GESTÃO DE CAIXA. PORQUE ESTA É UMA FERRAMENTA IMPORTANTE PARA SUA EMPRESA

Gestão de caixa é algo como cuidar da grana do negócio e só esta afirmação já dá uma ideia da importância deste processo no contexto de gestão de uma empresa.

Tente imaginar uma forma de gerenciamento que não considere com precisão os movimentos e fluxos de capital em todas as esferas de sua operação, basicamente entradas e saídas.

Não parece nem um pouco lógico porque, de fato, não é.

Não há como administrar minimamente qualquer negócio sem uma confiável, precisa e eficiente gestão de caixa.

Saber por onde o dinheiro entra, por onde sai, por onde passa e de que forma é controlado é algo primário e você sabe disto.

De qualquer maneira, talvez pessoas próximas a você precisem de uma perspectiva mais determinante sobre o tema, algo que faça lembrar de tamanha importância, não apenas da existência de uma gestão de caixa profissional, mas de cada detalhe operacional que está incluído neste processo.

Nosso conteúdo aborda estes aspectos, assim como fala do que realmente compõe a gestão de caixa, onde ela está inserida e quais são os principais erros que se pode cometer neste importante elemento da gestão empresarial.

Acompanhe nosso artigo e não se acanhe em encaminhar este link para alguém que você entenda que precisa saber do que desenvolvemos aqui.

Gestão de caixa. O primeiro passo de uma gestão

Gestão de caixa é uma parte componente do planejamento financeiro de qualquer empresa minimamente bem gerenciada, como uma espécie de ponto de partida, já que bem antes do negócio se estabelecer já era necessário imaginar de onde viriam os recursos para sua consolidação.

Inicia na gestão de caixa todo o planejamento financeiro, o que permite projetar e visualizar todas as movimentações de valores, a identificação de lucros e perdas, o embasamento da construção de estratégias para redução de gastos, caminhos para efetivar uma melhoria na lucratividade e atuar na construção de operações rentáveis e tudo o mais, que está associado aos processos e saúde financeira do empreendimento.

Provavelmente o maior diferencial de uma gestão de caixa pertinente tenha a ver com a organização.

Uma gestão de caixa adequada organiza todo o conjunto de finanças de uma empresa, em todas as etapas de suas operações.

Uma gestão de caixa coloca a empresa de encontro com a realidade, sem meias palavras, já que a matemática é única e se entrou tanto e saiu outro tanto, o saldo é aquele ali, demonstrado ao fim e ao cabo de todos os registros.

Impossível tomar decisões gerenciais assertivas e fundamentadas sem uma gestão de caixa.

O que é gestão de caixa

Gestão de caixa é o controle exercido diretamente sobre o fluxo de caixa, ou seja, o controle sobre as movimentações de entradas e saídas dos recursos do empreendimento.

Uma gestão de caixa eficiente mantém absoluto e integral controle sobre todas estas movimentações, nos seus mínimos detalhes, tanto no que aconteceu, no que está acontecendo e no que deverá acontecer no futuro de curto, médio e longo prazos.

Porque uma gestão de caixa é tão importante para qualquer empresa

Gestão de caixa é importante por vários motivos, a maioria bastante elementar e lógica, mas para simplificar é possível dizer que uma empresa simplesmente para de funcionar sem uma gestão de caixa.

Gestão de caixa atua na organização profunda da empresa, dando conhecimento integral de todas as movimentações o que afasta problemas de ordem financeira, tributária e de operação cotidiana.

Sem a gestão de caixa não existe estabilidade em momento algum e isto aparece com maior relevância em etapas críticas pelas quais a empresa é exposta em sua jornada.

Gerenciar o futuro dos investimentos, dos planos de expansão ou até de contingência estratégica, tudo isto se torna impossível sem a adequada gestão de caixa, já que não há como projetar necessidades se não há conhecimento das disponibilidades e viabilidades de atender tais demandas, apenas porque não se sabe o que existe de capital disponível e qual a sua situação.

O apoio a qualquer decisão gerencial precisa estar no conhecimento total sobre as condições da empresa no presente e suas projeções para o futuro e isto não existe sem uma gestão de caixa.

Tudo está relacionado aos aspectos de organização da empresa e muito antes da gestão de caixa está a necessidade que qualquer empreendimento possui em manter controle absoluto sobre tudo.

“Tudo o que pode ser medido pode ser gerenciado, o resto está à deriva”

(Falconi)

A gestão de caixa é só mais uma destas ferramentas vitais de controle, indispensável e parte de um conjunto de informações que têm poder de definir os caminhos do negócio, para frente ou para trás.

Algumas dicas tão óbvias quanto relevantes na organização de sua gestão de caixa

Provavelmente você conhecerá nossas afirmações nesta etapa e pode achar um tanto óbvias, mas isto não significa que boa parte das empresas não ignorem de forma expressiva estes procedimentos tão elementares.

