e isto se determina analisando o grau de impacto que cada processo exerce sobre os resultados finais.

Mapear processos permite uma percepção melhor do que pode ser automatizado e quais os caminhos que precisam ser percorridos para que isto aconteça, além de apontar a sequência ideal para esta implantação.

Escolher a solução adequada

Tão fundamental quanto decidir pela automatização de processos e saber como fazer, é decidir quais são as ferramentas adequadas para a sua necessidade e que estejam aptas a proporcionar as melhorias tão desejadas.

Segurança, compliance e eficiência ficam seriamente comprometidas se a opção não considerar estes fatores.

A escolha deve considerar as prioridades de seu negócio e seu projeto e um estudo profundo sobre o produto, suas características, os fornecedores envolvidos, as referências e experiências desta solução, tudo isto é relevante na hora de escolher, mesmo não sendo garantia de nada, a reputação é construída a partir de cases de sucesso e você deve exigir isto de quem vai implantar algo tão relevante em sua empresa.

Não se acanhe de pedir e consultar referências, questionando sobre as experiências que outras empresas tiveram com aquela solução pretendida.

Preço deixa de ser o mais relevante na hora de adotar uma solução tão determinante, pois embora importante, precisa ser razoável, mas de nada adianta algo barato que traga mais problemas que soluções.

Treinamento e capacitação

Pessoas são um elemento chave no sucesso de qualquer empreitada, pelo bem ou pelo mal, e o papel da empresa é cumprir sua parte, se certificando que as ferramentas aplicadas sejam acompanhadas de completo sistema de treinamento e capacitação das pessoas.

Os riscos básicos numa automatização de processos mal treinada, é no mínimo, sua subutilização, deixando a desejar nos resultados, assim como uma Ferrari desfilando por aí com uma placa de Táxi afixada ao teto.

Além do treinamento, o ideal envolve consultoria, mentoria, suporte constante, até que as pessoas consigam atingir sua plenitude funcional na operação e utilização dos sistemas.

A comunicação entre todos os personagens se mostra imprescindível para que esta etapa tenha sucesso, por isto os mecanismos de comunicação precisam ser efetivos, ágeis e solucionadores.

Todas as dúvidas identificadas precisam ter caminhos claros e objetivos para a solução, de forma que esta base de conhecimentos seja facilmente acessada pelos envolvidos, principalmente os operadores, e também é preciso criar uma linha de atendimento para os problemas que forem identificados personalizadamente, que ainda não tenham sido identificados, por isto o fornecedor deve oferecer um perfil de suporte estilo LABORATÓRIO, para processar constantemente novos aprendizados a partir da operação.

Controle e monitoramento operacional e de resultados

O controle é a chave de qualquer operação, em qualquer nível, segmento ou porte.

A otimização constante é uma necessidade neste tipo de implantação e mesmo com todos os cuidados, sempre é preciso moldar a automatização de processos a cada uma das realidades contratantes daquele serviço.

O que determina o desempenho é a condição de analisar os indicadores definidos para este controle.

Já sabemos que precisamos ter um sistema de controle com base em indicadores de tempo real, apresentando as ANOMALIAS tão logo elas aconteçam, a fim de criar a ação corretiva e aperfeiçoar o processo, utilizando os métodos de MELHORIA CONTÍNUA.

É preciso criar os parâmetros determinados pelo PLANO DE OBJETIVOS no processo de implantação e analisar isto em relação aos resultados efetivamente alcançados em cada setor, processo, equipe ou global.

Os benefícios de uma automatização de processos

Uma automatização de processos traz benefícios em profusão, em quase todos os sentidos, onde os mais visíveis estão relacionados à produtividade global, o que reflete diretamente nos resultados, mas é possível analisar individualmente os benefícios mais relevantes.

Um salto de produtividade

O mais visível numa automatização de processos é o significativo aumento de produtividade, consideravelmente sensível em relação ao mesmo cenário antes da implantação.

É absurda a diferença.

Pessoas são liberadas para produzir mais, muito mais, dentro do mesmo espaço de tempo, pela razão de que tudo o que poderia ser sistematizado, assim foi feito.

O tempo de execução de tarefas cai pela metade, às vezes cai muito mais, sobrando o essencial: TEMPO.

Tudo o que se relaciona ao aumento de produtividade reflete numa melhoria geral em todo o restante da operação, indo desaguar num aumento sensível dos resultados.

