AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS. TECNOLOGIA A SERVIÇO DA EVOLUÇÃO HUMANA

Automatização de processos é uma solução que chegou com a tecnologia ao universo corporativo e cada vez mais faz a diferença na construção de diferenciais competitivos, dando agilidade, eficiência, precisão e qualidade na realização de tarefas que podem ser programáticas.

É errado entender, de forma engessada, que a chegada da tecnologia às empresas, com a automatização de processos, esteja oprimindo a ação humana no trabalho e que pessoas são demitidas ou perdem espaço para máquinas e sistemas.

Isto não é verdade.

A tecnologia chegou à medicina (ainda bem) e os médicos não pararam de operar, apenas fazem isto com mais precisão e eficiência.

No mundo corporativo o exemplo se encaixa bem.

Nas empresas a tecnologia traz mais eficiência, segurança operacional e desobriga as pessoas à execução de processos padronizados e repetitivos, algo que não condiz com o principal potencial que as pessoas oferecem: criatividade.

Criatividade é a semente da Inovação, que é o maior diferencial competitivo do presente e do futuro e a automatização de processos liberta pessoas para praticar o que de melhor se pode esperar delas, o potencial de criatividade, de produzir ideias inovadoras e de aprender sempre.

Automatização de processos é a sintonia de tecnologia, infraestrutura e pessoas

Automatização de processos cria condições de liberdade para a proliferação do talento humano, que é o único fator insubstituível em qualquer organização.

Tarefas operacionais possuem o poder de desviar profissionais qualificados de posições mais estimulantes dentro dos empreendimentos.

Pessoas que poderiam estar proliferando talentos e focando em inovação são centradas em processos mecânicos e repetitivos, o que se torna desmotivador e atrofia o potencial criativo da equipe, ao menos da parte que está encarregada destas rotinas programáticas.

O que consola é que isto tem sido notado por empresas que estão no topo da cadeia empresarial e evolutiva dos negócios e a tecnologia tem sido muito relevante nisto.

90% de toda a evolução tecnológica da humanidade se deu nas últimas 3 décadas, em razão exponencial, pois quanto mais a tecnologia evolui, mais tecnologia ela produz, num ciclo assombroso de novas ideias, recursos e soluções.

Um dos campos onde este aporte tecnológico tem sido mais sentido é no controle e processamento da informação e quem controla a informação detém o poder, já dizia Francis Bacon.

Processos programáticos e de rotina, não importa a complexidade, estão sendo realizados por sistemas e equipamentos, o que possibilita a liberação do potencial humano para aquilo onde ele realmente faz diferença, a criatividade que alimenta a inovação.

Não se trata apenas de liberar o capital humano, o que, por si só, já é uma conquista relevante, mas processos sistêmicos sempre responderão melhor a mecanismos igualmente sistêmicos, como no caso, os sistemas de automatização.

Sistemas podem ser programados e as margens de erro praticamente inexistem, o que garante precisão às tarefas e você elimina a necessidade de retrabalho, algo relativamente comum em atividades humanas, que por vários fatores, dispersam em concentração ou padrão, gerando falhas.

Você programa equipamentos e sistemas e eles realizam o esperado, o programado e as pessoas se libertam para darem o melhor e mais valioso de si, que é a capacidade de inovar e encontrar novas soluções.

A automatização de processos transfere pessoas para onde elas devem estar, que são zonas mais desafiadoras à criatividade, o que não costuma ser repetitivo e rotineiro, já que a criatividade brota onde o inusitado é permitido.

Todo o conjunto de desempenho de sua empresa sai fortalecido, tanto em eficiência quanto em produtividade quando você adota uma cultura de automatização de processos, por um motivo muito simples: você coloca os elementos em seus devidos lugares, tanto pessoas quanto sistemas e máquinas.

Um dos primeiros e mais sensíveis impactos se dá no estado geral de ânimo das empresas, porque as pessoas se sentem muito mais motivadas, valorizadas e importantes, o que revigora toda a energia do empreendimento.