Nosso papel é orientar sobre a relevância do que precisa ser feito para uma gestão de caixa adequada, numa espécie de fundamentos para uma boa prática com este importante elemento de gestão.

Registro, análise e monitoramento

Não existe gestão sobre algo que não se conhece e no caso do caixa, o conhecimento nasce a partir de lançamentos e registros adequados, corretos, precisos e constantes.

Aconteceu? Então registre…

Na verdade, os sistemas atuais já executam registros automáticos da maior parte das operações, tanto de entrada quanto de saída, mas ainda existem algumas informações que dependem de lançamentos extras, por parte de pessoas e isto requer disciplina e critério.

Não se trata apenas de lançar, mas de lançar CERTO, com informações completas, nos espaços específicos para cada lançamento, respeitando os planos de conta e todos os processos de gestão financeira aplicados pela empresa.

Sensibilidade na análise

Manter controle e uma visão sistêmica sobre o caixa vai proporcionar informações que deixarão claras as tendências financeiras do empreendimento.

Sinais de possibilidades saltam aos olhos de quem entende que é importante prestar atenção nisto e executa esta tarefa.

Rapidamente um gestor consegue observar movimentos de inadimplência, projetar bons e maus fornecedores, desperdícios, investimentos positivos e negativos, as estratégias que estão caminhando bem ou mal e uma série de outras informações vitais ao empreendimento.

Entender o que atua de forma positiva ou negativa para seus projetos depende da visão real sobre as movimentações de seu caixa e sem olhar para isto, ou pior, olhar e não enxergar a realidade, colocará toda a sua posição em risco e você estará à deriva.

Processos de abertura e fechamento do caixa

Não entenda que você simplesmente pode deixar para fechar o caixa amanhã, até porque a maior parte dos sistemas minimamente qualificados sequer permite este grave erro.

A precisão das informações requer critério e disciplina.

Entender com quanto sua empresa inicia o dia e com quanto termina é básico, pois tente imaginar como gerenciar uma empresa o tempo todo e no futuro, se você não gerencia o cotidiano de caixa de um único dia.

7 motivos para você manter uma gestão eficiente e saudável

Gestão de caixa é oxigênio para as empresas e o fluxo de caixa é a alma desta gestão, tão relevante e indispensável.

Toda a visão financeira do negócio depende destas ferramentas.

Entradas, saídas, previsões, projeções positivas e negativas, disponibilidade de recursos, realização de valores a receber e compromissos a vencer, tudo está relacionado no processo de gestão de caixa, a base de todo o gerenciamento financeiro.

Separamos 7 motivos determinantes para você cuidar de sua gestão de caixa de maneira incondicional e fazer disto uma prioridade dentro de sua empresa.

1 – Saúde financeira

A saúde financeira de qualquer empreendimento depende muito mais do que apenas os resultados de faturamento e lucratividade.

Não adianta um faturamento monstro se a sua quase totalidade se apresenta sem liquides de curto prazo e compõe um ativo a receber.

Os indicadores dos fluxos de caixa apontam estes detalhes importantes.

A grande massa de dados oriunda das movimentações das empresas é esmiuçada e transformada em informação inteligente através das ferramentas de fluxo de caixa, o que dá clareza à gestão de caixa e gerenciamento financeiro do negócio.

2 – Controle total

Sem um controle de fluxo de caixa você simplesmente não tem controle sobre origem e destino do seu dinheiro.

Quer perder controle sobre o seu capital?

É o fluxo de caixa que demonstra com exatidão toda a movimentação, algo que você precisa para entender como sua empresa está funcionando, quais são os pontos críticos e vulnerabilidades, além de entender onde você está fortalecido e melhorando.

3 – Inteligência de custos

Uma das ferramentas básicas do gerenciamento financeiro é a construção de uma inteligência de custos, mas você não tem como construir inteligência sobre algo que não conhece.

O fluxo de caixa é a ferramenta de entrada dos seus registros de custos e isto se apresenta na forma de relatórios inteligentes, capazes de apoiar visões gerenciais qualificadas e avançadas.

Obviamente os planos de contas são a base da construção de relatórios de análise, mas o caixa é a porta de registro das entradas e saídas de acordo com o que é contabilmente previsto no plano de contas.

O lançamento perfeito, nos campos adequados, com dados verdadeiros constrói relatórios confiáveis e esta é a diferença entre certo e errado numa decisão gerencial.

4 – Acompanhamento em tempo real

Não basta ter controle no processo de gestão de caixa, mas é preciso que tudo esteja evidente e claro em tempo real e não alimentado com dados atrasados ou carente de lançamentos.

Não adianta acompanhar o que não tem confiabilidade, por isto os procedimentos de caixa devem ser exaustivamente treinados e aplicados, além de controlados e auditados periodicamente, para que o conjunto de ferramentas tenha confiabilidade.

