ROTATIVIDADE DE ESTOQUE. UM PROCESSO RELACIONADO AO LUCRO DA EMPRESA

Rotatividade de estoque é um dos processos mais importantes das empresas que operam com comércio de produtos físicos, pois o estoque representa parte importante do lucro do negócio.

O princípio básico do comércio é adquirir o produto e revende-lo com uma margem que sustente as operações do empreendimento e resultem em lucro.

Quando acontece uma sobra de estoque, o que vemos ali é uma parte do lucro imobilizada na forma de produtos não vendidos, ou seja, o capital está imobilizado.

É comum que muitas empresas, de diversos segmentos, tenham problemas com a rotatividade de estoque, já que é quase impossível obter 100% de giro de estoque dentro do período de avaliação, no caso, um mês.

Produzir ou adquirir produtos demais na intenção de vender é bem comum e muitas vezes isto gera problemas estruturais importantes que, ao se repetir, provocam dificuldades sérias para o negócio, comprometendo até a sua continuidade.

Por isto trouxemos algumas dicas de como prevenir o problema da rotatividade de estoque e ter uma operação fluida e saudável em seu empreendimento.

Rotatividade de estoque. Porque sua empresa precisa se ligar nisto

Rotatividade de estoque é o que você também conhece por giro de estoque, um cálculo que aponta o tempo que os produtos demoram para serem vendidos e, portanto, realizarem o processo que deixa a liquidez de seu valor no caixa, cumprindo o seu papel no ciclo comercial.

Ocorre que é bem complexo o equilíbrio na rotatividade de estoque, pois qualquer erro de cálculo ou movimento de mercado pode acelerar ou retardar os negócios e você corre o risco de não ter produtos para vender ou não realizar a quantidade de vendas projetadas e ficar com o produto parado no estoque.

O fluxo padrão entendido como normal para um determinado produto é chamado de um giro de estoque.

Se uma fruteira tem um estoque médio de 9 cachos de bananas, por exemplo, quando ele vende 27 cachos ele teve 3 giros de estoque.

Uma das principais missões do empreendedor ligado ao comércio é manter o equilíbrio em sua rotatividade de estoque e isto é desafiador.

Conhecer o comportamento de mercado de cada item é a base desta atividade e sucesso ou fracasso são determinados pelo grau de domínio que o empreendedor possua sobre esta complexa relação.

Cometer enganos no processo pode levar a comprar em excesso ou deixar faltar, o que compromete toda a saúde do negócio.

Lembre que não ter a mercadoria procurada pode causar danos até maiores do que possuir a mercadoria em excesso e ter o capital imobilizado.

Quando alguém procura por uma mercadoria e não encontra, fatalmente irá buscar em outro lugar, no caso, seu concorrente e isto pode consolidar, entre eles, uma relação que não existia antes e você perder um cliente até então fiel.

Provavelmente o segmento onde a rotatividade de estoque impacte com mais força seja o setor alimentício, pois aqui os produtos costumam ser mais perecíveis e as validades são mais restritas, neste caso o capital imobilizado passa a ser apenas um problema intermediário, pois o excesso de tempo para a comercialização pode inclusive inutilizar o produto comercialmente, o que faria com que a perda fosse total.

Imagine que uma loja de produtos eletrônicos também possui este problema, numa escala mais elástica de tempo, mas um determinado equipamento pode ter suas partes oxidadas, por exemplo, ou pior, uma nova linha de modelos pode ser lançada, enquanto o seu produto ainda continua parado no estoque e com a venda cada vez mais difícil.

O controle da rotatividade de estoque é determinante para as projeções de venda futura e, portanto, o abastecimento de estoque para que estas projetadas vendas aconteçam.

É neste ponto em que o conhecimento do negócio e do mercado é fundamental para que uma empresa tenha melhor ou pior resultado.

9 dicas para manter um controle adequado dos processos

O mais inteligente sempre é aprender com os erros dos outros, pois economizamos nossos próprios erros e prejuízos, adquirindo o conhecimento necessário para aprimorarmos nossas operações.

De uma forma objetiva, resolvermos oferecer uma lista com 9 dicas valiosas e fundamentais para quem pretende manter uma relação saudável com a rotatividade de estoque, possibilitando atenção aos pontos críticos deste importante controle, evitando problemas que certamente acontecem a quem não é tão preciso nesta demanda.

1 – A quantidade de produtos…

Por mais desimportante que possa eventualmente parecer, aquilo que surge como pequenos erros na contagem de produtos pode causar problemas sérios nas relações entre estoque e demanda.