Do ponto de vista operacional, além da eficiência e do erro zero, com a programação automática dos processos, a empresa ganha em tempo de execução, maximização global de resultados, eliminação de falhas humanas e padronização, que também pode ser modificada, alterada ou evoluída, de acordo com as estratégias do empreendimento.

Todo o mecanismo de automatização de processos proporciona um elevado índice de confiabilidade nos processos, assim como sua usabilidade, já que quanto mais manual (humana) seja uma tarefa, mais difícil é apostar integralmente na sua qualidade de execução, o que não representa culpa específica de ninguém, já que a precisão absoluta não é uma característica associada ao comportamento humano.

A implantação de uma cultura transformadora e evolutiva nas empresas

A automatização de processos é uma implementação nas empresas de recursos que a tecnologia e o conhecimento oferecem, de forma inteligente, gerando qualidade eficiência e padrão elevado, dando espaço para a utilização do talento humano no desenvolvimento de inovação, o que é um diferencial indispensável no competitivo cenário do presente e, em especial, do futuro de curto e médio prazos.

De alguma forma já utilizamos vários tipos de automatização de processos em nosso cotidiano, como na aplicação de deliverys ou quando acionamos nossos sistemas remotos para ligar um ar condicionado ou aquecer a água da banheira, por exemplo.

Tudo começa com a construção de uma cultura de automatização de processos, que normalmente está associada a uma visão inovadora por parte da gestão do negócio.

Gestões mais conservadoras costumam demorar mais para decidir e isto afeta sua capacidade de inovação e transformação, algo que pode cobrar um preço elevado em médio prazo, quando a empresa perceber que o tempo de aplicar inovação ficou para trás e o desafio vai ficando cada vez maior com o tempo.

Quando a cultura de inovação está presente o olhar da direção já é naturalmente voltado para os recursos e soluções mais avançadas disponíveis para proporcionar sua melhor adequação ao desenvolvimento.

Normalmente este tipo de empreendimento já é focado na aquisição de softwares avançados (não necessariamente complexos) que já possibilitem aplicações intuitivas, chegando até ao nível da Inteligência Artificial, embora seja possível conseguir bons parâmetros de automatização de processos sem ir tão longe nas soluções tecnológicas, já que existem opções medianas em tecnologia que já proporcionam grandes saltos evolutivos às empresas.

Tudo começa de maneira muito simples, pois a simplicidade costuma estar associada à inteligência, já que mecanismos e soluções mais complexos demandam mais tempo, recursos e envolvimento para funcionar, e como diz o ditado, “o ótimo é o maior inimigo do bom.”

As pessoas perseguem o ótimo e esquecem de fazer o bom e o resultado é sempre ruim, por consequência.

O melhor a fazer é lidar com soluções de tecnologia que se adaptem melhor à realidade do empreendimento, possibilitando passos evolutivos em direção ao ideal, pois isto facilita a implantação da cultura em todas as esferas da empresa, o que costuma ser um tanto complexo em empreendimentos que se sentem atrasados nesta implementação e se dão conta de que precisam de pressa para consolidar esta evolução.

Obviamente todo o sucesso de um projeto como este está ligado à capacidade da empresa de mobilizar as pessoas nesta direção.

Não se trata de algo que funcione “de cima para baixo” e os resultados são muito melhores quando a aplicação é horizontal e envolvente.

Compreensão é a primeira etapa numa evolução deste porte, por isto educação é fundamental e isto envolve treinamento focado em aprendizado, global e específico.

O objetivo global da empresa é proporcionar capacitação às pessoas envolvidas, de preferência, na mesma medida em que a implantação é aplicada.

Normalmente, a educação associada à implantação é muito mais inteligente, porque a melhor forma de aprender a fazer é fazendo.

Todo o processo de aprendizado em paralelo com a implantação torna todo o conjunto de transferência de conhecimento muito mais intuitivo e funcional.

Esta etapa é a base de construção de conhecimento, suficiente para assegurar ao time as condições para operação dos sistemas e as habilidades para promover a sua própria transformação dentro da nova cultura, com total propriedade.

Note que utilizamos a expressão CULTURA, pois isto faz toda a diferença.

