FLUXO DE CAIXA. QUANDO O DINHEIRO É UM INSUMO QUE NÃO PODE FALTAR NO SEU EMPREENDIMENTO

Fluxo de caixa é um daqueles ingredientes de uma complexa receita de números, onde cada elemento é importante, é bom que não falte nenhum, embora uns sejam mais prioritários que os outros, o fluxo de caixa é um dos mais relevantes, pois problemas neste tópico, comprometem a saúde financeira do empreendimento.

Problemas no fluxo de caixa acometem vários tipos de empresas, as consequências são sentidas em curto prazo, mas imediatamente, se não solucionadas, se ampliam para o médio prazo, e existem muitas empresas que vivem sempre com problemas no fluxo de caixa.

Muitos dos problemas de permanência e ampliação desta situação, acontecem porque a solução buscada acaba se tornando um alargador do problema.

Você tem problemas de fluxo de caixa e corre na busca de aportes de capital para solucionar seu problema imediato, sem cobertura, sem previsão de sustentação, e acaba apenas jogando o problema para a frente, que refletirá diretamente onde?…

No fluxo de caixa, no famoso “abrir um buraco para tapar o outro”.

Vamos entender o que é fluxo de caixa, como funciona e sua importância dentro de qualquer contexto de gestão empresarial.

Fluxo de caixa. Definição e características

Fluxo de caixa acabou virando uma daquelas figuras de folclore de gestão financeira, onde teses e protocolos são desenvolvidos, acabando por complicar o que é essencialmente simples.

Sabe aquelas situações em que a ciência complica a realidade?

Pois então…

Pense a partir da lógica…

Independente do tipo de controle que você possua sobre sua operação, se ela estiver acontecendo, existem certos movimentos que acontecerão independente de seu nível de atenção a cada um destes processos.

Certamente o controle é o principal aspecto de gestão de qualquer projeto ou negócio, mas façamos apenas um exercício de raciocínio para entendermos melhor sobre como a ciência pode complicar a prática.

Imagine a empresa sem controle, mas funcionando.

Podemos imaginar que, se esta empresa movimenta algum tipo de comercialização, produtos saem e recursos entram, não importando o segmento.

Em outras palavras, enquanto estamos aqui, aprendendo, a empresa está vendendo, entregando e recebendo por isto.

Sabe o que é isto que está acontecendo lá, do ponto de vista financeiro?

Um FLUXO DE CAIXA.

Basicamente, o dinheiro está entrando em seu caixa, devido a saída de algum produto, que foi entregue a um cliente comprador.

Óbvio!

Por outro lado, este dinheiro se acumula no caixa, junto com outros valores resultantes da mesma origem, totalizando o faturamento daquele ciclo, normalmente um dia.

Óbvio também!

Eventualmente, algumas contas da empresa precisarão ser pagas e este dinheiro sairá deste mesmo caixa, onde se acumulam os recursos.

Igualmente óbvio!

Também pode ocorrer que este recurso tenha vários formatos, como dinheiro vivo, cheques, entradas via cartões de crédito ou débito, depósito bancário, boletos e tantos outros, assim como as saídas, que também podem ter várias configurações.

Com o passar do tempo, teremos um verdadeiro histórico destas movimentações, assim como podemos projetar as movimentações futuras, a partir de um plano de objetivos.

Observe que, mesmo sem controle, o que está acontecendo nesta operação fictícia nada mais é que o FLUXO DE CAIXA.

Este exemplo mostra o FLUXO DE CAIXA como ele acontece, e do ponto de vista de controle, de contabilidade e gestão financeira, o conjunto de controles de todas as operações financeiras de uma empresa, em todas as suas esferas, que monitora passado, presente e futuro, recebe o nome de FLUXO DE CAIXA.

Fluxo de caixa é planejamento e execução

Fluxo de caixa não precisa existir para existir.

Provavelmente seu pensamento levou um nó para tentar entender esta frase, mas o significado é perfeitamente compreensível.

Se você projeta um negócio futuro, a abertura de uma operação qualquer, um dos elementos de análise de viabilidade econômica mais importantes é, sem dúvidas, a projeção de FLUXO DE CAIXA.

