OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS. O QUE É E COMO MANTER SEU CLIENTE INFORMADO

Obrigações tributárias não vão deixar você esquecer delas, não importando o que você faz, sempre estarão lá, lhe esperando, em qualquer circunstância e se eventualmente você esquecer, por algum motivo, pode ter certeza que os órgãos fiscalizadores vão lembrar você, normalmente através de notificações e ameaças que vão desde multas simples até as mais complexas.

Se você for profissional contábil então, não se trata mais de esquecimento, mas de falha profissional, pois lembrar das obrigações tributárias e contábeis suas e de seus clientes é parte central de toda a sua razão de existir profissionalmente.

Obviamente o primeiro passo é conhecer as obrigações tributárias e moldar a atividade aos controles destes encargos, seus prazos, modelos e execução, além de manter permanente conexão com as possibilidades de enquadramento tributário dos clientes, sempre em busca de uma melhor matriz e de aquisição e resgate de vantagens legais constituídas.

Em qualquer profissão o potencial profissional é medido pelo conhecimento, ainda mais em algo tão vital e determinante quanto a realidade fiscal, contábil e tributária, um dos “Calcanhares de Aquiles” da administração moderna.

Este suporte técnico, associado a uma posição consultiva, dá ao profissional contábil a envergadura de autoridade e confiança necessários para se consolidar profissionalmente num mercado desafiador e competitivo.

Obrigações tributárias. O que é preciso saber

Obrigações tributárias é um elemento facilmente compreensível a partir do próprio nome, pois trata das obrigações que pessoas físicas e jurídicas possuem diante dos órgãos arrecadadores de tributos em todos os níveis, municipais, estaduais e federais.

A gente poderia salientar a importância do fisco neste cenário, como um agente de lembrança, mas isto é até desnecessário, pois pode faltar qualquer personagem no cenário da savana, mas o abutre sempre estará lá.

Obrigações tributárias possuem algumas formas consolidadas, podendo chegar através de documentos e guias de arrecadação, como boletos, ou serem apenas registros de exigências obrigatórias com prazos pré-definidos e que dependem da ação do contador ou contribuinte para sua emissão.

O Código Tributário Nacional traz, em seu Artigo 113 a definição de duas categorias básicas para as obrigações tributárias:

1 – Obrigação tributária principal:

Este modelo está relacionado ao pagamento de impostos e taxas de ordem fiscal, em qualquer âmbito (municipal, estadual, federal), se concluindo com a quitação por parte do contribuinte, do valor estipulado e podemos citar alguns exemplos deste modelo:

• Imposto de Renda (IR);
• Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto Sobre Serviços (ISS).

2 – Obrigação tributária acessória:

Este modelo atua como uma espécie de auxílio à máquina arrecadadora e fiscalizatória, não tratando do pagamento em si, sendo tratado como o meio para chegar ao valor que deve ser pago.

Um exemplo disto são os prazos para a entrega de declarações ou de documentos de apuração fiscal, como as notas fiscais emitidas em determinado período, por exemplo, pois estes documentos vão resultar no cálculo dos valores a serem recolhidos.

Quando alguém ou alguma empresa deixa de entregar declarações, documentos ou conjuntos de notas fiscais estará descumprindo com uma obrigação tributária acessória, o que resultará em penalidades, normalmente na forma de multas, que não devem ser confundidas com os tributos em si.

Os responsáveis pelas obrigações tributárias…

Em qualquer situação o responsável principal pelas obrigações tributárias é sempre o contribuinte e nada o isenta desta responsabilidade, já que é sua responsabilidade se cercar de controles e pessoas capacitadas a manter o cumprimento correto de sua agenda tributária e de outras obrigações.

O profissional contábil é responsável associado no processo, se não do ponto de vista punitivo, ele arcará com a quebra de confiança caso falhas importantes e básicas de descumprimento de prazos acontecerem.

É preciso entender o contador não como uma máquina executiva, mas como um parceiro consultivo e estratégico, que orienta os melhores caminhos para uma maior solidez do negócio e não cumprir com aspectos fundamentais e primários, como prazos, regularidade documental, declarações e outros é intolerável.

Consideramos que o empreendedor busca apoio profissional qualificado específico em diversas áreas cruciais ao seu negócio, como a contabilidade, exatamente para poder focar nos aspectos estratégicos e executivos de seu empreendimento, pois seria desgastante e pouco produtivo ele ter que abarcar todas estas tarefas programáticas.

Imagine um empreendedor, sem o apoio contábil, em meio a sua atividade cotidiana, ter que se preocupar com aspectos documentais e de procedimentos como…

• Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GFIP);
• Balanço Patrimonial;
• Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE);
• Outros…

É neste ponto que se baseia a essência do trabalho contábil, considerando um portfólio de rotinas tributárias e o profissional que melhor lida com estas execuções rotineiras consegue evoluir para patamares consultivos mais elevados, o que agrega valor ao seu trabalho.