Somente através de uma cultura empresarial é possível gerar bom nível de conscientização, o que é necessário para o sucesso da empreitada, pois sem a absorção completa da metodologia e envolvimento profundo das pessoas, tudo fica muito mais difícil.

Monitorar o desenvolvimento da implantação da automatização de processos também é um princípio fundamental no sucesso da operação, já que monitorar os indicadores de evolução asseguram a qualidade de cada etapa, em cada setor ou segmento, bem como aponta anomalias e problemas críticos, suas origens e a gestão pode atuar na solução e melhoria contínua.

Os controles também são motivadores da implementação, pois é possível perceber a melhoria visualmente.

Em qualquer processo de mudança cultural dentro de uma empresa é preciso proporcionar o maior suporte possível, em todos os aspectos, principalmente os técnicos, evitando animosidades com os novos métodos, algo comum quando movido por desconhecimento e desinformação.

Cabe à empresa proporcionar canais diretos e permanentes para tirar dúvidas, apoiar operações e garantir que tudo funcione e que as pessoas compreendam a importância deste novo processo.

O caminho é definir responsáveis pela proliferação dos novos conhecimentos e manter rigoroso controle na eficiência desta tarefa e por óbvio, estas pessoas precisam dominar toda a estratégia, bem como o funcionamento das tecnologias e equipamentos.

Os objetivos da automatização de processos

Já abordamos o objetivo principal, que é a liberação do ativo humano para que ele se dedique ao que possui de melhor, que é proliferar criatividade e inovação e isto se torna quase impossível quando pessoas estão executando tarefas operacionais, repetitivas e padronizadas.

A consequência desta implantação reflete diretamente em resultados, pois modifica essencialmente toda a política de gestão da empresa e por isto é visto como uma mudança cultural.

Tudo isto revigora a empresa, abastecendo o conjunto com competitividade, eficiência e reflete numa percepção de valor por parte do cliente.

Outro benefício direto da automatização de processos é o de aprimorar o fluxo de trabalho em toda a organização.

Ocorre uma imediata redução de custos, de tempo operacional, de desperdícios, de erros operacionais e falhas executivas, o que faz melhorar sensivelmente a produtividade em todas as pontas.

Praticamente todas as tarefas de uma empresa podem ser automatizadas através de softwares, sistemas e gestão adequados.

Podemos dar um exemplo cotidiano relativamente comum, num processo de compras, onde a execução manual precisa que pessoas negociem com fornecedores, normalmente por telefone ou email, dependendo de análises e retornos de terceiros, buscando aprovações de orçamentos e entregas, encontrar localizações de registros, centros de custos, burocracia e vários outros processos envolvidos até a efetivação da compra.

Agora imagine que todas estas tarefas estejam pré-definidas, programadas num sistema inteligente, automatizado e lógico, que cumpre todas as etapas através de conexões em tempo real com outros sistemas dos fornecedores, onde todos os critérios de negociação já definidos são avaliados instantaneamente.

Imagine que o lançamento do pedido, normalmente realizado pelo próprio cliente, dispare todo o sistema de análise das condições do negócio, de crédito, de disponibilidade de estoque, de logística de entrega, de pagamento, de consolidação do negócio e em poucos segundos, já determine o prazo em que o cliente receberá o produto em seu endereço.

Tente imaginar também que o único envolvimento humano em todo este processo aconteceu na programação dos parâmetros do sistema e praticamente em nenhuma outra etapa, se resumindo apenas ao controle de todo o processo através de indicadores confiáveis e precisos de identificação de anomalias.

Os caminhos para entrar nesta evolução

O melhor de tudo é que as tecnologias e ferramentas de automatização de processos já existem e estão disponíveis no mercado de forma bastante acessível em relação custo/benefício e estão preparadas para solucionar a necessidade da maioria dos segmentos e portes de empresas.

A cultura empresarial que resulta na automatização de processos é conhecida como BPM (Business Process Management) Ou Gerenciamento de Processos em Negócios.

Os sistemas que executam esta tarefa tecnológica são conhecidos como BPMS (Business Process Management System).

A empresa é considerada evoluída quando pratica esta cultura, pois está conectada com o desenvolvimento, evolução e melhoria contínua.

