Erros de contabilidade não são humanos, ou pelo menos, não devem ser e contradizem a regra aceita de que “errar é humano”, pois erros são compreensíveis, na verdade, todos possuem um motivo minimamente justificável, mas alguns causam consequências que somente de pensar deduzimos que é melhor não errar.
Imagine um “errar é humano” aplicado a um cirurgião cardiovascular que inverte a posição de uma válvula cardíaca e resulta na morte de seu paciente…
Imagine um “errar é humano” aplicado a um piloto de um Airbus A380 com 500 passageiros a bordo e que resulta na queda da aeronave…
Imagine um “errar é humano” aplicado ao líder de uma poderosa nação que, por algum motivo equivocado, resolve invadir uma outra nação causando milhares de mortes e bilhões em prejuízo…
Agora tente imaginar um “errar é humano” aplicado a um contador de uma empresa que, ao executar alguma tarefa com imperfeição, resulta num prejuízo monstruoso para o empreendimento que atende…
“Errar é humano” tem seus limites, considerando o peso de suas consequências e erros de contabilidade estão num dos níveis mais elevados de problemas resultantes de tais equívocos….
Erros de contabilidade não são diferentes da maioria dos erros humanos, a grande diferença está nas consequências que eles podem causar e na maioria dos casos, sempre são consequências desagradáveis e comprometedoras.
Alguns dos erros de contabilidade podem ser especialmente críticos, causando prejuízos de grande porte e problemas de vários tipos, desde atração de fiscalizações desnecessárias até criar suspeição objetiva sobre os comportamentos da empresa e sua contabilidade.
Imagine um cientista espacial errando um cálculo de reentrada de uma nave na atmosfera ou errando a rota de navegação…
Talvez seja possível perceber esta nossa abordagem como algo dramático ou fatalista, mas a verdade é que erros de contabilidade invariavelmente causam dramas e fatalidades.
No mínimo, a exposição do erro costuma ser mais evidente, por tudo o que está envolvido num procedimento de controle contábil.
São muitos personagens em todas as esferas.
Na empresa, os próprios operadores internos acabam sabendo do erro e de suas consequências.
Nos órgãos controladores os erros são percebidos e muitos são entendidos como um erro, mas outros são considerados irregularidades e até ilegalidades e isto complica demais o cenário.
Erros de contabilidade isolados são graves e atuam contra a imagem do responsável pela contabilidade, mas uma sequência de erros de contabilidade, mesmo sem haver conexão, é definitivo para as pretensões profissionais de qualquer contador ou contabilista.
Provavelmente o maior de todos os equívocos relacionados à contabilidade tem a ver com o conceito que se faz de contabilidade, tanto pelo empresário quanto pelo próprio contador.
Nos referimos à visão de burocrata engessado calculador de guias que está associada a muitos contadores e profissionais da área.
Temos que admitir que, em muitos casos, esta percepção está correta, porque os caras simplesmente emitem guias e praticam um serviço contábil atrasado e desconectado do seu tempo.
Estes certamente já estão ficando pelo caminho, se aposentando, saindo de cena e deixando de atuar.
A atualidade requer uma solução de contabilidade moderna, ativa, tecnológica, conectada e consultiva.
Se foi o tempo dos velhos e pesados escritórios de contabilidade que praticavam apenas a “escrita contábil” de forma engessada e imutável.
Hoje as empresas se movimentam instantaneamente em todas as direções, de acordo com os seus mercados e suas tendências e a contabilidade precisa se adaptar a esta agilidade.
Toda e qualquer contabilidade atual, para ser eficiente, precisa ser vista, antes de mais nada, como uma consultoria, uma estrutura de INTELIGÊNCIA CONTÁBIL e não como um escritório executivo prestador de serviços.
Se espera muito mais de qualquer profissional nos dias atuais e isto não seria diferente com a contabilidade, já que decisões gerenciais dependem de precisão nas informações de base, além de uma consultoria dinâmica de probabilidades, que tenha capacidade de avaliar cenários potenciais, dando uma visão clara de causas e consequências envolvidas nas decisões dos gestores.
Este é o erro fundamental, não entender a contabilidade como ela deve ser compreendida, uma fonte de orientação, consulta e soluções de caráter GERENCIAL e não apenas executivo, técnico e operacional, pois estes compõem o MEIO, enquanto a informação qualificada apoiando a decisão gerencial é o FIM e o objetivo existencial da contabilidade.
