NOTA FISCAL. O DOCUMENTO CENTRAL DE CONTROLE DAS OPERAÇÕES COMERCIAIS

Nota fiscal é uma espécie de “mocinho” e “bandido” ao mesmo tempo, pois está em todos os cenários e controla a base de todas as operações comerciais existentes na maioria dos países do mundo.

Você pode se perguntar como um artigo publicado num site de uma conceituada empresa de contabilidade pode se referir, mesmo que sugestivamente, à nota fiscal como “bandido” em algum cenário.

A verdade é que nosso cliente é o empresário, cansado de ser oprimido por uma das maiores cargas tributárias do mundo, que carrega a economia nas costas, e que observa, sem poder fazer muita coisa, deslavados atos de desperdício da arrecadação pública, em ações populistas e distantes de sua principal finalidade, que é promover o bem-estar e desenvolvimento social da Nação.

A nota fiscal é símbolo desta arrecadação, e muitas vezes, assume o papel de escorpião em cima de uma mesa cheia de outros venenos aplicados pela serpente arrecadadora.

Não pregamos a desobediência e irregularidade fiscal, ao contrário, apenas somos solidários a quem carrega o piano, os músicos, dançarinos e a festa inteira nas costas.

De qualquer forma, o papo é sobre a nota fiscal, querendo ou não, o documento central da economia de um país.

Nota fiscal é indispensável para todos os personagens da economia

Nota fiscal não é apenas importante para o comércio, seu berço natural, mas para a economia como um todo, em todas as suas esferas, pois mesmo entre indústrias, governos e nações, os registros operacionais da movimentação de qualquer tipo de mercadoria são realizados através de algum tipo de nota fiscal.

Pelo menos, deveriam.

Nota fiscal é um registro operacional da movimentação de todo e qualquer tipo de produto, insumo ou serviço, em todos os níveis, registrando movimentos não apenas pelos aspectos contábeis, que são primordiais, mas para servir aos controles dos governos que controlam a arrecadação, tudo definido pela Lei 8.137/1990.

É justo, correto e honesto que toda a operação resulte num documento que especifique o que está sendo transacionado, nos detalhes, quantidades e características.

É fundamental também, que todas as esferas industriais e empresariais possuam registros documentados de todas as suas operações, para fins de indispensáveis controles, que apontam a saúde e vigor do empreendimento.

A nota fiscal é a ferramenta que controla tudo isto e este é seu papel de “mocinho” neste cenário todo.

O sistema contábil brasileiro é tão complexo e dinâmico, que existem empresas especializadas exclusivamente em entender, controlar e organizar os aspectos técnicos e contábeis envolvidos nestes processos.

Até mesmo os mais avançados escritórios contábeis enfrentam o desafio cotidiano de se manter atualizados com todas as movimentações constantes deste sistema tributário, e a nota fiscal é agente básico de todo este conjunto. De qualquer forma, vamos abordar os tipos de notas fiscais, suas características, aplicações e particularidades, para que você tenha uma compreensão básica deste documento tão importante e determinante para todo mundo, direta ou indiretamente.

Nota fiscal. Tipos, formatos e aplicações

Nota fiscal é um documento que carrega as informações de operações, sejam de venda de produtos ou de prestação de serviços, além de outras variáveis que são aplicadas na economia.

A emissão da nota fiscal é obrigatória para todo mundo, mas o tipo de documento varia de acordo com o tipo de produto ou serviço oferecido.

Além dos tipos diferentes, cada estado brasileiro possui regulamentações muito particulares para a emissão e operação com o documento.

No princípio a nota fiscal era obrigatória para qualquer empresa que recolhesse ICMS ou IPI e mais adiante, a NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica também passou a valer para empresas reguladas pelo Simples Nacional.

Quem opera com contabilidade, tanto no escritório especializado quanto na empresa, entende bem dos caminhos da nota fiscal, mas para a maioria das pessoas, até as nomenclaturas são complexas.

O primeiro passo relevante é entender as diferenças e aplicações de cada tipo de nota fiscal, para conhecer e para não cometer erros de preenchimento ou emissão, o que pode resultar numa série de problemas e custos extras desnecessários.

Uma análise de cada tipo

Cada tipo de nota fiscal possui suas particularidades e carrega dados específicos para cada aplicação, e o preenchimento destes dados é rigoroso em casos de fiscalização, podendo causar problemas sérios com as imperfeições, ainda mais se elas se repetirem.

