COMUNICAÇÃO CORPORATIVA. OS CAMINHOS MODERNOS DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Comunicação corporativa é a principal ferramenta de trabalho e desenvolvimento da atividade humana na face da Terra.

Por mais exagerada que pareça, pense um pouco e perceberá que esta afirmação é uma verdade absoluta.

Vamos considerar que vivemos num mundo predominantemente capitalista, formado por empresas de todos os tipos, entregando produtos e serviços dos mais diversos, em escalas que vão facilmente, do local ao globalizado.

Perceba que absolutamente nada acontece, em nenhuma destas empresas, sem que exista um fluxo de comunicação minimamente compatível, entre a empresa e o mercado e, mais importante, dentro da própria empresa.

Desnecessário ficarmos aqui mencionando a importância da comunicação para a evolução da humanidade, e até dos animais e outros seres, mas a comunicação corporativa deixa de ser uma forma de linguagem e compreensão, e passa a assumir a perspectiva de uma ferramenta indispensável, tanto na parte interna das empresas, organizando e executando seus fluxos, quanto na parte externa, em ligação com o mercado.

Precisamos entender a comunicação corporativa com este peso, de ativo indispensável, vital e prioritário para o sucesso de qualquer iniciativa empreendedora.

Vamos deixar clara esta importância e demonstrar como tudo pode ser melhorado a partir de uma comunicação corporativa sólida e consistente, e como tudo pode piorar se ela não acontecer.

Comunicação corporativa. O que faz deste ativo algo tão importante

Comunicação corporativa é o ambiente onde a informação empresarial trafega, nos mais diversos estágios de gestão e operação do negócio, e a qualidade deste ambiente de comunicação determina a qualidade de fluxo de dados relevantes para a concretização do processo empresarial.

Nada acontece sem uma comunicação de qualidade, e isto é cada vez mais definitivo, considerando nossa posição num mundo totalmente globalizado, conectado e digital.

Você pode entender que a comunicação corporativa é o ambiente que integra todos os processos de comunicação, interna e externa de uma empresa.

Estudos indicam que a maior parte dos problemas enfrentados pelas empresas está ligada, direta ou indiretamente, a falhas no processo de comunicação.

De alguma maneira, praticamente todos os problemas identificados nas empresas possui algum rastro atrelado à comunicação, mal-entendidos, ou mal-explicados que decorrem em distorções comprometedoras.

Isto não é um fato novo, vem de muito tempo e não faltam exemplos históricos deste tipo de anomalia frequente na atividade humana em geral, e não seria diferente no universo empresarial.

Existe uma dinâmica de grupo muito conhecida, apelidada de “telefone sem fio”, na qual os participantes são orientados a se posicionarem lado-a-lado, numa espécie de fila lateral.

O orientador fala uma determinada frase junto ao ouvido do primeiro participante, sem que ninguém mais ouça o que foi dito.

Este participante deve falar a mesma coisa no ouvido de quem está imediatamente ao seu lado e assim sucessivamente, onde uma pessoa passa o que compreendeu adiante, até chegar ao último da fila.

Quando isto acontece, cabe ao último que receber mensagem, informar, em voz alta, o que entendeu do que lhe foi transmitido.

Em 100% dos casos a mensagem é completamente diferente da original, dita ao ouvido do primeiro participante.

Isto acontece porque, a cada nova transmissão, alguém coloca algo diferente, porque interpretou a mensagem recebida com alguma mínima alteração, em princípio, insignificante, mas que a cada passada, recebe mais um equívoco e vai sendo distorcida, até se desfigurar completamente e chegar ao destino com um sentido muito distante do que havia sido disparado lá no início.

Este é um exemplo de como os erros se sucedem, de como é difícil entender uma mensagem, por mais simples que ela seja, e isto se comprova quando temos que fazer avançar esta compreensão para outras pessoas.

Todo mundo está convicto que entendeu, tomando posse não do que foi dito, mas do que esta pessoa compreendeu a respeito daquele tema.

A comunicação corporativa

Agora imagine toda esta realidade dentro de um ambiente profissional, com trocas constantes de informações relevantes, entre diversas pessoas de vários setores.

É um campo fértil para distorções e elas acontecem em grande número e na maior parte das vezes.

Estes distúrbios são a origem de problemas mais graves.

É muito comum que a maior parte dos problemas de uma empresa esteja associada a falhas de compreensão.

Se comunicar é algo cotidiano para nós, pois passamos a vida nos comunicando de alguma maneira, sempre falando, trocando mensagens e informações e no ambiente corporativo não é diferente.

