AUDITORIA. UM PROCESSO QUE DEVE SER CONTÍNUO, INDEPENDENTE E VERDADEIRO

Auditoria é aquele tipo de palavra que mexe com nossas mais profundas emoções, pois ela dá aquele ar de rigor, de olhar mais profundo, de análise independente e objetiva de algo.

Auditoria é uma expressão de origem latina, vindo de audire e foi inicialmente adaptada pelos ingleses, pois foram os primeiros a adotarem o hábito de “auditar”.

Como dominavam a navegação passaram a sentir a necessidade de controlar melhor o tráfego de mercadorias provenientes de suas navegações, colônias e operações globais.

Nesta época se encontram os primeiros registros de controle de fluxo e movimentação, ao que se atribui o nascimento histórico do conceito de auditoria, rotulando a tecnologia contábil deste tipo de revisão como auditing, o que obviamente ficou mais abrangente com o tempo.

A auditoria vai além da contabilidade e é considerado um elemento de controle superior, que analisa a própria análise e seus métodos, que confirma o que os procedimentos normais de apuração apontam e dão transparência e confiabilidade aos controles que emanam de negócios de todos os tipos.

Uma auditoria tanto avalia os resultados quanto os métodos e pode determinar a mudança de processos em prol da confiabilidade das informações.

Auditoria. O que é e para que serve

Auditoria é, em essência, uma prática gerencial que se conecta com responsabilidade administrativa, o que faz dela um dos mais conceituados instrumentos de compliance.

Quando nos referimos à auditoria estamos falando de escrutinar, analisar, recalcular, aprofundar vistas sobre rotinas, procedimentos e resultados de operações, setores, departamentos e empresas.

O objetivo fundamental de uma auditoria pousa seu olhar sobre as operações contábeis, mas não são apenas elas que são expostas em processos auditados.

Uma anomalia identificada através de uma auditoria realizada na contabilidade, por exemplo, pode apontar uma origem num processo administrativo falho e o auditor tende a orientar a mudança do processo, sua adaptação, substituição e, em alguns casos mais extremos, até a mudança da pessoa encarregada por aquela ação.

Uma auditoria se baseia numa análise detalhada de relatórios e documentos, sempre contrastando fontes, o que determina a credibilidade dos dados e informações.

Em outras palavras, seguindo procedimentos lógicos, se este documento apresenta determinado resultado e este resultado é transferido para outro documento, que agrega outros resultados também auditados, o resultado geral do documento principal é considerado válido e recebe a aprovação da auditoria.

Obviamente, neste processo as microanálises apontam eventuais imperfeições nas origens de dados, o que desaprova todo o restante dos documentos que contenham aquela informação imperfeita identificada.

Documentos, registros, notas, demonstrativos, balanços e todo aquele conjunto de recheio de travesseiros contábeis que as empresas vivem mergulhadas são devassados em busca de imperfeições.

Em tese é uma atividade como outra qualquer, mas convenhamos, a sensação de “bafo na nuca” não costuma ser considerada agradável pela maioria.

Lembra daquele professor chato andando em silencio entre os corredores da sala durante a realização da prova de matemática?

Empresas de todos os tamanhos…

Se engana quem pensa que auditoria é algo afeto apenas às grandes empresas, já que empresas de todos os portes estão sujeitas à ocorrência do processo, basta haver necessidade.

Nos casos das grandes empresas, as auditorias chegam a ser processos legais obrigatórios, pois costumam envolver múltiplos interesses, desde sócios até acionistas, dependendo do tipo de empreendimento e sua classificação diante do mercado e da lei.

Empresas de médio porte também, pelos mesmos motivos (embora numa escala menor de exigência), costumam realizar auditorias periódicas na busca de anomalias, pois sabemos que uma anomalia que perdura num processo contábil tende a se ampliar exponencialmente com o tempo.

Pequenas empresas são, em tese, mais fáceis de controlar, pois costumam envolver menos processos, mas não se engane, são muitos os casos em que são necessárias auditorias para avaliar as operações e processos, principalmente quando a empresa chega na hora de crescer e se expandir.

Tipos e variações

Uma auditoria deve oferecer precisão absoluta como resultado de suas análises.

Não existe resultado “mais ou menos” certo num relatório de auditoria.

Independente dos métodos adotados pelo auditor, o caminho é o mesmo.

Se determina quais os documentos e informações são relevantes na operação, se esmiuça os caminhos contábeis e se aplicam métodos técnicos e científicos de cruzamento de dados que devem “fechar” nos detalhes.

Entenda por “detalhes”, a minúcia dos centavos.

