REDUZIR CUSTOS. O DESAFIO DE EQUILIBRAR CUSTOS SEM COMPROMETER O CRESCIMENTO

Reduzir custos é uma verdadeira perseguição contínua por parte de empreendedores de todos os segmentos, em todos os níveis, ao menos aqueles que possuem responsabilidade com suas empresas e seus negócios.

O mais interessante é que reduzir custos não é uma tarefa assim tão simples e fácil, pois cortes sempre representam restrições, e é preciso estar ciente de que estas reduções não vão afetar o desempenho e a competitividade do negócio.

O Ser Humano aprende por mais amor ou menos dor, e normalmente, muitos dos negócios se preocupam com a redução de custos apenas quando a água já atinge a linha de seu traseiro e ele se dá conta de que não sabe nadar.

Decisões tomadas com a pressão da corda no pescoço não costumam ser as mais equilibradas.

O caminho, portanto, é tomar a iniciativa consciente de reduzir custos, se não por outro motivo, por saber que o recurso economizado na operação, de forma equilibrada, é o mesmo que resultará no bolso dos interessados ao final do período.

Reinvestir, usufruir, não importa, a verdade é que toda a operação pode ser saneada em algum nível e chegou a hora de falarmos sobre isto.

Reduzir custos depende de planejamento, estudos e equilíbrio

Reduzir custos não é simplesmente sair cortando em desabalada carreira tudo aquilo que imaginamos que não é importante para uma operação.

Primeiro é preciso entender as diferenças entre CUSTOS e DESPESAS.

Não vamos nos aprofundar muito no universo da contabilidade e vamos entregar este conhecimento de bandeja para você.

Na dúvida, pense sempre o seguinte…

Se um determinado gasto, ao ser cortado, interfere na produção, então ele é um CUSTO, mas se ele não interfere na produção, então ele é uma DESPESA.

Que bom se toda a contabilidade pudesse ser simplificada assim.

A verdade é que, se você tem uma empresa de mineração, que produz pedra britada para a construção civil, e sua planta produtora é alimentada à energia elétrica e você resolve fazer cortes arbitrários nos gastos com este insumo, suas máquinas produzirão por menos tempo e sua produção será reduzida, o que nos faz saber que a energia elétrica, neste caso, é insumo de produção e, portanto, é um CUSTO.

Se esta mesma empresa tem um investimento em patrocínio de um determinado evento, numa ação de marketing e corta este gasto, esta limitação não afetará a produção, sendo, portanto, uma DESPESA.

Aproveite, tem um ano de faculdade de ciências contábeis nestes dois parágrafos, e se fosse explicado assim, muita gente ficaria desempregada nas escolas técnicas e universidades.

Como você pode perceber, uma redução de custos responsável e estruturada requer planejamento e conhecimento.

Normalmente isto funciona melhor quando você tem, ao seu lado, o apoio técnico necessário e consultivo.

Ter alguém com conhecimento e experiência é determinante na hora de projetar uma redução de custos adequada.

Claro que não basta apenas o conhecimento e a experiência, é necessário SABEDORIA, para ponderar a relação custo/benefício de determinados elementos a serem cortados (ou não).

Imaginar que você irá reduzir gastos nominais com a demissão daquele funcionário antigo e ineficiente parece lógico, mas e o impacto que isto causaria no conjunto de motivação da equipe que pode imaginar que existiu alguma injustiça neste ato?

Será que isto não tem impacto no desempenho de equipe e nos resultados gerais da empresa?

Claro que não se trata de dizer que não devemos demitir aquele funcionário, pois se o problema foi identificado, precisa ser resolvido.

A questão é de INTELIGÊNCIA e SABEDORIA, para saber como equacionar a situação de forma menos impactante e é nisto que se embasa a ideia de que a chave de tudo é EQUILÍBRIO.

A verdade é que reduzir custos é uma necessidade que envolve a competitividade e até a permanência do negócio, não se tratando de uma opção, mas uma prioridade de inteligência do negócio.

Reduzir custos é estratégia de sobrevivência e saúde empresarial

Reduzir custos não é apenas inteligente, mas é necessário, é primordial para o contexto existencial da empresa, pois a competitividade é determinante aos resultados, e não apenas do ponto de vista contábil, mas de viabilidade econômica mesmo.

Você precisa curar a ferida da bezerra antes dela crescer e se transformar em vaca, pois se não fizer isto, a ferida cresce numa proporção maior que o animal, o que será fatal e você perde seu investimento.

Gastos injustificados fazem o papel de uma ferida nas empresas.

Algumas empresas possuem feridas maiores, outras nem tanto, mas entenda que qualquer ferida, em qualquer tamanho, é uma ANOMALIA e tende a crescer em proporção maior que o seu hospedeiro, comprometendo gravemente sua saúde.

E não pense que o fato de simplesmente não morrer é um bom sinal.

Obviamente, ficar vivo é representativo, mas entenda que a qualidade de vida de uma empresa com gastos excessivos é comprometida, a ponto de, em alguns casos, se pensar que até a morte seria melhor que uma vida de sofrimento.