Existem muitos erros de contabilidade que são mais cotidianos e costumam se repetir com alguma frequência nos mais diversos cenários corporativos.
Você pode imaginar que existem vários níveis de gravidade nos erros de contabilidade e este é um raciocínio correto.
Como no caso do cirurgião, ou do piloto, provavelmente eles também cometem pequenos erros cotidianos, com poucas ou nenhuma consequência, mas não deixam de ser erros e a origem dos pequenos e dos grandes erros são as mesmas, invariavelmente ligados a falta de conhecimento ou falta de atenção.
Falta de conhecimento não costuma ser o motivo da maior parte dos erros de contabilidade, pois normalmente a pessoa que chega ao nível de responsabilidade contábil em qualquer projeto, atestou seu conhecimento e sua capacidade técnica para lidar com aquela responsabilidade.
Na maior parte dos casos, o que se registra é uma série de erros ocasionados por falta de atenção e cuidado, o que é comum em casos que envolvem processos repetitivos, como lançamentos e registros, por exemplo.
Um certo nível de segurança extra costuma brotar da rotina executiva, e isto é um enorme portão escancarado para a ocorrência de diversos “pequenos erros”, até que a soma destes erros se torne um grande problema ou um grande erro isolado aconteça.
Relacionamos 10 erros de contabilidade um tanto óbvios, mas que estão na liderança dos erros cometidos por profissionais, empresas de contabilidade e empresários clientes.
1 – Não demonstrar ao cliente o verdadeiro potencial da contabilidade consultiva e gerencial
Um dos principais erros de contabilidade tem um caminho de duas vias.
De um lado, o empresário entende que contabilidade é essencialmente burocrática e executiva, responsável pelas anotações e escritas de sua empresa…
De outro lado a estrutura de contabilidade ou se enxerga assim e precisa reconstruir sua própria percepção de forma urgente, ou sabe que é muito mais que isto e se omite diante da ampliação de sua responsabilidade como consultora contábil com potencial de intervenção em decisões gerenciais.
Qualquer uma das situações (ou a soma das duas) dará ao projeto uma visão deturpada da contabilidade e de seu potencial transformador e de apoio ao processo de gestão do empreendimento.
Se o profissional de contabilidade percebe que a visão do empresário está atrasada quanto ao potencial da sua estrutura de contabilidade, é um dever do profissional demonstrar claramente o seu papel de responsabilidade vital no nível decisor da empresa.
Se acomodar numa posição executiva robótica pode parecer confortável, mas não se sustenta diante do primeiro embate competitivo em que a empresa estiver exposta, tendo que competir com uma concorrência muito melhor preparada e com perspectivas de curto, médio e longo prazos bem consolidadas e confiáveis.
Se você ainda tem dúvidas, vale à pena parar um pouco e estudar um pouco sobre como a contabilidade consultiva vem se desenvolvendo, se tornando indispensável e ocupando um espaço ao lado do poder decisor dos clientes.
Não estar antenado disto ou não demonstrar a todos os atores do cenário esta realidade é um dos maiores e primordiais erros de contabilidade que você pode cometer, seja empresário ou profissional de contabilidade.
2 – Não orientar e não praticar rigorosamente a separação das contas
Tudo começa com um pedido do empresário para que “deixe assim mesmo”, pois quando ele começou a empresa praticava um “caixa único” entre suas contas pessoais e da empresa.
Várias compras e outras operações foram realizadas em seu nome pessoal e normalmente muitos não se importam em continuar assim, até o evidente colapso contábil acontecer, onde os fluxos mais simples não fecharão e as contas estarão misturadas, flutuantes e voando soltas, sem uma adequação contábil e legal apropriada.
A contabilidade não guarda segredos, ela é, basicamente, a simplicidade e a transparência do que acontece numa empresa.
Na maior parte das vezes a simplicidade é tanta e a lógica é o único caminho, mas a mente ansiosa de alguns personagens entende que precisa complicar um pouco e aí acontecem outros importantes erros de contabilidade.
Que seja claro e cristalino como a mais absoluta lógica: a contabilidade pessoal e da empresa não se misturam, em nenhum momento, de nenhuma maneira, em nenhuma situação.