Fique ligado nos prazos da Agenda Tributária…

A Receita Federal criou a Agenda Tributária anual para definir as datas de vencimento de prazos para as diversas obrigações e estas informações estão disponíveis no portal da instituição e é altamente recomendável estar atento a estes prazos e revisar sempre estas informações, já que elas costumam mudar todos os anos.

As principais obrigações tributárias acessórias que você deve considerar são as seguintes:

• GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social);
• Alvarás para construção civil e documentos de habite-se;
• Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita;
• EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais);
• Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional;
• DCTF Mensal – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• DME (Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie);
• DOI (Declaração sobre Operações Imobiliárias).

Não esqueça do alinhamento de prazos…

Um profissional contábil precisa estar em sintonia com seus clientes e isto também envolve um alinhamento dos prazos, sempre com razoável antecipação, fazendo parte rotineira do programa de trabalho.

Com este tipo de providência as eventuais falhas são minimizadas e conflitos desaparecem, pois cessam as surpresas.

Além de uma operação mais segura e tranquila, imune a multas e punições, em apoio à construção de uma imagem de empresa idônea e competente, o empreendedor estabelecerá laços fortalecidos de união e confiança com o profissional contábil que gerencia este conjunto de tarefas.

Um profissional contábil de excelência deixa de ser visto como um “mal necessário” e passa a ser considerado indispensável pelo empreendedor, aumentando sua percepção de valor.

Os principais aspectos que devem ser alinhados com o empreendedor são os seguintes:

• O conceito das obrigações tributárias que ele deve pagar;
• Datas para emissão e envio das obrigações tributárias acessórias;
• Prazos para pagamento das obrigações tributárias principais;
• Custos relacionados aos recolhimentos;
• Documentações;
• Instituições que geram as obrigações.

Quando um profissional contábil possui muitos clientes o recomendado é estabelecer estratégias que envolvam uma maior agilidade no processamento dos processos tributários.

Quando conseguimos consolidar uma estratégia tributária robusta ficamos isentos de falhas com o cumprimento de prazos e podemos até realizar uma boa previsão de fluxo de caixa para os pagamentos, até com antecedência, se for o caso.

Algumas sugestões de estratégias tributárias de relevância:

• Precisão na definição do perfil de cliente: As várias classificações das empresas geram calendários e perfis diferentes das obrigações tributárias, por isto é preciso estabelecer uma adequação precisa do tipo de empresa de cada um, como MEI, pequena, média ou grande empresa e sua respectiva matriz tributária;
• Sistematização e automatização de controles: Existem múltiplas ferramentas que controlam prazos e características das obrigações fiscais, podendo ser programados com antecedência, disparando alertas com antecipação aceitável, diminuindo substancialmente a ocorrência de falhas nestes controles;
• Educação global de clientes: Trazer o cliente para a realidade dá ao profissional contábil uma cumplicidade na execução das obrigações tributárias, pois ao compreender devidamente o seu papel no processo, o empreendedor se posiciona dentro da tarefa, com responsabilidade e comprometimento.

Tecnologia e treinamento são indispensáveis

Em praticamente tudo na vida a tecnologia é um diferencial indispensável, pois acelera processos e dá muito mais segurança contra falhas que seriam comuns se dependessem apenas do cuidado humano, que normalmente não é exato.

Por essas e outras é que a tecnologia, além de uma solução de inteligência é uma solução de economia, não apenas pela qualidade de execução, mas pela eliminação do retrabalho.

O treinamento constante também é indispensável, até porque os processos precisam evoluir numa razão de melhoria contínua e isto requer uma perfeita condição de aprendizado, de todos os envolvidos, em todos os níveis.

Obrigações tributárias precisam ser cuidadas através da união entre o empreendedor e o profissional contábil

Para tudo na operação de uma empresa e sua perfeita adequação a tudo que ela precisa cumprir, a união e sintonia entre o profissional contábil e o gestor é primordial.

Tudo começa pela harmonia entre estes dois personagens do conjunto de gestão, onde ambos estejam cientes das responsabilidades múltiplas envolvidas em suas ações e decisões.

As obrigações tributárias são apenas parte de um importante contexto de gestão, onde muito mais está envolvido e atender estes protocolos, tanto em prazos quanto em qualidade de informações é básico para uma estruturação consistente de qualquer negócio, de qualquer porte e em qualquer segmento.

Se a vida do empreendedor brasileiro já é complexa e difícil com tantos desafios e este gigante peso tributário, não cumprir com as obrigações tributárias só faz aumentar este fardo e torna a jornada ainda mais difícil e complicada.

É inteligente criar sinergia entre todos os atores deste processo e inteligência é mais que um diferencial, é essencial ao sucesso num mundo avançado, tecnológico, conectado e veloz.