Inicialmente, uma operação sem a emissão de nota fiscal pode acarretar ao responsável, caso seja considerado réu primário, uma multa de 10 vezes o valor da nota fiscal que deu origem à autuação.

Se acontecer reincidência, a pena pode chegar a 5 anos de prisão, e é bem fácil identificar reincidência depois da primeira vez.

A emissão da nota fiscal é razoavelmente simples e como a maioria é eletrônica, o processo costuma ser realizado diretamente nos sites específicos para esta atividade, normalmente associados aos órgãos fiscalizadores, onde se dá a emissão, já de acordo com os parâmetros adequados, o que minimiza a possibilidade de erro.

As principais vantagens na emissão eletrônica da nota fiscal:

• Possibilidade de automação (ganho de escala);
• Mais eficiência em todo o processo;
• Redução de custos administrativo-financeiros;
• Maior padronização de campos e dados;
• Maior confiança e credibilidade das notas fiscais geradas;
• Aumento dos pontos de vendas sem autorização do Fisco;
• Integração com plataforma de gestão financeira;
• Integração com plataformas de venda físicas e virtuais.

Os tipos de notas fiscais:

1 – NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos e Mercadorias):

É a versão digital daquele modelo tradicional normalmente preenchido à mão.

Sua função é registrar as operações de venda de produtos físicos, que resultem em cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), com expedição controlada pelas secretarias estaduais da fazenda.

Este modelo normalmente envolve transações entre Pessoas Jurídicas (PJ) e a emissão da nota fiscal deve resultar num Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que segue o produto fisicamente.

2 – CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico):

Com tributação orientada pelo ICMS, serve para o transporte de cargas entre municípios e estados.

Este modelo substitui a antiga nota manual, que teve uso até 2012.

O resultado é um arquivo digital na extensão XML, que requer assinatura digital e autorização da secretaria da fazenda.

O CT-e agiliza processos das empresas, oferecendo maior rapidez com as faturas, reduzindo custos com frete e diminuem a possibilidade de erros verificados entre o que consta na nota e o que está realmente sendo transportado, considerando o objetivo de eliminar pagamentos duplicados e faturas.

3 – NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços):

Utilizada normalmente por pequenas e médias empresas, este tipo de nota fiscal registra a prestação de serviços entre empresas ou para Pessoas Físicas (PF).

A Prefeitura Municipal onde o emitente está registrado é o órgão emissor deste tipo de nota fiscal, normalmente através de site específico na internet.

Necessitando apenas da Inscrição Municipal, este modelo gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e é mais flexível.

Qualquer tipo de prestação de serviços está afeto à emissão deste modelo de nota fiscal, desde empresas de sistemas e informática, escolas, creches, hotéis, academias e tantas outras atividades que envolvem, especificamente, serviços.

4 – NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica):

Este modelo é, na verdade, uma opção alternativa ao conhecido Cupom Fiscal por ECF (Emissor de Cupom Fiscal), que são comuns em atividades ligadas ao varejo, como açougues, farmácias, supermercados, lojas e outros.

5 – CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico):

A exigência deste documento é apenas digital e está validado através de assinatura digital do próprio contribuinte, mediante autorização e registro por parte do órgão fiscalizador.

Podemos relacionar como principais vantagens deste modelo, as seguintes:

• Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;
• Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
• Dispensa de Redução Z, Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de ocorrências, Cessação, etc;
• Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT/MFE);
• Combate à sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;
• Diminui obrigações acessórias para os contribuintes.

6 – MF-e (Módulo Fiscal Eletrônico):

Este modelo foi criado com o fim específico de concatenar com a legislação fiscal para emissão de CF-e no estado do Ceará, substituindo o Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Ocorre que o MF-e é semelhante ao SAT, utilizado em São Paulo, mas o MF-e segue alguns padrões específicos determinados pela SEFAZ/CE:

• Bateria;
• GPS para localização do equipamento;
• GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.

Esta aplicação é da SEFAZ/CE, que fornece nos casos indicados, além de um software também específico, que controla outros processos:

• Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicador MFE pela porta USB;
• Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;
• Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”;
• Informar à SEFAZ-CE sobre eventuais problemas com o MFE e suas condições de operação;
• O Componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

7 – MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos):

O MDF-e tem uma finalidade específica e única, que é realizar a integração de algumas movimentações mais complexas, onde é necessário vincular vários documentos em uma única unidade de carga.