Todo o conjunto de automatização de processos acaba revelando um espelho claro sobre as características de cada tarefa, o que permite melhoria constante, já que tudo está em permanente análise, tanto do próprio sistema, quanto das pessoas que controlam e gerenciam tudo.

Na cultura de gestão de processos a automatização de processos aparece em 3 etapas relevantes:

• Implementação: desde a definição de responsáveis globais e setoriais, passando pela documentação, como formulários de percurso, por exemplo é feita uma modelagem de cada instrumento e etapa, bem como o treinamento objetivo das pessoas que implementam o processo, visando não apenas a execução, mas a compreensão funcional de tudo, para gerar engajamento e comprometimento;
• Implantação e execução: momento em que se coloca os processos em funcionamento, implementando o mapeamento e disparando a execução;
• Monitoramento: esta etapa envolve o controle, onde toda a execução é monitorada através de acompanhamento, tanto funcional quanto de indicadores de metas, o que é facilitado pelo software, que normalmente já possui programação de controles, que disparam alertas diante de eventuais anomalias, facilitando a correção.

Existem até padrões para a execução de tarefas que orientam toda a preparação antecipada da estratégia, conhecidas como “AS IS” que é um processo que determina o que pode ser melhorado e o “TO BE” que determina como se quer e se pode estar após a implementação.

Este conjunto de caminhos está fortemente conectado aos objetivos e realidade de cada empresa, por isto deve ser personalizado.

Com estes recursos e conhecimento o gestor consegue realizar uma ótima avaliação em tempo real da automatização de processos.

Como funciona um BPMS para automatização de processos:

Um sistema BPMS é desenvolvido exatamente para gerar a automatização de processos em toda a sua amplitude, ou seja: de ponta-a-ponta.

Um sistema deste tipo já costuma ser disponibilizado através da nuvem e permite mapeamento e modelagem dos processos, além de preparar este conjunto para a operação executiva por parte das pessoas, além de apresentar caminhos para aprimoramento e eficiência de toda a estratégia.

Um bom sistema gera um fluxo de trabalho inteligente, exposto em fluxograma simples, de fácil compreensão para todos os envolvidos, o que permite a colocação em prática do fluxo com muita facilidade.

A diferença entre RPA e BPMS:

É provável que você já conheça o RPA (Robotic Process Automation) ou Automação Robótica de Processos, que é um método de automatização de tarefas.

Num sistema deste tipo alguns robôs (algoritmos programados) determinam a sequência de comandos que uma pessoa executaria e através de inteligência artificial aprende a repetir estes processos.

Vemos isto com frequência em ferramentas de comunicação automática, como chatbots e outros que realizam cálculos matemáticos.

BPMS é muito mais amplo, pois não foca nas tarefas, mas nos processos completos.

O RPA, portanto, costuma ser uma ferramenta de apoio ao BPMS, pois ele executa tarefas que são determinadas pelo BPMS em sua estratégia global de automatização de processos.

5 passos fundamentais de mapeamento de processos que serão automatizados

A automatização de processos já é um processo lógico e tem suas etapas fundamentais que precisam ser cumpridas, independente da amplitude do projeto ou tamanho da empresa.

1 – Mapeamento organizacional:

O objetivo é conseguir uma visão sistêmica do conjunto executivo e operacional, onde muitas empresas ainda não evoluíram e é preciso entender que a automatização de processos é uma estratégia para empresas que já possuem algum conhecimento e prática de algum modelo de gestão.

O mapeamento identificará gargalos, duplicidades operacionais ou outros processos que são inúteis e não agregam valor.

Feito o levantamento é necessário determinar quais e quantos processos serão automatizados, considerando sua importância e o nível de eficiência que a automatização proporcionará, eliminando fragilidades e desperdícios.

2 – Avaliação dos processos escolhidos:

Cada processo precisa ser avaliado, considerando a relação de investimento envolvida, se os resultados são compensatórios (normalmente são) e o projeto deve considerar a implementação por etapas, sempre que o processo for amplo e complexo.

3 – Cronograma de implantação:

Todas as expectativas de toda a equipe envolvida (normalmente todo mundo) devem ser consideradas pelo cronograma, sem deixar de respeitar as possibilidades, pois não adianta querer que tudo funcione instantaneamente, já que mágica não existe e tudo demanda tempo, esforço e recursos.