Redução de custos

A automatização de processos reflete numa diminuição sensível de custos, algumas vezes, relacionada também a uma menor quantidade de pessoas necessárias para a execução das mesmas tarefas, mas muito também, pelo aumento da eficiência das execuções, diminuindo as margens de erros, o que elimina o retrabalho, aprimorando os processos à quase excelência, o que dá um baque nos custos.

O tempo das pessoas é direcionado a atividades mais estratégicas, o que reflete em otimização funcional e consequente melhoria geral dos processos, mesmo os subjetivos, que não são controlados pela automatização de processos.

Tudo é reduzido em termos operacionais quando é aplicada a automatização de processos, diminuindo a necessidade de recursos, o que também interfere nos custos.

Maior confiabilidade nos dados, informações e processos

Quanto mais manual é uma operação, maior é a possibilidade de acontecerem erros em sua execução.

A automatização de processos minimiza quase a zero a possibilidade deste tipo de ocorrência.

Nos sistemas automatizados, se define parâmetros, se abastece sistemas e, a partir daí, quase tudo opera sozinho e as intervenções humanas acontecem em níveis de ajustes e diretrizes, pois a operação flui de forma automática.

Padronização dos processos

Os modelos de gestão de maior sucesso no ambiente corporativo consideram, invariavelmente, a padronização dos processos bem-sucedidos e isto é uma regra.

A Qualidade Total (TQC), por exemplo, considera em sua filosofia, que GERENCIAR É ATINGIR METAS e as ANOMALIAS são o que impedem um objetivo, uma meta, de ser atingido.

Se GERENCIAR É ATINGIR METAS, então GERENCIAR É ELIMINAR ANOMALIAS, que são apontadas pelo monitoramento dos INDICADORES.

Identificada a anomalia, cabe ao gestor, entender o motivo daquela ocorrência, eliminar sua causa, aperfeiçoar o processo e colocá-lo a rodar novamente, desta vez, sem a anomalia, e com isto definido, após se certificar de que aquilo está funcionando a contendo, PADRONIZAR o processo que deu certo.

A automatização de processos ajuda a eliminar anomalias e, por consequência, estabelecer padrões de excelência para a operação.

Concentração da informação e qualidade no seu armazenamento, tráfego e controle

O ativo mais importante de uma operação é a informação.

Uma automatização de processos facilita a segurança e qualidade da informação, em todas as suas etapas, desde a sua obtenção, passando por seu tráfego nos mais diversos setores, seu armazenamento e segurança e, mais importante, a capacidade de estar disponível, na forma de relatórios de inteligência, a ponto de embasar as decisões gerenciais, e tudo isto em tempo real.

Transparência em toda a operação

Um dos fatores de maior engajamento das pessoas, tanto internas quanto externas à empresa, é a transparência com a qual os processos e ações são tratados em seu conjunto corporativo.

O fato de uma empresa possuir e aplicar a automatização de processos, coloca padrões claros em suas operações, o que passa uma visão de transparência, onde tudo está à vista de todos, garantindo lisura e confiança.

Sensível melhoria ao processo decisório

Todo o gerenciamento fica muito mais seguro e facilitado a partir da automatização dos processos, pois a clareza operacional, a segurança na qualidade das informações e na execução dos processos, tranquilizam quem precisa decidir, subtraindo ou minimizando severamente as possibilidades de erros estruturais na origem dos elementos que servirão de base para as decisões.

Aumento na competitividade

É evidente o aumento da competitividade das empresas que aplicam a automatização de processos, pois reduz o tempo e o custo operacional, além de voltar a inteligência do negócio para a realização de negócios e não para a operação escravizada ao que é antigo, custoso e nada funcional.

Com a aplicação deste nível de solução e modernidade, todos os reflexos se debruçam sobre um incremento absurdo de competitividade, que naturalmente deságua no aumento substancial e sensível dos resultados globais.

5 caminhos para conseguir uma automatização de processos robusta e eficiente

Elaboramos uma espécie de guia básico do que você precisa fazer e se concentrar na hora de enveredar pelos caminhos da automatização de processos em sua empresa.

São elementos fundamentais, básicos, importantes para que suas chances de sucesso aumentem e permitam fazer acontecer na forma como deve ser.

Equipe de apoio

Você precisa montar uma equipe envolvendo a direção de sua empresa, as pessoas que vão operar os sistemas, representantes dos fornecedores escolhidos, e esta escolha deverá considerar como fundamental a disponibilização deste apoio total para todas as etapas de implantação.

