ORÇAMENTO EMPRESARIAL. PORQUE ESTE É O PRIMEIRO PASSO DE UMA GESTÃO DE SUCESSO

Orçamento empresarial é fundamental ao planejamento, que por sua vez, é essencial na construção de uma gestão técnica, responsável e com chances de atingir o sucesso.

O mais impressionante é que muitas empresas que passam perseguindo métodos e técnicas de gestão simplesmente ignoram a importância do orçamento empresarial, ou apenas o executam como uma formalidade e não como a completa ferramenta de orientação da trajetória estratégica do empreendimento.

Para entender melhor considere que o planejamento financeiro nasce a partir do orçamento empresarial, ou ao menos, deveria ser assim.

Qualquer processo que não respeite esta ordem tende a ser obsoleto na prática, pois é preciso definir onde estão, de onde vêm e para onde vão os recursos, antes de realizar um planejamento profissional.

Em termos práticos, o orçamento empresarial é um estudo que resulta num documento estratégico de apoio à gestão, onde se encontram as projeções sobre receitas e despesas, possibilitando o planejamento estratégico das finanças para o próximo período, seja ele um trimestre, um semestre ou um ano.

O orçamento empresarial traz para o papel e para os registros as metas claras do exercício, suportando as decisões gerenciais que darão melhor destino aos recursos do empreendimento.

Orçamento empresarial é uma base de inteligência de gestão

Orçamento empresarial é um norteador, orientador e balizador da realidade do empreendimento nos aspectos econômicos e financeiros, mais precisamente, um estudo que demonstra quais são os recursos, em que formas eles se apresentam, seus aspectos de liquidez e disponibilidade, o custo de mobilização destes recursos, os rendimentos que eventualmente eles proporcionam e qual a origem deste capital e os destinos de sua aplicação.

Tudo isto embasa a estratégia fundamental de qualquer empreendimento em qualquer segmento: gastar menos do que arrecada, proporcionando resultado positivo e lucro em suas operações.

Como podemos observar, o papo se relaciona à saúde financeira e aos objetivos globais do empreendimento.

O lucro é uma obrigação social…

Para começar precisamos ressaltar algo que insistentemente publicamos: o lucro é uma obrigação social.

Se sua empresa coloca o lucro em segundo lugar ou não tem foco principal no lucro, então seu foco está errado e fatalmente sua empresa deverá se tornar, em breve, não um empreendimento, mas um problema social.

Ter lucro é uma obrigação de qualquer empresa e deve nortear seu princípio, meio e fim.

Claro que alguns podem estar entendendo esta afirmação como fruto do capitalismo selvagem e desenfreado, sem considerar os aspectos sociais, éticos e morais de um negócio.

Exatamente por considerar e valorizar todos estes aspectos que o lucro se torna fundamental em qualquer iniciativa empresarial.

Se uma empresa não tem lucro, não importam seus objetivos, pois nada se sustentará e tudo não passará de um enorme duto de vazão de recursos, que não se renovam, apenas se esvaem.

O lucro torna a operação saudável, dando sustentabilidade a todos os seus projetos, tanto sociais quanto de desenvolvimento próprio e isto faz do lucro o elemento básico da existência de um negócio.

Precisamos desmistificar o contrário, de pessoas que parecem possuir aversão ao lucro e ao capitalismo.

Uma vaca precisa ser saudável e forte para fornecer leite e manter uma empresa que não tem lucro é comer a vaca aos poucos e em determinado momento, não teremos mais o leite e nem sequer a vaca.

Como ter uma empresa lucrativa…

Utilizando a lógica existem alguns caminhos óbvios: aumentar receita diminuindo custos ou aumentar receita sem aumentar os custos, considerando que o ponto de equilíbrio positivo tenha sido alcançado.

Simples assim!

Ocorre que tanta simplicidade é um pouco difícil de alcançar e tudo passa pela melhoria contínua das operações e da gestão do negócio.

Isto envolve aplicação de novas tecnologias, melhoria de pessoas e processos, novas estratégias operacionais e comerciais, dentre tantos outros aspectos inerentes às decisões da gestão.

É fácil perceber que o orçamento empresarial baliza todos os indicadores que determinam as ações a serem adotadas e os caminhos que deverão ser seguidos nas decisões.

Um orçamento empresarial é uma ferramenta que contempla as disponibilidades e grandeza dos recursos, sua origem e destino previstos, partindo dele se consegue elaborar um estudo de projeção, em forma de planejamento e tudo passa a ter mais sentido na construção de planos de ação de cada setor, cada departamento, cada projeto e cada pessoa da empresa, considerando o período a que se refere, podendo ser um trimestre, um semestre ou um ano inteiro.