Tão importante quanto obter um faturamento robusto e substancial é manter uma razão de gastos adequada, proporcional e racional.

Uma empresa pode ser um verdadeiro sucesso de mercado, mas seus gastos serem fora de escala e o empreendimento simplesmente não conseguir cumprir seus propósitos, ter o crescimento engessado, comprometer sua própria existência.

É importante relembrar a relevância da expressão EQUILÍBRIO.

Não se trata de sair cortando indiscriminadamente, pois o risco de cortar errado numa cirurgia cega é tão perigoso quanto deixar como está, e por vezes, apenas abrevia a morte ou agrava o mal-estar.

Não existe equilíbrio sem planejamento, e é aqui que está a chave de tudo, PLANEJAR a operação com estratégia e sabedoria.

Para começar, um exercício importante é responder a algumas perguntas básicas:

• Você realmente conhece seus custos e despesas?
• Que impacto cada gasto teria se fosse suprimido ou reduzido?
• Quais e quantos setores e operações seriam afetados com as reduções pensadas?

Estas e tantas outras questões são a base de construção do planejamento específico para reduzir custos e gastos em geral.

Conhecer a sua realidade, de forma objetiva, entender seus gastos, sua distribuição, relevância e identificar excessos, é algo determinante para o sucesso da iniciativa de redução de custos e despesas.

O risco de atuar cirurgicamente sobre o que não se conhece é realizar ações que não terão impacto nenhum nos resultados, ou pior ainda, terão impactos destrutivos e comprometedores.

O que a redução de custos tem a ver com os processos

Todo gasto está relacionado a um processo e um dos princípios de redução de custos é exatamente analisar processos envolvidos em todas as etapas de sua gestão e operação.

Um estudo deste nível não é exatamente complexo, mas é importante, indispensável até.

É com uma análise de processos bem feita que entendemos com eficiência o impacto que um determinado gasto na operação, sua importância ou irrelevância, e sabemos se ele pode ser reduzido ou até suprimido completamente.

Muitas vezes, um processo está coberto de aletas desnecessárias, que envolvem custos, mas que não fariam diferença nenhuma se fossem retiradas, e algumas vezes, ao contrário, até melhoram a operação e os resultados, pois se converteram apenas em peso excessivo, sem função ou performance.

10 pontos de gastos onde é possível realizar uma representativa redução de custos

Reduzir custos costuma ser mais eficiente em algumas rubricas operacionais e de gestão do que em outras e aqui apresentamos alguns destes itens que costumam conter excesso de gastos e que sempre podem ser revistos, por concentrarem dispendiosa operação contínua.

1 – Comunicações, telefonia, internet, infraestrutura

A tecnologia não para de avançar e em seus avanços carrega múltiplas formas de comunicação, armazenamento, controle e tráfego da informação.

Sabemos e reconhecemos que a informação é o ativo mais importante de qualquer empreendimento, pois como dizia Bacon, “quem controla a informação detém o poder”.

Quando existem muitas possibilidades, também existem muitas dúvidas a respeito do tema e isto cria confusão sobre o que é importante e o que não é nos processos de controle e tráfego da informação, e nas ferramentas de comunicação utilizadas pela empresa.

Normalmente, este é um setor em que muito pode ser revisto em termos de gastos e reduzir custos é algo muito provável.

É preciso analisar o que se investe em comunicação, como está a infraestrutura de dados e informações, a qualidade da internet, sua demanda, se está adequada ou dimensionada equivocadamente, para mais ou para menos.

Como funciona a telefonia, quais são os custos, os planos adotados, que tipo de melhoria pode ser realizada neste quesito, o que outras operadoras oferecem.

É importante analisar se as políticas e meios de comunicação e de operações com a informação estão adequados às demandas e aos potenciais tecnológicos disponíveis.

Este segmento é importante, pois pode proporcionar alterações representativas na razão de gastos.

2 – Contas de água e energia

Conhecer a verdadeira demanda e entender os canais de consumo, de forma a oferecer o necessário, sem desperdícios, mas sem deixar faltar estes importantes insumos para o desenvolvimento da empresa.

3 – Insumos operacionais

Podemos partir dos papéis, impressões, materiais de expediente, mas necessitamos analisar todos os insumos, de produção ou gestão, que podem assumir várias formas e, por consequência, custos.

Uma análise aprofundada de todos os pontos da operação, as demandas de insumos, a sua utilização, identificar desperdícios ou carências e racionalizar este fator, é uma atitude relevante para a redução de custos.

4 – Dívidas e custos financeiros

Este talvez seja o ponto onde seja possível estabelecer uma ação mais marcante.

Rever o perfil das dívidas estabelecidas, o custo destes passivos, a incidência de taxas e overprice é o ponto de partida.

Normalmente é preciso de ajuda especializada para entender este universo de custos financeiros, mas é indispensável adotar o procedimento.

Renegociar é o lema.

Buscar os credores e reorganizar os pagamentos de uma forma mais racional e menos custosa, pois é interesse do mercado financeiro exercer as taxas mais vantajosas em suas cobranças, mas é uma realidade que não se consegue cobrar nada de quem não estiver mais respirando.