Você pode alegar que é um pedido do cliente e ele “que manda”.
Sim, muitos cedem a este argumento, não apenas com relação à separação das contas, mas em outras práticas contábeis também.
O importante é entender que, independente do cliente, da empresa, você é um profissional de contabilidade que assina sua responsabilidade diante das práticas contábeis e fiscais adotadas por aquela empresa e qualquer anomalia identificada e processada, refletirá não apenas em quem “mandou” fazer daquela forma, mas também de quem fez e aceitou a anormalidade como prática comum.
3 – Não estar conectado com a legislação
Se por acaso você não percebeu, você está num lugar chamado Brasil, um cenário de guerra no que se refere à legislação, onde a maioria está conectada com a fome arrecadatória de um estado pesado, caro, custoso, normalmente corrupto e incompetente, independente de quem esteja exercendo o poder.
Olhe em volta e perceba que todo o conjunto legal, em sua essência, está ligado ao processo de arrecadação.
Todos os registros que empresa, pessoas associadas e pessoas físicas precisam produzir envolvem um controle absoluto sobre toda e qualquer movimentação, de forma que o estado e seus agentes consigam sugar cada mínimo centavo proveniente da existência daquele negócio.
Acha exagerado?
Se você entende que nosso sistema legal que cuida do universo fiscal e tributário é justo, então provavelmente você está flutuando numa espécie de limbo entre a insensibilidade e o desconhecimento.
O problema não é apenas o conjunto de leis, mas sua constante mutação para criar ajustes aos interesses políticos do momento.
Nossa constituição sofre uma média de 50 a 70 alterações estruturais por ano, das quais uma metade é votada durante madrugadas ou votos simbólicos dos quais você nem fica sabendo.
Políticas de preços mudam a cada proximidade de eleições.
Legislação trabalhista é “adaptada” de acordo com a popularidade do líder da hora.
E por aí vai…
Independente de julgamentos, este é o cenário em que sua realidade acontece e o mais interessante é que ele é construído, alimentado e mantido por você, por mim, por todos nós, que somos os responsáveis por eleger as pessoas que lá são colocadas para nos representar.
Ocorre que um dos maiores erros que uma estrutura de contabilidade pode cometer é perder a conexão total e em tempo real com as constantes movimentações legais e procedimentos de controle estabelecidos nestas leis.
A maior parte destes tipos de erros são provenientes de uma espécie de autossuficiência e acomodação, quando o profissional acha que domina tudo, que tem tudo sob controle e não fica atento aos ajustes, muitas vezes pequenos, mas que são suficientes para causar uma incompatibilidade de informações ou procedimentos e isto gera ocorrências, como uma “malha fina”, por exemplo, que teria sido totalmente desnecessária, caso houvesse a atenção devida a tão delicado aspecto.
Multas, advertências, fiscalizações, uma série de consequências punitivas e custosas costumam se originar em pequenos descuidos e como todo mundo sabe, para a lei brasileira, até você provar que não é cavalo, já comeu meio Maracanã.
4 – Deixar de acompanhar a evolução e as soluções tecnológicas
Um dos mais graves erros de contabilidade é confiar na mesma forma de fazer as coisas sem considerar a evolução tecnológica e os avanços que ela proporciona.
Tecnologia é algo tão fascinante que sua evolução se retroalimenta e faz seu crescimento ser exponencial.
Quando você inventa o chip ele lhe proporciona inteligência, e de posse deste novo nível de inteligência você consegue desenvolver, dentre tantas coisas, um novo chip, mais poderoso, com maior capacidade de produzir inteligência, só que isto não dobra, isto se multiplica várias vezes em um único passo evolutivo, exponencialmente, em progressão aritmética.
Todo este conjunto de inteligência desenvolve sistemas de tráfego e controle da informação, que em essência, compõe o coração da contabilidade e da gestão.
Imagine uma Kombi participando de um GP de Fórmula 1…
Existem (ainda e por pouco tempo) algumas estruturas de contabilidade que se apegam ao tradicional, sem olhos para a inovação, afinal, se construíram assim, em cima do que havia e numa época onde a velocidade das inovações era 10% do que é hoje.