O orçamento empresarial organiza as finanças de forma global, o que se transfere para os níveis específicos, criando uma malha de organização que pode ser controlada através do monitoramento dos indicadores, o que é o papel fundamental de qualquer gestor.

Estamos falando de uma espécie de mapa que guia decisões financeiras e que avançam até o gerencial global do empreendimento.

Na própria criação do orçamento empresarial já se consegue realizar uma espécie de diagnóstico claro sobre as finanças do negócio, já que é preciso colher dados verdadeiros, que ao serem analisados já apontam evidentes discrepâncias eventuais, o que cobra maior análise e sua quase dissecação, até a compreensão completa do quadro.

Observe que a própria construção do orçamento empresarial exige a compilação de diversos dados importantes e confiáveis e isto pode gerar muitas surpresas, quando se imaginava determinado número e se encontra, no plano da realidade, um outro número diferente do que estava na imaginação.

O orçamento empresarial, portanto, já começa colocando todos os “pés no chão” e dando uma visão clara do que é real e o que é imaginário no âmbito financeiro da empresa.

Com este importante monitor, o planejamento de gestão, a partir do financeiro, já encontra tarefas para corrigir anomalias identificadas e note que o orçamento financeiro sequer ficou pronto ainda, quando já provoca tamanha movimentação corretiva, pois para ser confiável, precisa ser real e verdadeiro, se não, será apenas mais uma peça de ficção.

Com a consolidação de um robusto, real e confiável orçamento empresarial então é possível trabalhar na construção de um planejamento efetivo, evoluindo em direção ao futuro, proporcionando uma visão confiável de curto, médio e longo prazos das finanças e de tudo o que depende delas.

É o orçamento empresarial, portanto, que permite estabelecer planejamentos consistentes para as ações futuras.

Você pode se basear no orçamento empresarial para projetar o lançamento de novos produtos no ano vindouro, por exemplo, estimando custos e tudo o que envolve este lançamento.

O orçamento financeiro também embasa novos objetivos, o que permite considerar novas contratações, aquisição de novas tecnologias para melhorar fluxos operacionais, trabalhar na redução de despesas administrativas a partir da adoção de novas técnicas, recursos ou sistemas, buscar novos investimentos em novas fontes, a partir de demonstrativos sólidos de viabilidades e praticamente tudo que esteja envolvido com a trajetória da empresa, em todas as direções e segmentos.

O orçamento empresarial não é diferente do orçamento familiar, quando uma família analisa seus recursos para decidir sobre o que fazer com sua receita e como equacionar suas despesas, está fazendo o mesmo que uma empresa deve fazer ao avaliar seu potencial financeiro diante da realidade e de seus passos futuros.

Como montar um orçamento empresarial…

Você pode ter diversos formatos em seu orçamento empresarial, porém o mais óbvio parece ser uma planilha e existem sistemas, sobretudo ERPs que disponibilizam formatos exclusivos de orçamento empresarial, onde você alimenta campos e ele emite relatórios diretos e objetivos.

Para uma melhor compreensão vamos utilizar a percepção de uma planilha, algo que todo mundo conhece.

O processo é muito simples, numa planilha onde sejam consideradas as ENTRADAS e SAÍDAS (ou RECEITAS e DESPESAS, como preferir) para cada período futuro.

No caso de um orçamento empresarial anual, devemos considerar as entradas e saídas para cada mês.

Cada área deve trazer todos os itens que a compõem (um a cada linha), além de uma célula específica para o saldo.

Obviamente sua planilha possui recursos de automatização dos cálculos, a partir da aplicação de fórmulas simples e fáceis.

No fim e ao cabo você terá uma linha de rodapé com as totalizações do período inteiro, que trará uma visão de cada período na totalização de cada coluna, dando a informação das previsões orçamentárias do total do período e mês a mês.

O plano de objetivos depende desta ferramenta

O plano de objetivos precisa do orçamento empresarial para poder se estruturar de forma coerente e prática, já que é o plano de objetivos que determina direções e planejamento do negócio.

O orçamento empresarial é uma ferramenta de construção deste plano de objetivos, balizando a realidade do ponto de vista econômico e financeiro do empreendimento.

Sem o conhecimento profundo e real das finanças do empreendimento não há como traçar estratégias e movimentos em todo o restante dos segmentos e planejamento é essencial.

O que é um plano de objetivos…

O plano de objetivos estrutura metas e como explica o Modelo de Gestão pela Qualidade Total (TQC), gerenciar é atingir metas e se gerenciar é atingir metas, então gerenciar é eliminar anomalias, já que são as anomalias que nos separam da conquista de nossas metas…

Mas como identificar anomalias?