Com isto, você monta uma espécie de comitê de implantação, que será responsável por tudo o que se refere à implantação, em todas as fases, com especialistas em cada setor, em cada sistema e em cada processo, todos prontos para atuar de forma proativa na realização dos objetivos propostos.

Eventualmente, dependendo da complexidade de seu projeto, pode ser necessária a contratação de pessoas de fora da empresa, na forma de consultoria ou intervenção, que podem ou não estarem associados aos fornecedores, mas isto deverá constar no projeto geral de automatização de processos.

Considere sempre, obviamente, os reflexos das pessoas nos custos de implantação.

Documentação das mudanças e etapas

Uma automatização de processos implica em várias alterações na estrutura operacional da empresa e isto precisa ser rigorosamente documentado.

Cuide para que isto aconteça na forma mais detalhada possível, seguindo um mecanismo que resulte numa espécie de manual de cada etapa, de cada processo, além de um registro de tudo o que foi alterado, como funcionava antes, que alterações foram aplicadas e como ficou em sua versão final, sem esquecer de manter atualizadas as informações de acordo com a evolução dos processos e sua implantação.

Comece e mantenha a direção correta, do mais simples para o mais complexo

Faça o caminho da lógica e siga a direção da simplicidade.

Comece pela base da pirâmide de implantação, construindo as estruturas, optando sempre pelo mais simples, pois é ali que mora a genialidade.

Vá avançando gradualmente, se certificando de que as etapas concluídas estão funcionando e só então siga adiante, com a convicção de que não precisará desmontar estruturas gigantes para arrumar o que ficou lá embaixo.

Determine atribuições e responsabilidades aos personagens envolvidos

Deixe bem claro e evidente a responsabilidade de cada ator neste processo.

Defina quem é quem, o que se espera de cada um, quais são suas responsabilidades, suas ferramentas de controle e os riscos envolvidos em suas responsabilidades.

Mantenha isto bem claro e evidente para todos, de forma inequívoca.

Saiba contribuir, recompensar, mas entenda que a sua maior responsabilidade é controlar a responsabilidade dos outros, pois a sua é superior aos demais.

Sem pressa

Em quase tudo na vida a pressa é inimiga da perfeição e neste caso não é diferente.

Não confunda não ter pressa com não ter agilidade, pois são elementos distintos.

Ao mencionar que a pressa é inimiga, não se deve passar a ideia de que todos nós devemos ser preguiçosos e descompromissados com os prazos.

Tenha bem definidos os objetivos da implantação da automatização de processos, incluindo os objetivos de prazos para cada etapa, em cada setor, além do prazo global da empresa.

Automatização de processos pode ser muito mais simples do que aparenta

Automatização de processos pode se tornar algo muito mais simples do que pode aparentar à primeira vista, e na maior parte dos casos, a experiência de implantar um projeto desta ordem, é uma oportunidade excelente para rever a estrutura da empresa, sua filosofia, seus valores, expor seus problemas mais profundos, pois ao avaliar uma implantação, um diagnóstico mergulha na operação e sai de lá com as vísceras nas mãos.

Rever os processos, ver o que está em uso que não cabe no moderno, fazer o 2 mais 2 virar efetivamente 4, ao contrário da série de “cincos” que estão escondidos nos escaninhos operacionais dos negócios.

Veja sempre com um olhar otimista e positivo a automatização de processos, pois isto não é mais uma opção, é obrigatório para quem quer se manter no presente e no futuro, considerando que a tecnologia e a ciência não param de evoluir.

O mercado fica mais exigente, os concorrentes aumentam em quantidade, ficam mais eficientes, surgem de todo lugar, incluindo lugares que não existem, como o universo virtual, e toda esta dinâmica só abriga pessoas e empresas conectadas com a modernidade, a agilidade das transações modernas, de uma comunicação que não possui limites, em tempo real, ligando hemisférios automaticamente e produzindo soluções para praticamente tudo.

Você vai deixar que sua empresa ainda dependa da mão humana para realizar tarefas que sistemas e equipamentos executam aos milhões, em milionésimas frações de segundos, enquanto a “Dona Maria” reflete sobre como lançar aquele número, em que planilha, ao mesmo tempo em que requenta o seu oitavo cafezinho daquela tarde?

Pense bem.

Pois enquanto você estiver afiando indefinidamente sua enxada, seu concorrente já terá capinado o pátio há muito tempo e se você não cuidar, capinará o seu também.