O sistema que você instala hoje será obsoleto amanhã e depois de amanhã ele será relíquia, isto se você não tiver uma solução de tratamento de informações e dados avançada, conectada com a inovação em tempo real, programado e preparado para se atualizar sozinho, independente da capacidade humana de acompanhar este fluxo, até porque, este tipo de controle já saiu do espectro da capacidade humana há muito tempo.
5 – Não orientar e praticar a emissão de notas fiscais e outros registros contábeis
Ainda conseguimos encontrar no comércio do dia-a-dia questionamentos do tipo “O senhor quer sua nota fiscal?”
Dentro desta corriqueira e cotidiana expressão se encerra uma filosofia, que por um lado pode ser apenas inocente e prática, quando o atendente entende que a maioria das pessoas, na maioria dos casos, sobretudo os mais convencionais, não fazem questão da NF e perguntam até por gentileza, mas mesmo assim, emitem o documento e, caso não haja o interesse do cliente, simplesmente o dispensam, jogam no lixo, mas cumprem sua obrigação de emitir a NF e consolidar o registro daquela operação.
Ocorre que também existe um grupo de pessoas que, como em muitos outros casos de nossa cultura, espera “levar vantagem em tudo” e no intuito de sonegar aquela informação que resultaria em tributação, se faz de desentendido e simplesmente não realiza a emissão, a ponto de só fazê-lo, quando o cliente formalmente pede.
É compreensível que num país que entrega muito pouco em troca de uma das maiores arrecadações do Planeta a vontade de sonegar seja muito maior do que numa nação onde as pessoas percebam o retorno sobre seu “investimento” forçado.
Ocorre que se você é um profissional de contabilidade cabe a você a compreensão de que a emissão de uma NF não é um ato opcional, mas obrigatório perante a lei que você se habilitou a seguir.
Claro, o empresário também deve ter este conhecimento e ele tem, mas as decisões dele não devem comprometer o seu conjunto ético e o que você aceita ou não é uma decisão exclusivamente sua.
Saiba também que em casos de omissões habituais, quando identificadas, fiscalizadas e comprovadas, em menos de 2% dos casos o profissional de contabilidade consegue se livrar de sanções e penalizações associadas à prática ilegal da empresa.
Nem tente alegar desconhecimento porque a legislação entende que “conhecer, saber” é a essência de seu trabalho e função como profissional de contabilidade e você será punido igualmente, pois como diz a legislação, “o desconhecimento da lei não desobriga o seu cumprimento”.
6 – Falhar no planejamento e execução do projeto tributário da empresa
Um dos erros de contabilidade que simplesmente não encontra a menor justificativa é aquele em que o profissional ou estrutura de contabilidade não atua de forma consultiva na construção de um planejamento tributário personalizado, inteligente e viável para o seu cliente.
Outro complicador nesta etapa é ter o planejamento, mesmo que não seja o melhor e simplesmente cometer erros em sua execução, como lançar em classificações equivocadas, suprimir lançamentos que aproveitem vantagens específicas, “esquecer” de cumprir prazos de informações e procedimentos, dentre tantos outros erros de contabilidade associados ao planejamento tributário.
Este é um daqueles erros de contabilidade que você pratica porque sua estrutura de contabilidade é primária, inoperante e desatualizada, tudo isto para amenizar a expressão “incompetente”, já que a correção criativa e executiva do planejamento tributário é um dos pontos fundamentais atribuídos à contabilidade.
7 – Errar lançamentos
Qualquer estrutura contábil, em qualquer porte, que atenda qualquer tipo de cliente, igualmente independente do porte e quantidade de operações, tem como prática normal executar dezenas, centenas, milhares de lançamentos de todos os tipos.
O avanço da tecnologia vem criando conexões cada vez mais diretas, instantâneas e completas entre todas as pontas de uma empresa.
Cada vez mais as informações de atendimento rapidamente se transformam em outras ferramentas de administração, como orçamentos, peças de negociação, de avaliação de disponibilidades de estoque, de preparação logística, antes mesmo de se consolidar como uma venda, por exemplo.
Quando a venda acontece e é assim formalizada, aquelas informações daquele percurso simplesmente mudam de status e se encaixam operacional e legalmente, consolidando aquelas informações de forma produtiva e aproveitável, sem a necessidade de lançamentos individuais em cada fase do processo.