Na montagem intelectual do projeto, é possível projetar movimento, quantidade de produtos em estoque, ticket médio de vendas, quantidade de vendas por período, o que leva à projeção do faturamento, das formas de integralização deste faturamento, prazos médios de liquidação, custos fixos e variáveis, disponibilização dos recursos relativos a estes custos, e até o resultado depois de toda a operação concluída, por período, por prazo e modalidade de integralização.

Isto é um estudo de FLUXO DE CAIXA.

Considerando isto, podemos afirmar que o fluxo de caixa pode existir, projetado, mesmo sem existir, em movimento real.

Não apenas pode, mas DEVE.

Controle é a base de sustentação de qualquer empreendimento

“Tudo que pode ser medido pode ser controlado, o restante está à deriva.”

(Falconi)

O “Pai da Qualidade Total” sempre disse que o princípio, meio e fim de tudo, é o controle.

Fluxo de caixa é exatamente isto, controle.

O segredo, e ao mesmo tempo, o desafio, é manter controle absoluto sobre cada mínima operação, qualquer centavo que entre ou saia, ou melhor ainda, que um dia deva entrar ou possa sair no futuro, em registros confiáveis, não necessariamente complexos, mas que ofereçam o controle necessário, fiel, em tempo real, sobre tudo o que acontece no cenário onde o empreendimento está inserido.

Em teoria é bem fácil imaginar tal nível de controle, basta ter as ferramentas necessárias, mas pode ser aí, neste ponto, que a porca venha a torcer o rabo.

O que é necessário para um fluxo de caixa confiável, operacional e sadio

Imaginar um fluxo de caixa é algo até encantador, com todos aqueles controles, tudo funcionando direitinho, mas o que foi preciso para conseguir deixar tudo funcionando a contento?

Primeiro temos que entender quais os objetivos de um fluxo de caixa.

Fluxo de caixa projetado:

Este é o formato que utilizamos em nosso exemplo anterior, quando o fluxo de caixa serve para planejamento futuro, idealização de movimentos financeiros e monetários, a fim de determinar estratégias.

Neste sentido, os principais objetivos do fluxo de caixa são:

• Organização e projeção: Projetar entradas e saídas, que determinarão a suficiência dos recursos oriundos da movimentação, a eventual necessidade de aporte de recursos externos durante algum período (na forma de investimento), o saldo resultante, as formas de integralização destes valores;
• Identificar anomalias: Controlar movimentações atípicas, distorções da projeção em relação à realidade e adotar as medidas corretivas necessárias, ajustando a máquina e renovando o ciclo;
• Projetar investimentos: Controlar o desempenho do negócio, direcionando potenciais investimentos em produção, comercialização e expansão de mercado, bem como equacionar redução destes aportes caso os indicadores apontem esta necessidade.

O fluxo de caixa projetado é, portanto, um elemento ancorado na realidade, em tempo real, mas com a visão apontada para o futuro, suas variações potenciais, norteando as decisões estratégicas de médio e longo prazos.

Fluxo de caixa livre:

Este é mais ou menos um acompanhamento ainda em projeção, mas que visa o entendimento dos recursos em curto, médio e longo prazos.

Avaliar o potencial de disponibilidade de recursos livres, descontadas as despesas, resultando no capital que pode efetivamente ser liquidado, na forma de retirada ou investimento.

Como implementar o fluxo de caixa

É impensável que você ainda não tenha um controle de fluxo de caixa, mas nada nos surpreende e não estamos aqui para julgar, apenas para orientar e fazer o nosso papel, que é alertar.

De qualquer forma, parta sempre do princípio do controle como seu objetivo.

Para ter controle sobre suas operações, não importa se será com uma caderneta, uma planilha ou um sistema informatizado.

O que importa é que você tenha o controle total sobre tudo o que envolve as suas operações.

Assim, iniciamos pelos registros de todas as operações.

• Registre diariamente cada movimento de entrada e saída;
• Planeje os recebimentos e pagamentos, todos os que já estiverem determinados, em curto, médio e longo prazos;
• Defina indicadores comparativos entre metas e realizado;
• Faça acompanhamento diário dos indicadores;
• Entenda as anomalias encontradas através da análise de indicadores e providencie imediatas ações corretivas;
• Realoque recursos, retirando de pontos de fuga e aplicando em investimentos que estejam dando resultado;
• Guarde registros diários e periódicos de todas as movimentações;
• Cruze estes dados e se concentre nos números;
• Busque urgente apoio de um profissional ou estrutura de contabilidade para lhe apoiar nesta construção e controle;

10 dicas básicas para organizar seu controle

Nosso objetivo é oferecer orientação, conhecimento, desenvoltura no seu controle financeiro e, para isto, o fluxo de caixa é fundamental, então, desenvolvemos uma sequência simples e amigável de 10 dicas efetivas para você ter um mínimo de controle e funcionalidade de fluxo de caixa em seu empreendimento.