As instituições financeiras costumam ser receptivas aos apelos de seus devedores, pois a inadimplência não interessa a nenhum dos personagens do sistema.

5 – Estoque

Este é outro setor onde é possível obter excelentes resultados na iniciativa de reduzir custos.

Avaliar o perfil dos estoques, analisando profundamente o capital ali imobilizado e não apenas em relação ao seu valor, mas ao custo financeiro desta imobilização.

Imagine que a empresa arca com custos financeiros para se capitalizar, pagando custos de empréstimos e outros aportes, ao mesmo tempo em que possui um capital representativo parado na forma de produtos que não giram como deveriam, por má definição das compras, mudanças nos cenários de mercado, ou qualquer outro motivo.

Reveja os estoques com um olhar analítico e profissional e projete a possibilidade de promocionar produtos, oferecendo promoções e descontos, de forma equilibrada, a ponto de girar aquilo que está parado e alimentar com recursos novos a sua operação, o que certamente representará uma significativa opção para reduzir custos.

6 – Reveja os fornecedores e suas relações de compra

Reduzir custos também passa por uma análise aprimorada do universo de fornecedores de seus insumos e outras demandas que fazem seu negócio andar.

Sempre é tempo de analisar os fornecedores, os concorrentes e todas as opções de mercado.

Manter uma aproximação constante, dialogando e chamando à parceria os seus fornecedores, vai estabelecer uma relação de transparência, onde estes mesmos fornecedores percebam a necessidade de reduzir custos para que a saúde do empreendimento continue estável, pois o contrário, comprometeria até a saúde do próprio fornecedor, mesmo que indiretamente.

7 – Planejamento

Reduzir custos depende de planejamento.

Aliás, tudo num empreendimento vencedor requer planejamento, pois do contrário, tudo estará à deriva, ao sabor do acaso e não se exercerá controle sobre quase nada.

Planejamento é, portanto, relevante não apenas na estratégia de reduzir custos, mas em toda a operação e gestão do negócio.

8 – Equipe e recursos humanos

A equipe está sempre sob holofotes e é assim que funciona.

Não se trata de fazer cortes avulsos no pretexto puro de reduzir custos, mas é preciso estar com atenção focada no desempenho das pessoas, equipes e conjuntos de pessoas que atuam com a empresa, direta ou indiretamente.

As políticas de desempenho contínuo e avaliação permanente costumam melhorar os resultados neste setor e isto é determinante para que se estabeleça uma política de participação nos resultados, o que aprimora a relação de trabalho.

9 – Logística

Este é outro ponto crucial onde normalmente acontecem muitas variáveis que incidem em custos.

Reduzir custos requer uma olhada atenta para os processos de logística e operação da empresa.

Como funciona o trânsito de mercadorias, entrega, custos com frete, armazenamento, segurança, garantias?

Toda esta malha de operação costuma ter valores significativos envolvidos e mesmo nas operações mais otimizadas, sempre é possível reduzir custos de alguma maneira.

10 – Política de racionalização de custos

Envolver todos os personagens da empresa numa política de redução de custos é algo importante, não apenas para as ações que visam reduzir custos, mas para que isto seja uma constante dentro da empresa, em todos os setores, de forma que todos estejam sempre atentos aos processos que envolvam gastos, conscientes da importância em manter níveis razoáveis e equilibrados nas demandas.

Se a equipe não se envolver, as metas não serão atingidas.

O contrário também é verdadeiro.

Se a equipe se permite envolver com os processos e políticas da empresa, se motiva a executar as tarefas da forma mais inteligente e, mais importante, se sente comprometida com as políticas para reduzir custos, então a iniciativa tende a ser um grande sucesso.

Reduzir custos não é um bicho de 7 cabeças

Reduzir custos é preciso, é importante, é indispensável, é determinante para a saúde do empreendimento, em todas as esferas e para o futuro de todos os envolvidos, não importando o escalão.

Talvez este seja um argumento definitivo para movimentar todos os personagens no sentido de contribuírem efetivamente para as estratégias de racionalização dos gastos.

A presença da empresa no mercado, com competitividade e eficiência, é fundamental para a sua permanência, e assim, a permanência de empregos, de relações com fornecedores, com a comunidade, com a economia como um todo.

Empresas são as unidades de geração de emprego, de movimentação econômica de uma nação e precisam de condições para existirem com saúde e perspectiva de desenvolvimento.

Nossos negócios já são heroicos em conseguirem se manter diante de um mercado tão pesado e sacrificante como é o nosso, e se a própria empresa não cumprir seu papel, tudo fica muito mais difícil.

Cumpra seu papel de empresário bem sucedido e coloque uma estratégia para reduzir custos como uma prioridade em seu planejamento, compreendendo que isto não pode ser uma ação isolada, mas uma política institucional, onde as pessoas são orientadas nesta direção, não apenas para que o “patrão fique mais rico”, mas para que a empresa se mantenha saudável, forte o suficiente para enfrentar seus desafios, e mais importante, continue a manter empregos e relações comerciais, sendo sempre, um lugar agradável e motivador de se estar.