MAPEAMENTO DE PROCESSOS. PORQUE ISTO É IMPORTANTE PARA SUA EMPRESA

Mapeamento de processos concentra o conjunto de planejamento e controle de todos os processos adotados pela empresa em seu portfólio gerencial, unificando numa ferramenta específica, os múltiplos processos que atuam em cada departamento.

Este conjunto torna mais visível e de melhor controle cada elemento de operação da empresa, permitindo analisar e aprofundar detalhes, identificar imperfeições, antecipar anomalias, controlar recursos e seus caminhos dentro da gestão e manter controle sobre tudo o que realmente acontece no cotidiano do empreendimento.

Basicamente estamos falando de um instrumento de organização de empresas e ele deve aparecer no processo antes até do nascimento do projeto, embora isto seja até incomum, também é possível aplicar este mapeamento a qualquer tempo, em momentos que são tecnicamente considerados como reestruturação das empresas.

A verdade é que, independente de como a empresa começou ou o estado de gestão em que se encontre, sempre é tempo de corrigir, aperfeiçoar, reestruturar e é neste contexto que o mapeamento de processos se torna imprescindível.

Com o mapeamento de processos você consegue manter a visão aguçada e organizada sobre os diversos processos do negócio e nós vamos abordar as características do mapeamento, os benefícios, os modelos e os caminhos para organizar um bom mapeamento.

Mapeamento de processos. O que é e quais os benefícios

Mapeamento de processos é um processo em si mesmo e sua constituição é basicamente a de um mapa que determina o fluxo dos processos que controla e nesta condição ele apresenta todos os caminhos que serão adotados em cada tarefa e projeto desenvolvido pela empresa, considerando a execução de cada um, a forma como ocorrerão, além de tudo que envolve aquele processo.

O primeiro objetivo do mapeamento é identificar a função de cada processo, possibilitando a visibilidade e controle de todos os movimentos, assim como as entradas, ocorrências, saídas, responsáveis e o conjunto de recursos movimentados em sua execução.

Existem vários benefícios decorrentes do mapeamento de processos, mas podemos destacar 5 que são determinantes, pois salientam e mantém em evidência sobre elementos que podem não estar tão evidentes na prática cotidiana.

Provavelmente, dentre todos os benefícios suportados pelo mapeamento de processos, o mais representativo seja a identificação de problemas, imperfeições e apontar oportunidades ainda não percebidas na etapa de planejamento.

Identificar gargalos…

Quando realizamos o planejamento procuramos identificar e dimensionar as oportunidades e os riscos, mas normalmente muita coisa aparece apenas durante a operação e é comum que surjam dificuldades que atrapalhem o fluxo produtivo normal e a isto denominamos de gargalos.

O projetado prevê determinados resultados localizados e globais, que ao não se realizarem, apontam a existência de anomalias que interrompem o fluxo e a existência de um mapeamento de processos consistente, permite a rápida identificação destes gargalos e sua correção.

O maior nível de detalhes do mapeamento de processos e recursos que o compõem, permite uma maior precisão na identificação das imperfeições.

Um equipamento com problemas, uma anomalia no processo de entrega de insumos por parte de fornecedores, nível de comprometimento e motivação por parte das pessoas envolvidas, isto e muito mais pode e deve ser controlado através do mapeamento de processos.

Determinação e identificação de responsabilidades…

No que se refere ao controle de responsabilidades o mapeamento de processos é muito importante, pois possibilita o controle de duas vertentes fundamentais: a primeira determina quem são os responsáveis objetivos por cada processo e por cada etapa de sua execução, enquanto a segunda aponta o desempenho de cada responsável na solução das anomalias e gargalos identificados.

Normalmente o mapeamento de processos conectado às responsabilidades humanas é fonte de planejamento consistente para o programa de treinamentos da empresa, pois ao apontar as causas já aponta também as ações corretivas necessárias para sua solução.

Agilizar e ampliar o alcance dos resultados…

Com o mapeamento de processos é possível identificar os gargalos e já sabemos disto, mas isto proporciona uma estratégia de locação de pessoas e recursos de acordo com desempenho e produtividade.

Isto resulta em otimização dos processos, pois indica as oportunidades de melhoria contínua, tanto através da melhoria da destinação de recursos e esforços, quanto agregando recursos e esforços adicionais em processos que possuem melhor desempenho e, portanto, indicam melhor resultado.

Os ajustes podem ser amplos e transformadores profundos, como também podem ser pequenos movimentos que, por si só, representam melhorias expressivas em resultados.