5 – Planejamento financeiro

O planejamento financeiro funciona como uma projeção das despesas e receitas e indica a situação econômica geral da empresa.

A partir destes resultados é possível definir quanto dinheiro disponível o negócio terá e qual será o destino deste montante.

Neste caso, o fluxo de caixa é extremamente importante para a otimização da alocação destes recursos financeiros.

Você pode, por exemplo, levantar todos os pagamentos que a empresa deve receber de clientes (como compras com cartão de crédito ou parceladas) e agendar as melhores datas para quitar dívidas e pagar seus fornecedores.

Quanto mais informações você tem, mais consegue aperfeiçoar os processos do negócio.

6 – Apoio à decisão

As ferramentas de gestão de caixa, sobretudo o fluxo de caixa, possibilitam que você tenha uma visão clara sobre todas as movimentações de recursos de sua empresa.

Elas também são significativas para apontar relatórios comerciais que determinam como estão suas vendas e suas operações comerciais, o que vende mais ou menos.

O controle do fluxo de caixa também tem potencial de demonstrar quais tipos de vendas resultam em melhor e maior entrada de capital.

Dá para perceber facilmente a importância deste conjunto de ferramentas para quem toma as decisões pela empresa.

7 – Identificação e eliminação de anomalias

Um dos melhores amigos do gestor na busca por imperfeições, anomalias e problemas é o fluxo de caixa.

Obviamente não existem operações perfeitas, mas até para isto as ferramentas de caixa existem, para demonstrar potenciais falhas e erros consolidados, permitindo uma atuação gerencial positiva sobre estes pontos críticos.

8 dicas para cuidar bem de seu caixa

Uma boa gestão de caixa é razoavelmente simples, porque é óbvia e claro que requer mecanismos, processos e pessoas preparadas para esta tarefa.

De qualquer forma, o velho pescador semianalfabeto, que chega com seu barco na margem do rio, atende interessados em comprar seus peixes, anota em sua caderneta a quantidade de vendas, quem pagou e quem ficou devendo e em algumas páginas mais adiante anota quanto gastou em combustível, iscas e apetrechos na sua tarefa, também está realizando uma gestão de caixa.

Gestão de caixa é, portanto, uma ação e não uma ferramenta.

As ferramentas servem para apoiar a tarefa, mas o que é importante entender é que mesmo sem recursos tecnológicos avançados, mesmo com uma folha de papel anotada sobre a perna, com um lápis velho, o importante é ter, manter, confiar e controlar a informação das movimentações de seu negócio.

• Mantenha suas informações religiosamente atualizadas, independente da forma e periodicidade com que você olha para elas, pois esta já é uma outra questão;
• Sua gestão de caixa deve considerar a íntegra de seu ciclo financeiro, que aponta valores, prazos e formas de liquidez dos seus ativos e passivos;
• Mantenha um perfil conservador na construção de suas projeções, fugindo de otimismos exagerados e pessimismos inexplicáveis, optando sempre pelo posicionamento mais realista que puder;
• Considere margens em contas a receber, tanto em valores quanto em prazos, para que seu planejamento financeiro tenha uma folga e consiga respirar em todos os cenários;
• Aplique a tecnologia de melhor qualidade sempre que puder, com sistemas avançados, conectados e eficientes, que facilitem a vida de todos os envolvidos e que diminuam ao máximo a possibilidade de falhas em todas as etapas;
• Esteja atento à sua gestão de caixa e não se acanhe em renegociar com fornecedores caso as percepções determinem eventuais dificuldades adiante;
• Nunca cometa o erro fundamental de entender vendas como recebimentos e negócios realizados, pois ainda faltará o principal, que é o recebimento.

Gestão de caixa é sua aliada no desenvolvimento e sustentação de seu empreendimento

Gestão de caixa não é apenas um procedimento burocrático e contábil, daqueles pesos que a gente se vê acostumados a carregar.

Olhe para a gestão de caixa como ela realmente é e com a importância que realmente possui.

Você tem muito poucas ferramentas gerenciais mais importantes que a sua gestão de caixa, ela compõe seu gerenciamento financeiro e você não vai a lugar nenhum sem isto.

A gestão moderna lida com outros personagens e ferramentas, inova, recria, aparece com alternativas que sequer imaginávamos há pouco tempo atrás e isto é fascinante, mas algumas realidades ainda não foram transformadas.

Não importa se o dinheiro do futuro serão as criptomoedas, pois certamente a movimentação destes ativos vai requerer controle, da mesma forma que nossas velhas e ultrapassadas notas e moedas.

Certamente o futuro também terá controle de fluxo e gestão de caixa, seja qual for a forma de pagamento que venhamos a praticar.

Seja no mundo real ou no metaverso, seja na sua personalidade física ou no seu avatar, não importa, o controle sempre será vital e por mais que a riqueza mude de forma, que os valores se transformem, o controle sempre será vital e a gestão de caixa também.