1 – Tenha e mantenha apoio profissional especializado para seu gerenciamento financeiro e contábil:

Não há como prosperar com negócios de qualquer nível sem o conhecimento, e este vem de especialistas, por isto, seu primeiro passo é estabelecer uma parceria profissional com alguém, ou com uma estrutura, que seja capaz de lhe abastecer do conhecimento e informação contábil necessários para um desempenho adequado ao tamanho do desafio.

Ter uma estrutura contábil aos seus serviços fará uma diferença brutal em seus resultados, em todos os sentidos, mas cuide para que não seja apenas uma contabilidade despachante, daquela que lhe empilha de guias e não se compromete com seus resultados.

Busque uma contabilidade consultiva.

2 – Estabeleça um plano de metas:

Qualquer empreendimento que se preze precisa ter um direcionamento bem objetivo, apontar na direção de seu destino pretendido, se não, sempre será um zumbi errante através do mercado, indo onde a correnteza leva, e nem sempre, estes destinos são agradáveis ou seguros.

Um plano de metas e objetivos define INDICADORES, que vão determinar onde deveremos estar, em cada momento, para que, no conjunto, cheguemos até lá.

Estes indicadores vão determinar os planos de ação e outras medidas administrativas para a conquista destas metas, bem como vão desenhar as ferramentas de operação e controle de desempenho, onde o fluxo de caixa é uma das principais, desde antes do início, durante toda a operação e adiante, vislumbrando o futuro.

3 – Implemente uma política de análises contínuas dos movimentos:

Não espere chegar o final de um período, como um mês, por exemplo, para olhar os números.

Estabeleça uma política constante, diária, em tempo real, de observar os movimentos gerais e específicos da empresa, principalmente o fluxo de caixa, que contém a maior parte dos indicadores financeiros ativos.

4 – Utilize inteligência financeira:

Economizar numa ponta para poder investir em outra, costuma ser possível apenas através de uma análise fiel do fluxo de caixa, pois ali, mais do que realizações, estão as projeções, que partem exatamente do realizado e não de conjecturas vazias.

Um fluxo de caixa adequado, já possui mecanismos de projeções que se ajustam de acordo com as realizações, para cima e para baixo, permitindo decisões gerenciais futuras muito valiosas e com razoável grau de segurança.

Muito melhor do que apenas a sensibilidade.

5 – Organize os tópicos do fluxo de caixa:

Na verdade, você deve organizar todos os tópicos, embora para isto, existam outros relatórios financeiros, como o plano de contas, que determina resultados por grupos de entradas e saídas.

O fluxo de caixa pode e deve condensar estes grupos por níveis de impacto e importância.

Tributos, por exemplo, são pontos críticos de saída de recursos e devem sempre ser monitorados, sob pena de gerar despesas extras, por vencimento de prazos, ou irregularidades na atribuição, o que é bastante comum.

Trace perspectivas de disponibilidade de recursos para não gerar custos por atrasos, nem mesmo o não cumprimento com compromissos prioritários, como a folha de pagamento, por exemplo.

6 – Mantenha uma reserva:

É tão importante quanto sabido, que o ideal é conseguir estabelecer níveis de reserva econômica, para várias situações.

O fluxo de caixa tem potencial de apresentar estas disponibilidades, mesmo as projetadas, dentro de determinado grau de confiabilidade, podem ser bem precisas, e isto é o primeiro passo para proporcionar uma eventual poupança de recursos para ocasiões futuras.

7 – Registro total:

Registrar todas as suas operações, em todos os níveis, é básico para qualquer iniciativa empreendedora, sem exceção.

O fluxo de caixa é apenas mais um controle, na verdade, um dos mais importantes em qualquer operação, pois registrará tudo relativo às operações e saúde econômico-financeira da empresa, e nada mais importante que manter todas as informações, relacionadas ao fluxo de caixa, devidamente registradas, em dia, sem nenhuma exceção.