Como resultado global percebemos um impacto positivo na agilidade evolutiva dos processos e os resultados respondem na mesma intensidade.

Um monitor determinante para o acompanhamento destes movimentos são os KPIs, que você deve manter como prioridade em seu negócio, já que apontam evoluções e problemas, orientando a aplicação de ações corretivas e solucionadoras.

Controle de fluxo e disponibilidade de recursos…

Com um mapeamento de processos bem feito a falta de recursos que alimentam os processos só acontecerá por uma imprevisibilidade, já que é feito um planejamento consistente de fluxo e eventuais anomalias neste segmento são facilmente identificadas.

Existe previsão antecipada da agregação de novos equipamentos, insumos, pessoas, tecnologias e infraestrutura para cada processo e o mapeamento de processos proporciona uma visão clara dos momentos de cada aplicação.

Um dos pontos da empresa em que este elemento impacta com maior força é o estoque e a logística.

O abastecimento da operação e do fluxo comercial não vive sem o mapeamento de processos.

Diminuição de perdas e prejuízos…

Quando o controle sobre os processos é total e os gargalos são facilmente identificados e resolvidos, isto provoca uma racionalização nos recursos, pois se identificamos um problema conseguimos resolver mais rapidamente e tomamos as medidas necessárias para que recursos não sejam perdidos de forma improdutiva.

Com um monitoramento completo eliminamos a possibilidade da ocorrência dos conhecidos “ralos de gastos”, por onde recursos preciosos vão pelo “ralo” sem promover impulsionamento produtivo.

Com a identificação destas vazões de recursos conseguimos evitar verdadeiros desastres administrativos, pois muitas vezes, um prejuízo de R$ 1 mil é a soma de 100 erros que custaram R$ 10 cada um e isoladamente não seriam facilmente notados.

Tipos de mapeamentos e suas aplicações

Como tudo o que acontece na empresa, a decisão por realizar o mapeamento de processos é sempre do gestor e seu time de gerenciamento e não se apresenta exatamente como uma obrigação, mesmo que tecnicamente seja imprescindível.

Não se trata de um elemento obrigatório, como processos contábeis, por exemplo e isto faz com que não haja um modelo engessado para sua execução, mas existem alguns tipos bem aceitos e de fácil interpretação e controle.

Consideramos 5 tipos principais de mapeamento de processos que costumam ser bem utilizados no universo corporativo e antes de reinventar a roda atrás de um modelo que melhor se adapte à sua realidade, recomendamos que dê uma olhada no que preparamos aqui…

É importante destacar que existem motivos objetivos para a aplicação destes modelos em tantas empresas por tanto tempo, em diversos segmentos diferentes e em várias partes do mundo e o motivo simples é que eles funcionam e é bom você levar isto em conta.

Retirar os projetos das gavetas e transformá-los em processos operacionais efetivos requer um modelo ágil e é isto que apresentamos aqui nestas variações…

1 – Fluxograma…

Fluxograma é uma representação gráfica dos caminhos de cada processo, utilizando símbolos relativos a cada etapa, tais como setas, formas geométricas que possuem seu significado particular e função, orientando a forma como o mapeamento deve ser lido universalmente, fazendo da peça um elemento de fácil compreensão por ser absolutamente visual.

Alguns exemplos de formas deste modelo de fluxograma…

2 – Fluxograma horizontal…

Este modelo é uma versão mais complexa e detalhada, considerado mais completo que o modelo anterior, possuindo um formato mais associado a uma matriz, uma tabela, expondo mais detalhes, assim como os responsáveis por cada tarefa identificada e os recursos alocados…

3 – Mapafluxograma…

Eles seguem o mesmo conceito dos fluxogramas, porém sua apresentação costuma sobrepor um mapa ou planta da própria empresa, o que possibilita uma maior visão sobre os pontos objetivos de execução de cada etapa do processo…

Passo a passo para criar seu próprio mapeamento

A maioria dos mecanismos de gestão parecem ser bem delicados e complexos, o que não é o caso do mapeamento de processos, que é consideravelmente simples, podendo ficar complexo de acordo com as posturas decisórias para tal, mas em geral, é fácil estabelecer e produzir um bom mapeamento de processos.

No geral é mais trabalho do que dificuldade, mas a construção desta ferramenta requer um pensamento tático e estratégico rigoroso, trazendo um encargo mental e de concentração extra ao processo.

Classificamos 6 etapas que servem para orientar esta tarefa de construir um bom mapeamento de processos…

1 – Identificação, definição e seleção dos processos a serem mapeados…

Normalmente o ideal é transformar tudo na empresa em processos e mapear cada um deles, mas sempre precisamos começar por algum lugar e provavelmente você se encaixa na maioria dos casos, onde é preciso identificar a “espinha dorsal” dos processos de sua empresa e classificar os mais importantes para este mapeamento.