Normalmente, quem utiliza este modelo são as empresas que realizam transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal com fretes que envolvam mais de um CT-e.

Empresas que enviam mercadorias com mais de uma NF-e também costumam utilizar este modelo.

8 – NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica):

Este modelo se refere a contribuintes que não estão sujeitos ao ICMS, mas que precisam emitir nota fiscal.

Um exemplo objetivo disto são os MEI (Microempreendedores Individuais), as micro e as pequenas empresas.

Cada estado possui sua regra específica para esta emissão, mas o cadastro online que autoriza a emissão é sempre obrigatório e é realizado junto ao portal da SEFAZ de cada estado.

A garantia deste documento é física, por isto, mesmo que sua emissão seja eletrônica, é preciso guardar arquivo físico do documento.

9 – NFC-e (Nota Fiscal Complementar Eletrônica):

Este modelo, como o nome sugere, serve para realizar correções nos documentos originais, o que faz com que seus valores devam ser somados ao documento original para a validação da operação fiscal.

Costuma ser muito usada nas justificativas das situações de erros identificadas e sua utilização é autorizada pela lei nos seguintes casos:

• Variações na cotação da moeda para exportações;
• Reajustes de preços de produtos ou serviços;
• Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;
• Classificações falhas.

Este documento deve ser emitido sempre que o original contiver valores abaixo do que deveria ser registrado, e os motivos desta diferença também devem constar na NFC-e.

10 – NFD (Nota Fiscal Denegada):

Após a assinatura digital em XML da NF-e, ela é enviada à SEFAZ, e neste processo ela é submetida à análise primária, que respeita certas regras de validação, o que faz com que ela seja aprovada, denegada ou rejeitada.

Quando se encontra em situação denegada, significa que foram identificados erros que não permitem seu faturamento e não há como corrigir, inutilizar ou cancelar este documento.

O status de denegada é definitivo e o número de registro da NF-e não pode mais ser utilizado para nova emissão ou retransmissão.

O aviso por parte da SEFAZ, de que a nota fiscal foi denegada, só acontece após a gravação do documento nos registros da autarquia, e é isto que imobiliza qualquer alteração, como inutilização ou cancelamento.

Nos processos contábeis, a nota precisa ser classificada como denegada e deve ser armazenada por 5 anos, o que está estabelecido na Lei 5.172 do Código Tributário Nacional, no Artigo 173.

11 – NFR (Nota Fiscal Rejeitada):

Preenchimentos equivocados, como dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos, tendem a fazer com que o documento seja rejeitado.

Neste caso, o emissor é avisado rapidamente para que possa corrigir o problema imediatamente.

O Manual de Orientação do Contribuinte refere a validação das NF-e como os seguintes resultados possíveis:

• Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;
• Autorização de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
• Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.

Eventualmente, ainda segundo o Manual, pode acontecer de uma NF-e não ser rejeitada sozinha, mas provocar a rejeição de todo o lote onde ela esteja inserida.

O motivo é o formato operacional do XML, chamado de SCHEMA, que é realizado sempre que acontece uma entrada de dados nos arquivos.

Podemos considerar os principais fatores que costumam resultar na rejeição:

• Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
• Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;
• Código 220: Fim do prazo de cancelamento;
• Códigos 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);
• Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
• Código 539: Duplicidade;
• Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

12 – NFE (Nota Fiscal de Exportação):

Este documento registra a saída de produtos para fins de exportação, permitindo o registro desta modalidade na contabilidade fiscal da empresa.

Antes de informar os dados no corpo da NFE é fundamental realizar o Cadastro de Invoice, que é uma espécie de nota fiscal externa que traz as informações de moeda, produtos, quantidades, valores e outros.

A NFE valida a mercadoria para o comprador no exterior, o que permite o registro no país de origem e consiste no documento que regula a operação no território nacional, dando ciência legal ao Governo Brasileiro sobre a operação.

13 – NFR (Nota Fiscal de Remessa):

Este documento é utilizado quando acontece a simples remessa de mercadorias, sem o objetivo final de venda, o que não implica em tributação.

Um exemplo são as indústrias, que em algum momento, precisam fazer estes produtos chegarem ao ponto de venda, sem que seja realizada uma venda ao distribuidor, apenas sua entrega, para que a partir daí, aconteça a comercialização.