Aquilo que fazemos em excesso nos dá a sensação de segurança quando fazemos.

Para a maior parte das pessoas, pilotar um avião é algo complexo e até impensável, pois não se domina a prática da tarefa, enquanto para o piloto profissional, aquilo é algo corriqueiro, pois ele o faz frequentemente.

Isto dá segurança ao piloto, a ponto de cometer alguns erros por excessos de confiança.

Com a nossa comunicação é exatamente a mesma coisa, pois as comunicações são deturpadas o tempo todo, milhares de vezes, todos os dias, dando origem a múltiplos erros, como consequência, de todas as gravidades, gerando verdadeiras cadeias de distorções.

Porque a comunicação é importante

“Quem controla a informação detém o poder”

Esta é uma afirmação aprimorada da grande citação de Francis Bacon (1561 – 1626), que dizia que “O conhecimento é um poder em si mesmo”, e isto é absolutamente verdadeiro.

Quem tem o controle da informação, invariavelmente, pode filtrar o conhecimento que é passado ao povo e isto formata um senso comum de compreensão das coisas, que é capaz de transformar o mundo, para o bem ou para o mal, de acordo com as intenções do controlador.

Vamos levar nossa mente até à Coréia do Norte, para um exercício de imaginação.

O princípio do controle que o regime comunista, ditatorial e centralizador é aplicado na política e cultura daquele povo, está fortemente atrelado ao tipo de informação que é distribuída.

Na Copa do Mundo de 2014, a maior parte das pessoas daquele país acreditava que a seleção da Alemanha era, na verdade, a seleção da Coréia do Norte e que eles tinham vencido o Brasil por 7X1.

Não é exagero, é notícia.

As autoridades daquele País fizeram com que pessoas narrassem o jogo atribuindo nomes locais aos atletas alemães, mesmo com biotipo completamente diferente.

As pessoas atribuem ao líder Kim Jong-un, uma verdadeira divindade, onde pessoas choram e se emocionam apenas por ouvir seu nome.

Toda a comunicação interna é restrita, tudo é vigiado e não existe um mínimo de liberdade de comunicação e informação.

Não é necessário usar a força, pois as pessoas não possuem o conhecimento necessário para contraditar, e mais que isto, por falta de conhecimento e formação para o livre pensamento, sequer sabem o que significa contraditar.

Os fragmentos de informação

A comunicação é feita de fragmentos de informações, que são passadas entre os interlocutores, sempre com uma intenção, de provocar alguma ação em prol de algum objetivo.

Se a comunicação é a arma mais poderosa do mundo, então a informação é a munição desta arma.

Uma informação distorcida tem o efeito de uma bala perdida, pois causará algum dano, alguma consequência, mais ou menos grave, mas sempre acontecerá.

Na comunicação corporativa o estrago que uma falha de interpretação pode causar pode ser determinante, até mesmo, para a continuidade do negócio.

É por isto que a comunicação passa a ser um item primordial de análise e regulação, já que é evidente o tamanho do impacto que este elemento possui até na sobrevivência do negócio.

A comunicação é carregada de “lascas” que se descolam do corpo principal da mensagem, que acontecem em função das interpretações particulares de pessoas que acessam esta informação e entendem de forma equivocada seu verdadeiro sentido.

Some isto a um idioma complexo como o português, cheio de nuanças, onde algumas palavras, escritas exatamente da mesma maneira, podem ter 3, 4, 5 significados diferentes.

Pessoas cada vez menos atentas, não exatamente por desinteresse, mas é que cada vez mais pessoas convivem com um número crescente de assuntos importantes (outros nem tanto, mas de interesse), que criam uma verdadeira confusão de conteúdos e prioridades, complicando ainda mais o cenário onde a informação trafega e é processada.

Todo este conjunto de situações criam as condições perfeitas para a proliferação do fungo da desinformação (ou informação equivocada), e este parasita se propaga de forma instantânea através de todo o conjunto da empresa, indo parar além de suas fronteiras e, muitas vezes, gerando distúrbios importantes em todo o mercado.

Como as empresas atacam o problema e buscam solução

Tudo no mundo tem exigido um nível cada vez maior de profissionalização e com a comunicação corporativa isto também tem evoluído.

No início foi meio catastrófico, porque os meios e veículos de comunicação receberam tecnologia, em alta velocidade e amplitude.

O que acontece com um organismo ferido que cresce sem que a ferida tenha sido tratada?

A resposta é de que a ferida cresce também, normalmente em proporções que inviabilizam a própria vida daquele organismo.

Com a comunicação corporativa aconteceu (e ainda acontece) exatamente a mesma coisa.