Outro aspecto importante a ser considerado no cronograma são os pontos de intersecção entre outros processos, para que não aconteçam rupturas operacionais não previstas.

O cronograma também deve considerar períodos de testes para a aplicação, revelando falhas potenciais e estratégias de minimização de problemas.

4 – Programas de treinamento:

A transferência do conhecimento envolvido no projeto de automatização de processos precisa ser efetiva e abrangente e isto se consegue através de um programa específico de treinamentos.

Esta etapa gera muita economia na implantação, já que diminui a ocorrência de erros e paradas necessárias para ensinar a fazer, explicar mecanismos e desenvolver cultura.

A falta de treinamento e capacitação é responsável por mais da metade das frustrações na implantação destas estratégias.

5 – Controle total:

O que não é medido está à deriva (Falconi), por isto é necessário criar, desenvolver, manter e evoluir uma estratégia de controle total sobre todas as etapas do projeto.

Os controles são conjuntos de indicadores prévios, oriundos da estratégia e seu planejamento, que vão apontar o nível de normalidade em todas as etapas e setores, apontando também eventuais anomalias localizadas no processo.

O que demonstra que sua empresa precisa desta evolução

O princípio é que toda empresa precisa, e claro que em algumas, a transformação gera um impacto maior, mas sempre é positivo em qualquer situação.

O objetivo é ganhar qualidade com a diminuição das falhas e os sintomas que apontam conjuntos importantes de problemas são os seguintes…

• Ruídos de comunicação: imagine que o setor de compras enviou o pedido de aprovação do orçamento e nada aconteceu e sequer a resposta ele recebeu, pois isto já representa uma certeza de que há imperfeições nos processos envolvidos neste fluxo, algo que jamais aconteceria se a automatização de processos estivesse acontecendo;
• Ações divergentes da estratégia: o principal objetivo do BPM é alinhar toda a estratégia da empresa, nos mínimos detalhes, pois os passos estratégicos são programados no sistema que orienta e controla sua execução, impedindo que ações sejam dispersas dos objetivos determinados;
• Falta de padronização nos processos: o caminho para as anomalias é exatamente a falta de padrão e quando a empresa apresenta falhas, desperdícios e retrabalho, fica evidente a necessidade de uma solução que resolva efetivamente o problema e um BPMS oferece a organização das tarefas relativas aos processos, estabelecendo padrões, o que expõe as falhas e possibilita padronização do que dá certo;
• Dificuldade de identificar as anomalias e problemas: quando cai a produtividade e isto se reflete nos resultados, sendo que o gestor não consegue identificar o motivo, então algo está à deriva e a automatização de processos não permite que isto aconteça;
• Falta de embasamento e convicção na tomada de decisões: quanto mais o “feeling” é elemento de decisão, mais complicada está sua estrutura decisória e isto diminui expressivamente seu potencial competitivo, algo que não ocorre quando um BPMS é aplicado e organiza as informações de maneira inteligente, apoiando com consistência na tomada de decisões.

As reais vantagens competitivas da automatização de processos

Quando uma empresa decide pela automatização de processos a transformação começa, porque a própria cultura da empresa em busca da organização já oxigena a estrutura existente e a energia da transformação começa a controlar mentes e ações.

Alguns diferenciais que são incorporados ao negócio, quando é aplicada a automatização de processos são de vital relevância no enfrentamento dos desafios que o mercado moderno e futuro impõe e a empresa se consolida em determinados campos que, sem a solução, no mínimo, gastaria muito mais esforço, tempo, energia e recursos para superar, algo que talvez as empresas modernas não possuam em abundância…

Redução de custos:

A automatização de processos impacta diretamente na redução de custos, pois a compreensão de toda a operação, em seus mínimos detalhes, evidencia canais de evasão de recursos que não são identificados na gestão puramente sensitiva, possibilitando que estes pontos de vazamentos sejam corrigidos e eliminados, enxugando os custos, algo sentido imediatamente após a adoção desta solução e que aumenta gradativamente conforme a cultura vai se estabelecendo.