Neste transporte entre a indústria e o ponto de comercialização, acontece a necessidade da aplicação da NFR.

Alguns outros momentos também não envolvem comercialização dos produtos, mas sua movimentação precisa ser registrada, como nos seguintes exemplos:

• brindes;
• doações;
• produtos em conserto ou manutenção;
• amostras grátis;
• consignações;
• produtos para testes;
• mercadorias para exposições e feiras;
• transferências de unidade.

Nota fiscal e sua série:

A série é um código sequencial, normalmente numérico, que determina a ordem numeral da nota fiscal, o que é importante em todos os sentidos, incluindo no caso de empresas que emitem mais de um tipo de nota fiscal, para o controle devido.

Basicamente, a série é o controle de emissões e identificação do modo como é realizada esta emissão.

No início, a partir do ajuste SINIEF 07/05, onde surgiu a NF-e, só havia permissão para a emissão de apenas uma única série por vez, iniciando obrigatoriamente no número 1.

Com o ajuste SINIEF 08/09 foi permitida a utilização de números e séries distintas e simultaneamente, de acordo com a necessidade.

Obrigatoriamente, no entanto, a numeração das notas fiscais deve sempre ser sequenciais e crescentes, o que permite um controle lógico das emissões, em todas as suas etapas.

Como funciona o ciclo de numeração das notas fiscais:

Nas NF-e, temos o modelo 55, em substituição aos antigos modelos 1, 1ª e 4.

Como estamos falando de um novo modelo, por simplicidade de controle, a numeração das NF-e acontece sempre a partir do número 1, no caso, uma nova série.

O ciclo numérico respeita uma numeração que vai de 1 a 999.999.999 o que é reiniciado quando este limite for atingido.

As tecnologias para emissão

Concentrar a emissão da nota fiscal através da web, pelo site da SEFAZ, integra uma série de interesses, pois tudo se relaciona digitalmente e, quem controla, tem facilidade em controlar, quem emite, tem facilidade em emitir com segurança e quem recebe, tem facilidade em receber, com igual segurança.

Neste processo, toda a transação comercial de venda de produtos ou prestação de serviços deve originar uma NF-e integrada, no formato XML, que é universal e atua num sistema específico de visualização.

Importante lembrar que tanto emissor, quanto recebedor da nota fiscal, possuem o compromisso legal de guardar este documento por 5 anos.

Existem alguns softwares de gestão de negócios e contabilidade que possuem integração própria com a SEFAZ, sendo conhecidos como ERPs (Enterprise Resource Planning) ou Planejador de Recursos Empresariais.

Este tipo de automação costuma facilitar as operações de todos os envolvidos nos processos relacionados ao controle e operação da nota fiscal.

Alguns outros benefícios encontrados são os seguintes:

• Velocidade na emissão;
• Acuidade e facilidade de apuração;
• Verificação de estoque;
• Aumento da segurança.

Nota fiscal. Agora você já está por dentro e pode entender melhor o cenário contábil que habitamos

Nota fiscal é um documento definitivo, indispensável (até por proteção), regulado por lei e, com o avanço da tecnologia, incontornável.

É possível lembrar de casos no passado onde a emissão e controle físico permitia malabarismos diversos para se fugir à emissão, com finalidade de burlar o fisco, ou até mesmo, criar contornos nos processos para maquiar operações.

Hoje isto já não é mais possível e é assim que deve ser.

A nota fiscal já é emitida diretamente dentro do sistema do órgão controlador e qualquer impropriedade já é identificada automaticamente.

Isto educa as pessoas a fazerem o certo, assim como dá tranquilidade e segurança para quem faz o certo.

A nota fiscal também possui um forte viés no interesse do consumidor, pois é ela que comprova a operação comercial existente, dando lastro para os aspectos de integridade da operação e dos produtos ou serviços envolvidos, nos processos de garantia e de manutenção dos direitos e deveres das partes envolvidas.

É por isto que trouxemos este conteúdo até você, para ajudar no alinhamento do seu entendimento sobre o tema, perceber que tudo ficou mais simples e que é indispensável um trato profissional especializado com as questões inerentes à sua contabilidade e suas estratégias fiscais e financeiras, pois não há mais espaço para amadores, e o sucesso é, cada vez mais, alcance exclusivo dos profissionais.