Uma diferença de 0,01 é uma diferença e, portanto, aponta um processo inexato o que deve provocar a revisão completa de todos os fatores associados àquela diferença, até que ela seja justificada, pois em contabilidade os icebergs também deixam apenas a menor parte de sua extensão à mostra.

Em todos os casos a auditoria tem por finalidade demonstrar a transparência e verdade das operações da empresa e a precisão é a chave para esta credibilidade.

Uma auditoria garante que os negócios são precisos, verídicos, coerentes, sem ocultações, distorções ou qualquer artifício de manipulação da realidade operacional e contábil do empreendimento.

Uma auditoria é uma certificação de segurança contábil a um determinado exercício para aquela determinada empresa, onde os auditores atestam que aquele empreendimento possui e merece credibilidade e confiabilidade em seus registros e informações, tudo atrelado à verdade dos números, o que tranquiliza quanto à eficiência dos processos, práticas éticas, de moralidade e nas práticas técnicas contábeis.

Os tipos de auditoria…

Primeiro é preciso entender que estamos falando mais especificamente sobre os conceitos de auditoria conectados com os aspectos de gestão empresarial e contábil dos empreendimentos, pois se formos levar à risca o que significa auditoria vamos nos deparar com várias possibilidades.

Se o seu filho chega em sua casa com algum indício de desorganização em seus processos de estudos e você resolve revisar profundamente como ele estuda, como estão seus materiais escolares, seus livros, seus métodos, o cumprimento de seus deveres, sua preparação para provas e compromissos, basicamente, você está realizando uma auditoria.

Se sua conta de água veio exageradamente cara e você não encontra uma explicação, passando a buscar motivos, possíveis vazamentos, analisa todo o percurso hidráulico de sua casa e avalia possibilidades de desperdício, também está realizando uma auditoria.

E assim os exemplos se sucedem, por isto chamamos à atenção para o viés gerencial e contábil deste conteúdo.

Auditoria interna…

A auditoria não precisa e não deve ser uma ferramenta utilizada apenas em casos de exigência legal ou redundante anomalia identificada.

Ao contrário do que muitos pensam, a auditoria deve ser um procedimento de apoio à gestão, que requer precisão de informações para apoiar suas decisões e a auditoria contribui para a confiança em mecanismos e processos que levam aos indicadores de apoio gerencial.

Por isto a auditoria interna é uma ferramenta de gestão usada de forma comum pela maioria das empresas que possuem padrões qualificados de gestão, independente do porte.

Auditoria externa…

A auditoria externa pode acontecer de duas maneiras: ou ela é contratada pela empresa ou é determinada pelos órgãos fiscalizadores e os motivos são diferentes.

Nas auditorias externas contratadas pela empresa, o motivo é a afinação precisa dos dados e processos, em trabalho executado por empresas de fora, sem nenhuma ligação com a estrutura a ser auditada, visando esclarecer dúvidas e dar clareza aos números e registros.

Nas auditorias externas determinadas por órgãos fiscalizatórios os procedimentos costumam ser os mesmos, mas normalmente são realizados por fiscais e técnicos ligados ao próprio órgão fiscalizador e isto costuma ser resultado de alguma inconsistência identificada em alguns dos milhares processos de declarações, verificações de rotina e análises cotidianas de prática comum destes órgãos.

É natural que em caso de identificação de alguma distorção em determinados dados informados, em contraste com outras fontes conexas que o órgão fiscalizador possui, a empresa seja inquirida a prestar mais informações sobre aquela anomalia e caso a explicação não seja considerada suficiente e satisfatória, o caso pode evoluir ao ponto de uma auditoria de amplo espectro.

De qualquer forma, qualquer auditoria externa que não seja realizada por técnicos de órgãos fiscalizadores, como no caso das auditorias independentes, a legislação determina que somente empresas e profissionais devidamente preparados e legalmente certificados pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) estejam aptos para tal tarefa.

Variações de objetivos das auditorias…

As auditorias possuem diversas variações que abrangem vários aspectos de gestão das empresas, mas todas possuem a mesma finalidade, que é identificar a condição e confiabilidade de processos, organização e resultados das atividades do empreendimento.

Auditoria financeira e contábil…

Normalmente este formato considera análises profundas sobre os documentos contábeis e se eles expressam e embasam adequadamente as demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, fluxo de caixa, resultados por períodos, dentre outros.

Este modelo realiza a análise dos processos e documentos, verificando se os registros são precisos e depois de executar esta validação, emitem relatórios sobre a saúde contábil do empreendimento.

Boa parte dos erros e falhas na gestão são identificados através deste tipo de auditoria e isto possibilita ajustar processos para eliminar a ocorrência ou permanência dos equívocos identificados.

Este modelo é determinante para o enquadramento dos processos da empresa aos padrões aceitos internacionalmente para a atividade e para adequação à legislação tributária.