Para entender a importância de cada processo algumas perguntas simples podem ajudar…

• Qual a necessidade de mapear este processo?
• Este é um processo crítico?
• Quais os riscos envolvidos na má execução deste processo?
• Este é um processo normatizado, quais são e onde estão estas normas?
• Onde devemos chegar com este mapeamento?
• O mapeamento deste processo vai melhor resultados?
• Qual o nível de detalhamento devemos empenhar no mapeamento deste processo?

Respondendo estas questões você terá um cenário mais sólido sobre a estratégia de mapeamento, ao mesmo tempo em que visualiza prioridades na sua otimização.

2 – Identificar e listar os elementos que compõem o processo…

Neste momento o gestor elabora uma listagem e análise de tudo o que está envolvido neste processo, considerando recursos, pessoas, ferramentas, infraestrutura, tecnologia e tudo o que se relacionar àquela tarefa.

Podemos inovar chamando esta etapa de “pré-mapa”, onde todas as informações são escritas para registro e controle.

Provavelmente você não foi o único envolvido na definição e execução desta tarefa e, portanto, ela não deverá ser feita solitariamente, devendo envolver todos os participantes deste processo, já que é importante conhecer obstáculos, desafios e propostas, além de ideias que possam melhorar este processo.

Tente imaginar a montagem de uma grande estrutura de “Lego” com muitos envolvidos e é preciso decidir o que será construído primeiro.

3 – Definir o modelo de mapa a ser utilizado e desenhar sua estrutura…

Chegou o momento de preparar e operacionalizar o mapa de mapeamento de processos.

Aqui é conveniente traçar comparativos com o passo anterior e definir qual modelo é mais adequado para o seu controle.

Normalmente se utiliza esta etapa para definir as ferramentas digitais que apoiam esta construção e que estão disponíveis ou precisam ser agregadas.

De resto, partimos para a montagem e construção, dando cara ao que era só alma.

4 – Processo de validação…

Quando você conclui a construção do mapa apenas cumpriu mais uma etapa e podemos dizer que estamos na metade do caminho e o mais importante vem à frente, com a validação deste mapeamento.

Tudo envolve um minucioso processo de revisão, tanto por você quanto pela equipe e time participante da construção.

Esta etapa resulta em questionamentos, sugestões e críticas, que devem ser registradas e avaliadas, considerando modificar e aprimorar o que for pertinente, garantindo que todos tenham compreensão total do resultado, acreditam e confiam neste trabalho.

5 – Revisão do processo…

Com o mapa em mãos, validado e aprimorado, chega a hora de questionar se o processo ao qual ele controla realmente funciona como deveria e como está previsto no documento.

O objetivo é entender se este processo ali definido está em perfeitas condições e não precisa ser melhor aprimorado.

Esta é uma etapa de repensar o que fazemos e como fazemos, consolidando a convicção dos processos ou até alterando e eliminando, caso a constatação leve a esta conclusão.

Importante considerar, nestas análises, o quesito mais importante de todo o conjunto de esforços do empreendimento: a experiência do cliente.

6 – Controle e monitoramento…

Estamos falando de uma ferramenta de controle e precisão de monitoramento, mas é essencial estar com acesso total aos resultados identificados a partir do mapeamento de processos.

Monitoramento, acompanhamento, correções e ajustes são os passos desta etapa e aqui a tecnologia é fundamental e indispensável, já que além de trabalhoso, o monitoramento manual permite falhas e é inconfiável.

Mapeamento de processos requer conectividade e expertise

Mapeamento de processos é tão importante que chega a se tornar complexo, embora seja simples, se você construir uma expertise que facilite tudo, já que é possível.

O primeiro passo é descomplicar, desburocratizar e facilitar ao máximo, focando na precisão do fluxo, armazenamento e controle dos dados, gerando simplicidade nas leituras e interpretações, de maneira que qualquer informação esteja disponível e confiável, em tempo real, a qualquer momento.

Um mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão e sua utilização está associada a gestores que compreendem como a informação é determinante para a melhoria contínua e aprimoramento de resultados.

Ter os controles de todos os movimentos é básico para entender quando uma anomalia se apresenta e para conseguir agir sobre ela com eficiência e objetividade, dando fluxo dinâmico melhorado aos processos e colhendo deles a sua máxima eficiência, o que se traduz diretamente nos resultados.