Mais do que atualizadas, estas informações precisam estar devidamente disponíveis para acesso e consulta, em tempo real, pelas pessoas com este acesso.

8 – Tenha planejamento de longo prazo:

Não enxergue curto, olhe longe também, não que o presente não seja importante, afinal, o futuro é resultado do que fazemos no presente, mas projete o futuro, mire longe, na verdade, mire em todas as distâncias.

O fluxo de caixa é uma ferramenta ideal para o planejamento, pois se atualiza a cada movimento, cada novo lançamento é um fato novo dentro do estudo, que altera projeções, automaticamente, permitindo análises valiosas sobre os caminhos adotados.

9 – Estabeleça relacionamentos positivos e honre com seus compromissos:

Estar em dia com suas obrigações, para o mundo dos negócios, é um diferencial, embora seja uma obrigação.

Em tempos tão conturbados, manter em dia suas obrigações é algo bem complexo e neste ponto, um saudável e eficiente controle de fluxo de caixa, é indispensável para quem quer honrar seus compromissos, se mantendo em dia com seus pagamentos, bem como, exigindo do mercado o recebimento do que lhe é devido.

Mantenha relações positivas com clientes, fornecedores, comunidade, todos os personagens de mercado, e para que estes relacionamentos positivos se consolidem, se manter em dia com seus compromissos é fundamental, e acredite, você não conseguirá isto sem um fluxo de caixa confiável e preciso.

10 – Tenha a tecnologia e o conhecimento como seus aliados:

Não economize na hora de encontrar um profissional ou estrutura contábil eficiente e consultiva.

Um sistema informatizado também é sinônimo de economia importante.

Estes 2 atores do cenário da gestão, são imprescindíveis na hora de determinar ações, estratégias e controles.

A tecnologia evolui demais, a cada momento, e se manter atualizado em meio a tantas variáveis, todas dinâmicas, é um desafio descomunal, principalmente se você não tiver as ferramentas e o conhecimento necessários.

Utilize a tecnologia a seu favor, não economize em palitos de fósforo, capriche nos equipamentos (sem exageros), sistemas e profissionais que vão lhe auxiliar naquilo que é vital para o sucesso de seu projeto.

Fluxo de caixa é seu aliado, trate esta ferramenta como tal

Fluxo de caixa não é apenas uma ferramenta, vai muito além, é algo como a luz de um farol ao navegante, um verdadeiro GPS para trafegar em terras e lugares desconhecidos.

Na medida em que sua empresa se habilita ao mercado, partindo de um sistema sólido de controle, certamente um dos primeiros elementos que servirá de guia em sua trajetória, será o controle de fluxo de caixa.

Qualquer profissional do setor financeiro ou contábil, ao chegar em sua empresa, lhe cumprimentará e, em seguida, lhe pedirá acesso ao fluxo de caixa.

Qualquer sistema informatizado que você implemente, na base de cadastros, depois dos dados da empresa, todos os principais abastecimentos iniciais de dados, estarão ligados, de alguma maneira, direta ou indireta, à construção de um fluxo de caixa.

Toda a ciência contábil está consolidada em cima de um fluxo de caixa.

Todo o sistema tributário parte do que acontece e é controlado por seu fluxo de caixa.

O universo inteiro conspira para que você não apenas entenda a importância do fluxo de caixa, mas também, tenha o hábito definitivo de utilizá-lo como monitor e orientador de todas as suas movimentações empresariais.

Chegamos até aqui, insistindo com argumentos lógicos, para que você, definitivamente, olhe para seu fluxo de caixa como um aliado na jornada do desenvolvimento de seus negócios.

Não se trata de mais uma figura contábil complexa e chata de manipular, mas um instrumento até bem simpático, de simples compreensão, de fáceis relatórios e informações bem precisas e objetivas, que demonstrarão claramente uma face bem aproximada da verdade de seu desempenho, no passado, presente e, mais importante, no futuro.

Se o seu problema é outro, e você tem dificuldade em encarar esta realidade, de que precisa do que um bom fluxo de caixa pode oferecer, então o seu caminho também é outro, pois sem encarar a realidade de frente, ninguém chega a lugar nenhum.