A auditoria deste modelo também verifica a aplicação dos recursos de giro, capital e caixa da organização, e costuma estar comprometido com o cumprimento do que a lei determina para aquele momento financeiro da empresa, o que dificulta eventuais ações de desvios, normalmente relacionados a contas a pagar e receber e proporciona melhor supervisão ao controle interno do setor financeiro.

A diferença básica entre os dois modelos é que a auditoria contábil se conecta aos demonstrativos e sua qualidade, enquanto a financeira aponta o que é feito com os recursos que trafegam no sistema.

Auditoria de compliance…

Ao entender o significado genérico de auditoria você pode supor que toda auditoria é de compliance, mas não é bem assim…

Compliance se refere à conformidade com padrões e diretrizes e isto envolve todo um conjunto global onde a empresa insere sua existência executiva e operacional, incluindo a financeira.

Neste tipo de auditoria estão incluídos legislação, padrões regulatórios, decisões de supervisão, melhores práticas possíveis e uma série de outros paradigmas de gestão e controle, legalmente obrigatórios ou não.

Não possuir compliance significa que a empresa não está em conformidade confiável quanto à forma como trata seus processos e a construção de seus indicadores, mas também como permite que as coisas aconteçam internamente, as liberalidades que as pessoas possuem para manipular dados e processos, o que possibilita grande ambiente para ocorrência de violações de todos os tipos, tanto de regras, de forma intencional, quanto erros graves ou não, até quebra de códigos de conduta e fraudes.

Auditorias de compliance levam à construção de padrões de procedimentos e atividades diárias, ações e treinamentos constantes para melhoria contínua, de forma que exista sintonia perfeita entre toda a equipe sobre a forma correta de realizar as tarefas não apenas do ponto de vista técnico, mas legal, ético e moral.

Auditoria de sistemas…

Hoje estamos mergulhados num ambiente digital, que envolve elevada utilização de tecnologia e, invariavelmente, todos os registros de operações das empresas, em todos os seus setores, passam por mecanismos informatizados, num conjunto conhecido por TI (Tecnologia da Informação).

A auditoria de sistemas envolve a análise deste conjunto de ferramentas que processa as informações, pois obviamente a qualidade de seu funcionamento é o que garante que todo o restante de relatórios e informações sejam confiáveis.

Neste modo são avaliados os sistemas utilizados, os procedimentos de TI, a infraestrutura, as operações, o desempenho e a segurança com tudo que envolve tráfego, armazenamento e controle de dados daquela empresa.

Não se trata de avaliar apenas hardwares e softwares, mas também as formas de entradas de dados, processos, controles, documentação e integridade de tudo ali envolvido.

O universo da TI evolui muito mais rápido que todo o restante da atividade humana e isto requer um olhar objetivo deste tipo de auditoria associada à visão de gestão da empresa, pois embora as empresas tendam a se estabilizar com seus sistemas operacionais e seus métodos de lidar com a informação, será que eles são ainda os mais modernos, que não existem soluções mais eficientes, confiáveis e baratas surgindo naquele exato momento?

Auditoria operacional…

Profundamente conectada com a gestão, este tipo de auditoria analisa processos operacionais, a forma como os processos levam à entrega dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Aqui estão envolvidos o planejamento dos negócios, o modelo de gestão e seu desempenho e o que leva a estas análises é o controle de metas e objetivos em relação à sua realização, ou não.

O objetivo principal é que os gestores, de todos os níveis, possuam subsídios informativos que proporcionem melhora de desempenho na direção da eficiência, com preservação inteligente de recursos e evolução da capacidade organizacional.

Numa explicação prática, se realiza a avaliação da eficiência dos processos operacionais, se são executados de forma eficiente e sem violações, garantindo o padrão de qualidade da produção, determinando se cada etapa está em conformidade com o ciclo operacional global daquele departamento ou da empresa como um todo.

Auditoria fiscal e tributária…

Aqui estamos entrando no campo delicado onde tudo o que a empresa faz e fez gera as informações para os órgãos fiscalizadores governamentais em todas as esferas competentes, e por isto é desnecessário falar sobre sua complexidade, importância e delicadeza.

Não se trata apenas de avaliar apurações, mas procedimentos de recolhimentos, declarações, prazos, um verdadeiro inferno necessário.

Verificação de transmissão de dados dos speds fiscais, dados cadastrais próprios e de fornecedores compatíveis com os registrados nos órgãos de fiscalização, emissão e análise de notas fiscais quanto aos conteúdos, datas, tipos e modelos, se estão adequados às finalidades às quais se destinaram e toda a série de documentos envolvidos nestes processos das trevas.