Normalmente o principal problema acontece na frente comercial, quando o vendedor acredita que existem mais itens em estoque e eles já acabaram, ou o comprador realiza um pedido ampliado, acreditando que determinado produto acabou, mas ele ainda possui algumas unidades em estoque, caracterizando uma quebra no giro, imobilizando capital que poderia estar na operação, pagando alguém ou até na forma de lucro líquido no caixa.

Normalmente estes erros primários acontecem em estruturas administrativamente carentes, com controles manuais, contagens humanas, armazéns desorganizados e ausência de protocolos aceitáveis de operação e gerenciamento de estoques.

Automatização e mapeamento de processos costumam impactar positivamente esta falha e resolvem o problema quase que completamente, mas isto está associado a uma mudança cultural da empresa, o que nem sempre é tão fácil e disponível.

2 – Controle manual é limitado…

São múltiplos os problemas ocasionados pelos controles essencialmente manuais, todos relacionados à contabilidade de produtos e do estoque em geral, pois contagens equivocadas certamente provocarão consequências desagradáveis e problemáticas logo ali adiante.

Um outro controle prejudicado pela ação manual e essencialmente humana envolve falhas no registro e gestão da validade dos estoques, o que obviamente pode impactar diretamente toda a rentabilidade da operação.

Dados importantes como quantidades e validade são sensíveis demais e precisam de um cuidado sistêmico para não ficarem na dependência da memória humana.

Busque total automatização, na amplitude que conseguir, já que controles manuais para este tipo de operação são sinônimos de atraso e risco.

Imagine a cena da descoberta de que um produto não está mais em estoque diretamente na frente de um cliente interessado diante do balcão…

3 – Falta de qualificação da equipe…

Pessoas são o principal ativo de qualquer empresa, mas estamos falando de pessoas qualificadas e nas posições corretas, fazendo aquilo que sabem e para o qual possuem as melhores habilidades e treinamentos.

Quando apontamos uma falha na capacitação da equipe este time é o menor responsável pela situação, pois normalmente o maior responsável pelo problema é o gestor, que expõe sua operação mais crítica ao cuidado de pessoas sem preparação e conhecimento para sua execução.

O correto é sempre investir na melhoria dos padrões de qualidade e conhecimento das pessoas de seu negócio, pois a empresa é sempre a maior beneficiada da melhoria contínua do nível profissional de suas pessoas.

Mesmo quando os métodos ainda são parcialmente manuais, o treinamento e precisão se fazem mais importantes ainda, com acompanhamento contínuo da qualidade dos serviços prestados.

Utilização de ferramentas digitais, além de muito mais qualificável, facilita os treinamentos e a assimilação dos conteúdos, o que acelera a curva de aprendizado.

4 – Não classificar o estoque é um erro grave…

Manter controle sobre produtos segmentados, classificados isoladamente, armazenados em ordem e tudo através de controles digitais já é um desafio que ainda guarda generosa margem de erro, agora imagine misturar todos os produtos, com pouca ou nenhuma separação ou classificação e ainda esperar que alguém, apenas com suas limitações humanas, entenda e controle aqueles estoques em suas quantidades e variedades, considerando também as validades…

Cenário perfeito para o caos…

Sistemas digitais já sugerem e apontam a melhor forma de classificar e armazenar os produtos de seu estoque e já trazem matrizes gerenciais para estoques que são bem robustas e confiáveis, bastando seguir os indicativos e tudo funciona direitinho.

Sistemas classificam produtos por tipos, categorias, aplicações, calculando inclusive suas taxas de giro e reposições, dando fluidez inteligente à gestão de estoques.

Até os sistemas mais simples trazem controles destacados das informações, como o próprio giro, mas também análises estatísticas preciosas, como a curva ABC, por exemplo, que compara movimentações e ajuda nas decisões gerenciais de estoque.

5 – Possuir e manter inventários desatualizados é crítico e fatal…

Com o tempo as empresas costumam consolidar e manter um conjunto chamado MIX DE PRODUTOS, que são a essência funcional de seu estoque, no aperfeiçoamento de manter produtos de alto giro ou de vital existência no estoque.

Deixar faltar algo essencial ou manter em estoque algo que não é necessário é prejuízo, na verdadeira concepção da palavra.

Um inventário adequado, atualizado e confiável é ferramenta fundamental no gerenciamento da rotatividade de estoque, promovendo a diferença entre sua agilidade ou lentidão e atraso em todo o ciclo da operação.

Esteja convicto de que seu inventário de estoque é atualizado e verdadeiro, realizando frequentes auditorias em busca de inconsistências, corrigindo imediatamente os processos que levaram aos eventuais erros.