Este é um dos motivos pelos quais a estrutura da empresa e sua parte contábil precisam estar plenamente conectados com a evolução tecnológica, que já amplia estas conexões diretamente com órgãos fiscalizadores e de registro por parte do governo, como a NF digital, por exemplo.
Ainda assim existem vários procedimentos dentro de uma estrutura contábil que complementam processos ou que são específicas e únicas e neste ponto estamos passíveis de erros de digitação, lançamentos que saem imperfeitos, normalmente decorrentes de falta de atenção objetiva e concentração na execução do processo.
Esta falta de concentração costuma ser muito mais frequente em tarefas que se tornam repetitivas e cotidianas.
A prática frequente transmite a sensação de naturalidade executiva, o que é bom, pois o treinamento aperfeiçoa, mas também pode ser negativa, porque a segurança abre as portas para os erros.
Um exemplo disto é que a maior parte dos erros registrados em contabilidade precisa ser verificado, pois a pessoa simplesmente não sabe que errou (o que é normal, não se erra de propósito).
Quando chega a informação de que algo deu errado, a correria se estabelece para identificar a origem, a ocorrência, o motivo e o responsável.
Em mais de 90% dos casos o motivo é falta de atenção ou autossuficiência.
8 – Não implementar e praticar uma gestão documental eficiente
Erros de contabilidade não envolvem apenas os procedimentos executivos, mas se estendem também aos controles.
Uma parte essencial ligada aos controles está em algo chamado tecnicamente de gestão documental.
A gestão documental envolve a forma como os documentos, controles e informações são tratados pelas empresas.
De que forma, com que cuidado e segurança as informações e documentos da empresa trafegam, são controlados e armazenados?
Qualquer auditoria minimamente eficiente analisa este como um dos primeiros aspectos relevantes de definição da qualidade daquela gestão e costuma utilizar esta avaliação como um indicador sobre a qualidade geral da contabilidade e da estrutura de gestão daquela empresa.
Não nos referimos apenas a armários e gavetas, com chave ou não, com acesso restrito ou não, mas a todo o conjunto de sigilo envolvido numa operação contábil e administrativa minimamente profissional.
Hoje temos elementos como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, que aplica pesadas sanções em diversas esferas por um simples vazamento de dados.
Quando uma fiscalização solicita documentos eles precisam estar organizados e disponíveis, de forma clara, sem levantar dúvidas ou percepções equivocadas por parte dos órgãos fiscalizadores.
Identificar problemas na agilidade de disponibilização de documentos pode resultar numa percepção, por parte dos órgãos, de que a empresa possui algo a esconder e isto pode resultar numa fiscalização mais apurada e até uma auditoria.
Independente desta questão, ter organização e controle sobre documentos e informações é essencial para o crescimento de uma empresa, pois se um corpo tem uma ferida e não trata antes de crescer, a tendência é que a ferida cresça junto e ganhe proporções incontroláveis.
9 – Não valorizar a integridade e confiabilidade de dados e relatórios
O controle é a chave de qualquer gestão de sucesso, pois é a informação que alimenta as decisões gerenciais e se estas informações não forem sólidas e confiáveis, então o campo decisor estará comprometido.
Tudo que se movimenta numa empresa precisa estar sob rigoroso controle e a contabilidade concentra a alma das informações relevantes de um empreendimento.
A qualidade de um relatório depende da qualidade de múltiplos fatores, como os lançamentos, a qualidade dos sistemas informatizados, os processos de manipulação de dados e a forma como eles são processados.
Um dos maiores erros de contabilidade é não cuidar da forma e modelo como os relatórios são produzidos e disponibilizados.
O primeiro passo envolve diretamente o gestor, que precisa entender os riscos em desprezar as informações sólidas da realidade e se embasar em “achômetro” para tomar suas decisões.
O restante está aos cuidados da contabilidade, que precisa compreender que não está ali para gerar guias de recolhimento e tratar de assuntos trabalhistas, mas para agir consultivamente, inclusive propondo novos controles, elaborando soluções de informação e espelhos da realidade absoluta na forma de relatórios inteligentes.
10 – Achar que sabe tudo o que precisa saber
A atividade contábil tende a ser percebida como composta por processos burocráticos, cartoriais e engessados.