Controlar os períodos de pagamentos dos impostos, os registros contábeis das operações, as informações tributárias e adequação aos sistemas tributários pertinentes, uma sequência de análises que você pode escolher de acordo com seu nível de pecado a ser redimido.

Dicas de preparação da sua empresa para a auditoria

Obviamente sua empresa não vai escapar de uma auditoria em algum momento e o melhor é que você adote a auditoria interna como prática periódica, para que seja possível ter convicção da qualidade de seus processos e procedimentos, pois se não for assim, suas decisões, baseadas em indicadores que podem estar comprometidos, também levarão a caminhos delicados que podem comprometer sua qualidade de gestão.

Planos de ação…

O plano de ação é uma ferramenta de gestão que qualquer empresa com padrão gerencial profissional já adota em todos os setores e ele indica o que é preciso fazer, o prazo para realização da tarefa, como ela deve ser executada, quem são os responsáveis, qual o padrão adotado para a realização, quanto custa, de onde vêm os recursos para aquela execução e os riscos envolvidos caso ela não seja realizada.

Quando uma empresa possui planos de ação setorizados e departamentais, além dos individuais, um processo de auditoria fica muito mais facilitado, pois boa parte das respostas procuradas já estão ali e são de prática comum.

Informação e transparência com a equipe…

As políticas da empresa, seus padrões e práticas devem ser sempre conhecidos por todos e expressos com transparência e verdade e isto é determinante para a credibilidade da empresa, o que já facilita qualquer processo de auditoria.

Não basta estabelecer padrões e gerar determinações, pois estaremos produzindo robôs ao invés de aproveitarmos o potencial humano.

Gestão à vista é a melhor forma de gerar envolvimento, onde todos compreendem como e porque aqueles padrões foram estabelecidos e inclusive, podem e devem participar destas construções, o que aumenta o engajamento.

Isto deve ser uma cultura da empresa e não apenas uma ação isolada em função de uma auditoria, o que dá um ar interno de maquiagem ou farsa.

Quando existe este nível de transparência existe a compreensão da importância no cumprimento adequado dos padrões de suas funções, bem como do desenvolvimento organizacional.

Uma auditoria reconhece estes fatores de desenvolvimento, evolução e transparência, o que torna todo o processo muito mais facilitado e amigável.

Auditorias setoriais…

Nem sempre a auditoria é ampla e completa e na maioria das vezes envolve apenas alguns setores específicos.

O correto é que toda a sua empresa seja levada aos mais altos padrões de excelência, mas obviamente os setores mais visados e importantes devem estar especialmente prontos para auditorias frequentes e completas, tanto internas quanto externas.

Processos internos padronizados…

Mapeamento e padronização colaboram em conjunto para a eficiência executiva e de controle e isto se torna altamente recomendado, não apenas para as fases de auditoria, mas como parte da cultura da empresa, por lógica e eficiência.

Normalmente, a parte documental é relevante, o que registra a forma como os processos acontecem e como as tarefas devem ser executadas.

Tudo isto melhora a operação geral da empresa e nos casos de auditoria, demonstra clareza e transparência na parte executiva das ações.

Auditoria deve ser uma ferramenta de gestão cultural de sua empresa

Auditoria não deve ser vista apenas como uma ferramenta de controle, mas como parte do principal conjunto de gestão de seu empreendimento.

Gerenciar é atingir metas e, portanto, gerenciar é eliminar as anomalias que impedem as metas de acontecer, o que faz com que sejam necessários indicadores para apresentar, em tempo real, o estágio de cumprimento (ou não) das metas.

Gerenciar, portanto, é monitorar indicadores e melhorar processos.

Tudo isto é componente da auditoria que você já faz todos os dias em seu empreendimento.

As auditorias técnicas, em todas as suas vertentes, se possuem uma imagem de algo contraditório para sua empresa, algo problemático, capaz de gerar ansiedade e inquietação, então o problema não é a auditoria, mas a forma como a gestão de sua empresa está acontecendo.

Se na iminência de uma auditoria o pânico toma conta de sua empresa, então sua empresa está com problemas muito maiores do que aquela auditoria, já que isto só tende a acontecer com quem está desorganizado ou com algo importante a esconder dos órgãos fiscalizatórios, ou pior, de si mesmo.

Contabilidade e auditoria não são inimigos do empresário, são peças indispensáveis em meio a uma realidade de um País complexo, cheio de deficiências técnicas e legais que precisam ser superadas e você tem a opção de mudar de país ou se adaptar à realidade existente e fazer as coisas como devem ser feitas e, neste caso, auditoria não lhe preocupa nem um pouco e até é motivo de orgulho para você e sua equipe gerencial, pela convicção de estar trabalhando direito e poder comprovar isto a quem quiser e interessar, a qualquer tempo.