Mesmo a menor diferença é um indicativo de que algo não vai bem no seu sistema de inventário de estoque, não jogue para baixo do tapete…

6 – Falta de planejamento profissional gera problemas graves na rotatividade de estoque…

Uma rotatividade de estoque ineficiente é causa e consequência de um planejamento inadequado…

Um planejamento inadequado causa uma rotatividade de estoque ineficiente, ao mesmo tempo que forma uma rotatividade de estoque ineficiente atrapalha o planejamento de estoque, onde os dois processos se retroalimentam…

Como planejar adequadamente as compras se não sabemos com confiança o que existe no estoque?

Tempo médio de giro de estoque de cada item, cada grupo e até do estoque inteiro é fundamental para manter uma regularidade saudável de reposição, o que assegura o abastecimento adequado da linha comercial.

Calcular o giro de estoque com precisão é passo fundamental nesta construção de um gerenciamento inteligente dos estoques.

7 – Problemas na comunicação intersetorial…

Comunicação é a chave de todo e qualquer controle de gestão e com a rotatividade de estoque não seria diferente…

Uma comunicação limpa entre as equipes de organização de estoque, de gestão do negócio, de compras e vendas é essencial para que a saúde dos estoques esteja em perfeitas condições.

Do mesmo modo, falhas na comunicação intersetorial provocam e agravam problemas e tudo se transforma numa enorme confusão…

Quando a comunicação não é assertiva e qualificada os problemas se sobressaem e isto acontece por falta de processos ou ferramentas, normalmente as tecnológicas, que evitam ruídos de comunicação e levam a mensagem em integral teor e forma ao seu destino.

Do contrário, os avisos informais ou lembretes ao “pé do ouvido” costumam ser esquecidos ou deturpados e isto causa toda uma série de graves problemas…

Entender a importância da qualidade da comunicação é o primeiro passo para a estruturação de uma linha confiável de gestão e operação dos estoques e agregar tecnologia ao processo facilita a vida de todo mundo, garantindo maior precisão e eficiência em algo tão importante para o sucesso do negócio e de todos os envolvidos.

8 – Processos falhos no recebimento e controle de mercadorias…

Desprezar os processos de conferência de quantidades e qualidade dos produtos em estoque, incluindo sua chegada, promove muitos pontos críticos e de potencial ocorrência de erros, que se refletem em todo o conjunto da operação.

Concentrar confiança irrestrita nos fornecedores faz com que embalagens não sejam conferidas e isto geralmente gera diferenças.

Não se trata apenas de considerar que um fornecedor possa ter má intenção e ter mandado produtos faltando propositalmente ou produtos trocados em forma ou qualidade, mas mesmo por erro involuntário, o problema será sentido mais adiante, por sua empresa, normalmente numa “saia justa” diante de algum cliente impaciente que contava com aquele produto para resolver uma necessidade…

Problemas de quantidades, variedades, validades, qualidade serão diretamente relacionados à qualidade de seu gerenciamento de estoque e sua estrutura estará absorvendo os erros de outros como se fossem seus e nem você e nem sua equipe merecem isto.

9 – Carência tecnológica é um erro grave…

Ignorar o potencial da tecnologia como solucionadora de problemas, assim como importante elemento na prevenção de erros, é o erro mais grave que você pode cometer.

Existem múltiplas soluções sistêmicas plenamente confiáveis, capazes de gerar resultados precisos em todos os seus controles, tudo com custos de investimentos quase irrisórios diante de sua operação, e se você ignora este recurso, expõe sua empresa a riscos desnecessários e graves.

Se existe tecnologia, ela está acessível, vai facilitar a vida de todo mundo, não há porque hesitar, trate de buscar o que mais se encaixa na sua realidade e avance uma etapa importante em algo que é tão determinante para os seus resultados.

Rotatividade de estoque é diretamente proporcional ao resultado

Rotatividade de estoque é, portanto, parte importante do resultado de seu negócio, pois se uma quantidade de produtos não gira, então sua receita de venda não se realiza e sua margem de lucro não acontece como poderia.

Os gastos você paga de qualquer maneira, porque se não acontecer a venda em quantidade suficiente, você terá que “cavar” recursos de alguma outra fonte, pois não dá para não pagar fornecedores, insumos ou tributos, por exemplo…

Imagine o transtorno de ter que captar recursos fora da empresa, normalmente com custos expressivos junto aos bancos ou investidores, tendo este capital imobilizado na forma de produtos que não foram vendidos e que imobilizam este precioso capital.

Não é possível deixar de considerar um processo tão importante quanto a gestão de estoque como algo vital para seu empreendimento.

Busque conhecimento, tecnologia e aperfeiçoamento de pessoas que vão lidar com seus estoques, sua guarda, giro e administração, pois este ponto nevrálgico tem potencial de fazer sua empresa voar ou cair, tudo depende da forma como você administra este centro nervoso da sua operação.