AUDITORIA INTERNA. GESTÃO PREVENTIVA

Auditoria interna é uma prática vital para empresas que entendam o controle como parte determinante de seu conjunto de gestão e dispensam parte de sua energia na construção de mecanismos de controle que permitam a prevenção de problemas a partir da análise constante dos movimentos.

Auditoria interna precisa ser parte da filosofia da empresa e integrante constante e perene do plano de gestão.

Obviamente existem muitas formas de estabelecer controles e isto é bom, mas esta realidade também supõe riscos, que acabam fazendo parte do cotidiano da empresa e, portanto, passam a ser normalizados.

Temos sistemas informatizados para realizar as operações de controle a partir de nossos movimentos comerciais, administrativos e operacionais.

Temos pessoas delegadas a cuidar destes sistemas, seus lançamentos, controles e relatórios.

Temos os próprios relatórios que informam os resultados de nossos movimentos.

O que esquecemos de considerar, muitas vezes, são os métodos, já que são verdadeiras rotinas.

Como funcionam os sistemas? São realmente confiáveis?

Sabemos que a qualidade do relatório depende da qualidade do lançamento, e como eles são realizados? Temos esta confiança?

Os controladores dos processos estão realmente controlando todo o conjunto ou pulando de galho em galho dos ajustes para não transparecer falhas e/ou eventuais incompetências?

Existe transparência e, portanto, confiança naquilo que embasa as decisões?

São muitos os aspectos que precisam ser pensados até termos a certeza de que estamos no caminho certo e uma política de auditoria interna é fundamental na construção desta confiança.

Auditoria interna. A importância de uma política sólida e consistente

Auditoria interna é uma atividade independente e objetiva que visa avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gestão de riscos, controle interno e governança corporativa de uma organização.

A auditoria interna contribui para o alcance dos objetivos estratégicos da organização, fornecendo uma visão abrangente e sistemática sobre as suas operações, identificando as áreas de melhoria e recomendando as ações corretivas necessárias.

A auditoria interna possui características técnicas aprofundadas que a diferenciam de outras funções de controle…

• A aplicação de normas profissionais reconhecidas internacionalmente, como as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna (IPPF) emitidas pelo Instituto dos Auditores Internos (IIA);
• A adoção de uma abordagem baseada em riscos, que consiste em identificar, analisar e avaliar os riscos que podem afetar o cumprimento dos objetivos da organização e a adequação dos controles internos para sua mitigação;
• A realização de testes de conformidade e de substância, que visam verificar se as políticas, procedimentos, leis e regulamentos estão sendo cumpridos e se os resultados esperados estão sendo alcançados;
• A emissão de relatórios de auditoria, que comunicam os achados, as conclusões e as recomendações da auditoria interna aos gestores e aos órgãos de governança da organização, bem como o acompanhamento das ações implementadas para resolver as deficiências apontadas;

A ausência ou a deficiência de uma política sólida de auditoria interna pode trazer riscos significativos para a organização, tais como…

• A perda de credibilidade e de confiança dos principais personagens de mercado, como acionistas, clientes, fornecedores, reguladores e sociedade em geral;
• A ocorrência de fraudes, erros, desperdícios, ineficiências e irregularidades nas operações contábeis e financeiras da organização;
• A exposição a multas, sanções, processos judiciais e danos à reputação da organização por descumprimento de leis e regulamentos aplicáveis;
• A falha no alcance dos objetivos estratégicos da organização por falta de alinhamento, monitoramento e avaliação dos processos de gestão.

Como percebemos aqui, auditoria interna é uma ferramenta essencial para a gestão eficaz de uma organização, pois proporciona uma visão crítica e independente sobre o seu desempenho, riscos e controles, auxiliando na tomada de decisões e na melhoria contínua.

Compliance…

Uma das maiores necessidades de uma auditoria interna permanente é o posicionamento da empresa em relação ao seu compliance.

O compliance contábil é a prática de seguir as normas e regulamentos que regem a atividade contábil de uma organização.

O objetivo é garantir a segurança, a transparência e a confiabilidade das informações financeiras e fiscais, evitando riscos, multas e penalidades legais, além de posicionar a empresa num patamar superior de credibilidade.

O compliance contábil envolve três aspectos principais: a gestão de processos, a gestão de riscos e a governança corporativa.

A gestão de processos se refere à organização, à padronização e à otimização dos procedimentos contábeis, visando aumentar a eficiência, a qualidade e a integridade dos dados, incluindo o uso de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão, softwares de contabilidade e plataformas de comunicação, que facilitam o registro, o armazenamento, o acesso e a análise das informações.

A gestão de processos também envolve o cumprimento das obrigações acessórias, como a emissão de notas fiscais, a entrega de declarações e a escrituração de livros contábeis.

A gestão de riscos se refere à identificação, à avaliação e à mitigação dos fatores que podem comprometer o desempenho contábil da organização, como erros, fraudes, inconsistências, desvios e irregularidades.

Isto inclui a realização de auditorias internas e externas, que verificam a conformidade dos processos e dos documentos contábeis com as normas técnicas, legais e éticas.

A gestão de riscos também envolve a implementação de controles internos, que são mecanismos de prevenção, detecção e correção de problemas, como políticas, procedimentos, normas, códigos, manuais, treinamentos e monitoramentos.

A governança corporativa se refere ao conjunto de princípios e práticas que orientam a gestão estratégica da organização, visando o seu desenvolvimento sustentável e a sua responsabilidade social, o que inclui a definição de uma visão, de uma missão, de valores, de objetivos e de metas, bem como a alocação de recursos, a tomada de decisões, a prestação de contas e a transparência.