A chegada da internet, dos novos meios de comunicação e a alta velocidade com que tudo trafega através de todo o Planeta, e até mesmo, fora dele.

Tudo isto ampliou também o tamanho da “ferida”.

Muitos empreendimentos simplesmente sucumbiram pelo agravamento de seus problemas de comunicação.

Milhões de casos, todos os dias, de tarefas vitais que não foram cumpridas porque alguém esqueceu de avisar e, principalmente, porque alguém não entendeu direito.

Na evolução imposta pela situação, algumas empresas começaram a se preocupar objetivamente com o problema, já que era impossível de ignorar algo tão latente.

Aspectos muito simples passaram a ser cuidados de perto, quando se percebeu que a maior parte das distorções na comunicação corporativa acontecia devido a erros mínimos, quase insignificantes, que ecoavam e ganhavam amplitude no decorrer de sua proliferação.

Os primeiros passos no sentido de solucionar estas dificuldades causaram certa estranheza, como qualquer mudança, principalmente as que alterem hábitos consolidados na cultura humana.

Em cima do aprendizado construído a partir das tentativas, erros e aperfeiçoamentos aplicados pelas corporações que conseguiram aplacar e reduzir significativamente os problemas de comunicação corporativa, é possível desenhar um caminho básico, com algumas dicas do que é essencial num processo de comunicação, para que ele seja minimamente eficiente e reduza significativamente as distorções e problemas.

10 dicas para melhorar a comunicação corporativa em sua empresa

O objetivo não é apresentar fórmulas milagrosas (até porque, não existem), mas oferecer algum conhecimento a partir de projetos vencedores, que aplicaram alguns processos simples e básicos, que resultaram num impacto positivo muito expressivo no conjunto da sua comunicação corporativa.

1 – Tudo por escrito

Um erro humano fundamental é confiar na palavra solta ao ar, onde um processo importante está embasado numa orientação passada através da voz, sem nenhum registro físico, o caminho aberto para problemas não só de interpretação, mas de responsabilidade também, pois é difícil comprovar o que foi dito numa conversa entre algumas poucas pessoas.

Por isto, em muitas empresas é aplicada a política de que “só vale oficialmente o que estiver escrito” e com todos os recursos disponíveis hoje em dia, é possível utilizar ferramentas de comunicação práticas e eficientes, registrando pedidos e comunicações por escrito, o que resulta numa melhor informação (para escrever é preciso pensar e ordenar este pensamento de forma coerente), além de guardar os registros efetivos da comunicação para posterior análise e identificação de responsabilidades.

Neste cenário, quem sabe que o processo funciona assim, também sabe que precisa ser muito atento ao conteúdo apresentado, com responsabilidade, de forma a não sofrer sanções posteriores.

Manter atas e registros de reuniões, até mesmo as mais informais, estrutura uma comunicação corporativa robusta e confiável.

2 – Você entendeu? O que você entendeu?

Um exercício de diálogo que se aplica em muitos níveis da comunicação corporativa, é que após explicar determinado tema, o comunicador questiona às pessoas se elas compreenderam o que foi comunicado.

É uma tendência natural que a maioria diga que sim, que compreendeu.

Experimente provocar que, já que esta pessoa entendeu o que você disse, que ela explique o que compreendeu.

Será possível identificar uma série de distorções quanto ao que foi dito ali, corrigir esta compreensão, ajustando a situação em prevenção a problemas de comunicação que certamente aconteceriam.

3 – A responsabilidade pela compreensão da mensagem é sempre do emissor

Esqueça aquele papo comum de que “eu sou responsável pelo que digo, e não pelo que você compreende”.

Este é mais um dos absurdos técnicos relativos à comunicação que existem.

SEMPRE, em qualquer situação, cabe ao emissor da mensagem a responsabilidade em se certificar de que o que ele quis dizer foi o efetivamente entendido pelas pessoas que receberam a mensagem.

O exercício do item 2 é resultado da conscientização sobre esta responsabilidade.

Se o absurdo utilizado como exemplo fosse verdadeiro, alguém poderia dar uma recomendação em hebraico para ouvintes japoneses e exigir que todos entendessem sem questionamentos ou dúvidas.

A responsabilidade aplicada a cada personagem correto é a base de uma comunicação eficiente.

4 – Estabelecer padrões específicos para a comunicação corporativa

A empresa deve definir sua política de comunicação, de como ela deve acontecer, quais os procedimentos, onde ficam os registros, quem são os interessados que devem ser copiados em cada conjunto de transmissão, enfim, tudo o que diz respeito ao tráfego, controle e responsabilidade pela informação.