Este é um erro importante, pois a contabilidade concentra os dados e informações que são resultado da realidade dos fatos, do cotidiano das empresas e isto é um oxigênio decisor.
Isto é mais ou menos como a criança que entende que 2+2=4 e que por isto já sabe matemática.
2+2 nunca deixará de ser quatro, mas a matemática é um universo complexo e lógico, em constante evolução, já que nosso conhecimento é limitado à nossa atual capacidade de compreensão.
Para quem pensa que matemática tem começo, meio e fim, cabe o exemplo do gênio astrofísico e matemático Stephen Hawking, que ao ser questionado sobre como conseguiu desvendar paradoxos e resolver cálculos impensáveis para comprovar suas teorias, se a matemática não oferecia aqueles recursos, simplesmente respondeu: “Eu criei um pouco mais de matemática”.
Nada é mais lógico que a matemática, o tijolo fundamental da lógica.
O universo é matemática.
Se a contabilidade é filha da matemática, porque então seria imune à evolução e já estaria completa?
Legislação muda a todo instante e isto provoca verdadeiras transformações operacionais e executivas na contabilidade.
Ter a dinâmica da evolução associada à atividade que exerce remete qualquer profissional, em qualquer segmento, a um estágio superior, um nível mais elevado de consciência, aquela onde as pessoas entendem que nunca sabem tudo o que precisam saber, mesmo que pareça suficiente, pois o suficiente de hoje é nada, logo ali adiante.
Erros de contabilidade são como flechas, que depois de lançadas vão cair em algum lugar e causar alguma consequência, em algum momento.
Maquiavel disse que “palavras são como flexas, depois de disparadas caem em algum lugar e provocam algum dano”.
Um exemplo lírico do que acontece quando não cuidamos atentamente daquilo que só existe para ser preciso.
Sua estrutura de contabilidade lança milhares de flexas todos os dias e todas elas precisam acertar alvos objetivos e únicos.
A metáfora das flexas é especialmente produtiva porque você consegue imaginar não apenas o estrago de um lançamento errado, mas o perigo e a responsabilidade de quem maneja o arco e as várias flexas.
Para o profissional de contabilidade é cabível a consciência do poder que está contido em cada simples lançamento que ele faz.
Para o empresário o exemplo das flexas deve provocar uma espécie de “frio na barriga” ao considerar o tamanho da responsabilidade confiada àquela estrutura contábil com a qual ele trabalha.
Sempre é tempo oportuno para questionar tudo em nossas vidas e no aspecto profissional não é diferente.
Se você é profissional contábil reveja, o tempo todo, os modelos técnicos que você aplica, o seu processo de inteligência profissional, se você enxerga o seu trabalho como seu negócio ou entende que não passa de uma atividade, um emprego, de onde você tira o seu sustento.
Seria primitivo demais entender que alguém trabalha apenas para ganhar seu sustento, já que o cachorro abandonado da praça, ganha seu sustento todos os dias, vive, se reproduz e não precisa do seu diferencial intelectual para viver e ter sucesso como ser vivo.
Você tem todo o resultado de milhões de anos de evolução na espécie mais avançada do Planeta e ainda assim, trabalha para conquistar seu sustento?
Seria deprimente!
Se você é empresário e entende que, se contratou uma estrutura contábil ou um profissional para atender esta necessidade, então você fez o seu papel e tudo está resolvido, então você tem sérios problemas de gestão.
O empresário é responsável fiel pelos erros do contador, mesmo que sejam erros comprovados, isto apenas ameniza o impacto das sanções, mas nunca isenta completamente a empresa e seu titular.
Por estes motivos, os erros de contabilidade nunca são erros de uma pessoa, de um escritório ou de uma empresa.
Erros de contabilidade são erros de todo o conjunto, já que a responsabilidade e as consequências sempre são compartilhadas.
“Que culpa tenho eu se o escritório de contabilidade que atende minha empresa contratou uma pessoa incompetente para um determinado posto?”
– Provavelmente sua gestão não se preocupou o suficiente para avaliar todas as pontas delicadas de influência nos resultados de seu negócio e se seu erro não é de direito, é de fato, pois você escolhe suas companhias, parcerias, amigos e fornecedores.
Pense nisto!