A governança corporativa também envolve a participação dos grupos de interesse da organização, como acionistas, clientes, fornecedores, colaboradores, parceiros, reguladores e sociedade.

O compliance contábil traz diversos benefícios para as organizações e podemos relacionar alguns deles…

• Aumento da credibilidade e da confiança dos stakeholders, que percebem a organização como ética, transparente e comprometida com a legalidade;
• Redução de custos e de desperdícios, que resultam da otimização dos processos, da eliminação de erros, de fraudes e de irregularidades e da diminuição de multas e de penalidades legais;
• Melhoria dos resultados globais, que decorrem do aumento da eficiência, da qualidade e da integridade das informações, que subsidiam a gestão estratégica, o planejamento tributário, a análise de desempenho e a tomada de decisões.

O compliance contábil é essencial para a sustentabilidade e a competitividade das organizações, pois contribui para a sua adequação às normas e regulamentos contábeis, para a sua proteção contra riscos e para a sua geração de valor.

Percebemos também que, para existir um compliance de qualidade, é fundamental que existam políticas consistentes de auditoria interna, já que somente a auditoria interna consegue garantir a qualidade das informações que embasam todo o restante do conjunto de apoio gerencial.

O que o processo envolve

Tudo é bastante complexo no ambiente contábil, não fosse isto, contabilidade não seria uma ciência e nem seria necessário um curso superior e especialização para se tornar profissional na área.

Obviamente alguns processos são mais complexos que os outros, mas boa parte destas complexidades está na conexão entre tantas variáveis, as formas como os processos se relacionam e conversam entre si.

Um processo pode ser simples, mas sua conexão com outros, abastecendo o ciclo com informações relevantes, torna o conjunto bastante delicado e exigente.

Paras entender melhor como funciona uma auditoria interna e como se constrói um modelo desta ferramenta de gestão, podemos analisar alguns caminhos…

Um modelo de auditoria interna no âmbito contábil pode ser composto pelos seguintes passos…

1 – Planejamento…

Nesta etapa, o auditor interno define o escopo, os objetivos, os critérios, os recursos e o cronograma da auditoria, bem como identifica os riscos e as áreas críticas a serem auditadas.

O auditor interno também elabora um plano de auditoria, que contém as atividades, as técnicas, os documentos e as evidências a serem utilizados na auditoria…

2 – Execução…

Nesta etapa, o auditor interno realiza os testes e os exames previstos no plano de auditoria, seguindo as normas profissionais e os padrões de qualidade.

O auditor interno coleta, analisa e avalia as informações obtidas, verificando a conformidade, a adequação e a eficácia dos processos e dos controles contábeis da organização.

O auditor interno também documenta os achados, as conclusões e as recomendações da auditoria em papéis de trabalho, que servem de base para o relatório de auditoria…

3 – Comunicação…

Aqui, o auditor interno elabora e emite o relatório de auditoria, que é o documento formal que comunica os resultados da auditoria aos gestores e aos órgãos de governança da organização.

O relatório de auditoria deve conter os seguintes elementos:

• Título;
• Destinatário;
• Data;
• Objetivo;
• Escopo;
• Critério;
• Metodologia;
• Resumo;
• Achados;
• Conclusão;
• Recomendações;
• Anexos e assinatura do auditor interno.

O relatório de auditoria deve ser claro, conciso, objetivo, imparcial, completo e oportuno.

4 – Acompanhamento…

O auditor interno monitora e verifica as ações implementadas pela organização para resolver as deficiências apontadas no relatório de auditoria.

O auditor interno também avalia a efetividade e a sustentabilidade das ações corretivas, bem como identifica as oportunidades de melhoria contínua dos processos e dos controles contábeis da organização.

O modelo de auditoria interna no âmbito contábil tem como impacto no conjunto de confiabilidade das informações gerenciais da empresa…

• Aumenta a qualidade e a integridade das informações contábeis, que são essenciais para a tomada de decisões estratégicas, o planejamento tributário, a análise de desempenho e a prestação de contas da organização;
• Reduz os riscos de erros, fraudes, inconsistências, desvios e irregularidades nas operações contábeis, que podem comprometer a credibilidade, a confiança e a reputação da organização perante os stakeholders, como acionistas, clientes, fornecedores, reguladores e sociedade;
• Melhora a eficiência e a eficácia dos processos e dos controles contábeis, que contribuem para a otimização dos recursos, a eliminação de desperdícios, a redução de custos e a geração de valor para a organização.

Auditoria interna deve ser uma política permanente de gestão

Auditoria interna não pode ser vista como uma ação isolada, que acontece de tempos em tempos para monitorar os movimentos na gestão contábil da empresa.

Auditoria contábil deve ser uma política permanente, diária, aplicada de forma constante no cotidiano da empresa.

Existem sistemas de controle e tecnologia que já engloba ferramentas de auditoria interna permanente, ligando alertas e apontando inconsistências e inconformidades durante o processo de controle do negócio.

O gestor deve pousar um olhar generoso sobre os movimentos de seus negócios e os números e indicadores são o caminho mais sensato para perceber alterações e anomalias.

É isto que faz com que a auditoria interna seja fundamental em apoio aos seus processos decisores.

Não se trata apenas de esconder falhas, mas de entregar transparência a todos os envolvidos no sucesso do negócio, sobretudo clientes, fornecedores, mercado e comunidade em geral.

Uma empresa existe para ter lucro em primeiro lugar e isto só acontece se os passos forem certos e a imagem for reconhecida como valor.