5 – Atualização constante de agendas e compromissos

Agendas corporativas devem se manter ativas e atualizadas, contando com os registros objetivos e rigorosamente claros sobre compromissos das pessoas, bem como os registros de tarefas, de forma a manter a conexão de utilização de tempo entre todos os personagens do processo.

6 – Estabelecer políticas de comunicação em múltiplas vias

Uma empresa deve criar e operacionalizar mecanismos para que a comunicação corporativa tenha múltiplas direções.

Uma informação passada precisa oferecer acessos para que as pessoas questionem, indaguem, deem feedbacks sobre o tema, de forma registrada, criando campos de discussão e evolução do tema, sem restringir ou omitir participação dos interessados.

7 – Transparência e clareza na comunicação

É fundamental que tudo seja o mais claro e objetivo possível, com total transparência, sem omissões desnecessárias, pois quanto mais visível e democrática é a comunicação, mais confiável e agregadora ela se torna.

O contrário também é verdadeiro, pois sinais de omissão, mentira, falta de transparência, tira totalmente a confiança em cima do processo de comunicação corporativa e isto é um passo certo em direção ao desastre avassalador, a ponto de inviabilizar o negócio.

8 – Desenvolver, aplicar e fazer valer a cultura organizacional

É básico que a empresa seja transparente também quando aos seus Valores, sua Missão, sua Visão de mercado e de futuro, sua Política de Qualidade e suas perspectivas de crescimento e envolvimento de todos os interessados no processo.

Determinar como as coisas acontecem dentro da empresa, o que é permitido, exigido e não aceito pelo conjunto da corporação e ter isto sempre em profunda evidência, é fator de educação corporativa, que resulta numa compreensão de direcionamento adequado para todos os agentes envolvidos.

9 – Integração e igualdade

Independente dos aspectos hierárquicos, naturais e necessários em qualquer empreendimento, as pessoas precisam se sentir incluídas e reconhecidas, seguras para se posicionarem e aptas a oferecerem o melhor de si, com a alma tranquila por estar numa operação justa e valorizadora.

Ser parte de um grupo não significa ser uma peça ou um elemento de quebra-cabeça, praticamente sem valor ou com limitação nesta valorização.

Manter as pessoas integradas, unidas e focadas no objetivo comum, reconhecendo o valor do grupo, mas também das individualidades, alimenta um espírito comum poderoso, o que funciona positivamente para a empresa.

10 – Justiça, moral e ética

Esta é a essência da existência humana produtiva, pois qualquer situação que promova a injustiça, assim como a cooptação para a prática de qualquer atitude imoral ou antiética, destrói o conjunto de integridade da empresa, de uma maneira definitiva e sem apelação.

Se a empresa é injusta, não respeita a moral e não pratica a ética, então a comunicação corporativa é o menor de seus problemas, e é preciso resolver sua filosofia existencial antes de pretender solucionar questões operacionais.

Comunicação corporativa de qualidade é um ativo indispensável para qualquer empreendimento de sucesso

Comunicação corporativa não é apenas mais um dos elementos envolvidos na construção e operação de uma empresa.

A comunicação corporativa é o oxigênio de tudo o que acontece na existência do empreendimento.

Tudo o que acontece dentro e fora da empresa precisa de uma linha de comunicação de qualidade, confiável, efetiva, ágil, adaptada às necessidades múltiplas relacionadas, e com potencial de compreensão universal, por todos os personagens, internos e externos.

Ao mesmo tempo em que é simples idealizar um processo de comunicação corporativa eficaz, é desafiador fazer com que ele funcione.

Basicamente, o determinante entre o sucesso e o fracasso de uma comunicação corporativa, são as pessoas.

Não importa o quanto você aperfeiçoe e implante sistemas e ferramentas inovadoras e transformadoras, pois se as pessoas não estiverem profundamente envolvidas, de forma positiva, na construção e manutenção de um sistema de comunicações na empresa (e fora dela), simplesmente não vai acontecer.

Por isto, o que todas as iniciativas de sucesso possuem em comum, é que a percepção de importância da comunicação corporativa é vista como CULTURA EMPRESARIAL, muito além de normas internas ou procedimentos padronizados de operação.

Comece aceitando a importância da comunicação dentro de seu empreendimento, passe à prática das políticas que você mesmo determina e trabalhe para que a comunicação corporativa vire uma cultura natural de sua empresa, inquestionável, que é responsabilidade de cada personagem envolvido, e como tal, deve ser cuidada e protegida, já que o sucesso do empreendimento e de cada um ali presente, depende fundamentalmente de uma comunicação corporativa adequada e de qualidade.