Padronização da operação:

Nem toda a padronização é boa, mas a que é proporcionada pela automatização de processos é essencial, já que determina qual a melhor maneira de executar tarefas, padronizando o que funciona, permitindo um conceito de melhoria contínua, o que é vital na busca da excelência.

Controle de desempenho:

Um sistema de automatização de processos resulta numa possibilidade de gestão do desempenho de processos e pessoas, de todos os atores da operação, humanos ou de infraestrutura, permitindo remodelagem de atitudes e aplicação de técnicas e soluções de desenvolvimento estrutural e humano.

Agilidade operacional:

A operação parece dar um salto positivo quando é submetida à automatização de processos, diminuindo ciclos produtivos, eliminando processos repetitivos totalmente desnecessários, economizando tempo entre as atividades.

Tudo resulta em aumento de eficiência e da velocidade como as soluções são apresentadas, o que é sentido no conjunto geral de entrega das expectativas do mercado, refletindo também nos resultados.

Multiplicidade de interações:

A automatização de processos também resulta numa conexão profunda entre todos os setores e pessoas da empresa, já que está disponível, na forma de ferramenta, em dispositivos móveis, portais de internet, centros de e-mails corporativos, sistemas em geral, aprimorando a transferência instantânea e estratégica da informação, com fluxos positivos de comunicação, dando agilidade e dinâmica a todo o conjunto.

Acessibilidade às tarefas:

Todo o processo está visível a todos os envolvidos, gestores e operadores conseguem visualizar, com precisão e transparência, tudo o que está sendo feito em cada atividade determinada pela estratégia, através do BPMS.

Tudo em tempo real.

Responsáveis e envolvidos, bem como os detalhes de cada tarefa, são direcionados aos canais e pessoas certas, sempre com o acompanhamento objetivo e instantâneo, sem permitir dúvidas.

Definição clara de prioridades:

Com tudo visível e mais claramente compreendido é muito mais fácil determinar o ranking de prioridades dentre as atividades que precisam ser executadas, onde todo mundo consegue ter esta visão, inclusive com a possibilidade de pausar ou bloquear tarefas de prioridade mais baixa, a critério da estratégia.

Isto concentra o foco no que é relevante evitando dispersões de energia e atenção em algo não tão importante naquele momento.

Rastreabilidade dos processos:

Melhoram as condições de rastrear os processos, pois cada vez que um processo é executado são deixados registros no BPMS, sobre quem executou, de que maneira, em quanto tempo, dificuldades, observações, resultados, tudo fica exposto e visível.

Tudo possibilita uma gestão mais eficiente e eventuais auditorias também são facilitadas, facilitando tudo para empresa e envolvidos.

Integração com sistemas:

O BPMS tem a possibilidade de se integrar a todos os demais sistemas da empresa, desde os sistemas de compras, RH, marketing, gestão de fornecedores, estoques, assim como os sistemas externos, como da Receita Federal, Correios e outros, o que automatiza todas as pontas relativas à operação e execução.

Os bancos de dados também são desenvolvidos de forma a permitir integração com outros sistemas de informação em comum, o que amplia a competitividade através da inteligência.

Automatização de processos. Você acabou de descobrir que não pode viver sem isto

Automatização de processos é uma realidade atual e mais ainda no futuro, algo que independe de sua vontade ou escolha, pois se esta nova tendência não está acontecendo ainda em sua empresa, saiba que ela já está acontecendo nas outras, cada vez mais, incluindo seus concorrentes e será com isto que você terá que competir, cada vez mais, daqui para a frente.

Automatização de processos é vital, imprescindível e será só questão de tempo para que esta realidade se torne cada vez mais dura para quem resiste, chegando ao ponto de inviabilizar negócios por perda de competitividade, resultante da falta de agilidade nas soluções e perda evidente de qualidade de produto e de relacionamento com o mercado.

A otimização de processos resultante de sua automatização é um avanço poderoso, com real poder de transformação direta de resultados, e a sua não adoção deixa rastros tristes de perda de mercado, levando negócios a desaparecerem, algo que certamente ninguém deseja.