As anomalias aparecem quando contrastamos índices, indicadores que apontam onde deveríamos estar em determinado campo de avaliação e onde realmente estamos.

Se gerenciar é atingir metas e, portanto, gerenciar é eliminar anomalias e estas anomalias são identificadas através de indicadores, então gerenciar é monitorar indicadores, simples assim.

Os indicadores do REALIZADO nascem na própria operação, os sistemas e controles apresentam o quanto faturamos, quantas vendas realizamos, qual o ticket médio por venda, qual a margem bruta de cada venda, quantas pessoas entraram na loja para atingirmos aquela quantidade de vendas, quantas compraram deste total, e tantas outras informações que estão disponíveis na própria operação.

O plano de objetivos projeta, que se queremos aumentar nosso faturamento, uma série de fatores precisam acontecer, como aumentar a quantidade de pessoas na loja, ou aumentar a quantidade de pessoas que compram, e/ou aumentar o valor médio de cada venda, e/ou aumentar a margem em cada venda, e/ou aumentar a quantidade de vendas, e por aí vai…

Este é um exemplo de plano de objetivos apenas da área comercial, mas todos os setores possuem seus planos de objetivos.

Um orçamento empresarial demonstra claramente o aporte de recursos previstos para cada setor e cada segmento destes setores.

O plano de objetivos monta a base comparativa dos indicadores que serão monitorados pela gerência, considerando o que se deveria atingir e o que realmente foi atingido.

O orçamento empresarial pode considerar, por exemplo, que o faturamento bruto em determinado período precisa aumentar em 25%, mas também precisa considerar que é necessário melhorar os aspectos de execução dos processos que atuam naquele segmento e que um aporte maior deve ser projetado para se conseguir evoluir na direção do objetivo do faturamento.

8 passos para elaborar um orçamento financeiro eficiente e confiável

Ter um orçamento financeiro eficiente e confiável requer seriedade na sua construção e muitos aspectos e elementos precisam ser considerados.

Tudo o que envolve a realidade financeira, presente e futura do empreendimento precisa ser analisada, considerada e precisa estar sintonizada com os objetivos e possibilidades do empreendimento.

Interesses pessoais não devem interferir na construção do portfólio de informações e ele deve ser integralmente técnico e científico, a fim de embasar substancialmente os caminhos de planejamento da empresa.

Qualquer imprecisão ou informações políticas na construção de uma ferramenta científica tão importante tende a comprometer sua credibilidade e a colocar em risco toda a existência do negócio.

Isto deve ser considerado o tempo todo, mas principalmente antes da confecção do orçamento empresarial, porque depois pouco há que se fazer para recuperar prejuízos e decisões equivocadas que aconteceram por levar em conta o que não era real.

1 – Diagnóstico:

Em tudo na vida o primeiro passo para se saber ou projetar onde se quer chegar é conhecer o ponto de partida, ou seja, a realidade daquilo que estamos analisando.

Na montagem de um orçamento financeiro o primeiro passo é a realização de um diagnóstico técnico e responsável sobre a realidade financeira do empreendimento.

Uma análise profunda dos dados dos períodos anteriores, considerando fluxos financeiros, volumes de vendas, lucro bruto e líquido, prejuízo (se for o caso), os custos e despesas, faturamento, gastos tributários e toda a movimentação da empresa.

Um fator importante é analisar as sazonalidades e isto talvez requeira uma análise de um ciclo maior de períodos, para avaliar o comportamento dos índices em cada mês do ano.

A sazonalidade permite conhecer e projetar os meses onde a empresa teve melhor e pior desempenho em cada indicador, considerando esta realidade para realizar a projeção do período futuro.

O diagnóstico também é uma ferramenta de revisão da realidade, demonstrando o ritmo de evolução da empresa e isto precisa ser considerado na projeção do futuro.

2 – Objetivos:

Estamos falando de planejamento e isto significa que precisamos avaliar onde pretendemos chegar, claro, sem sonhos vazios, se você está dentro de determinada realidade e não tem como realizar ações diferentes em escala que projetem seu faturamento ou resultados igualmente em escala, não adianta sonhar com números mirabolantes porque eles não vão acontecer e suas metas servirão apenas para frustrar todos os envolvidos, já que serão intangíveis.

Com os pés no chão e considerando todas as variáveis você deve projetar onde pretende chegar, dentro do possível, nos aspectos financeiros de sua empresa.

Você pode ter metas bem claras e diretas (sempre conectadas com a realidade possível), como exemplo…

• Reduzir os custos fixos em 20% até o meio do ano;
• Aumentar o faturamento em 30% no primeiro semestre;
• Reduzir os impostos por meio de um planejamento tributário;
• Aumentar o lucro bruto em 10% por meio da redução de custos variáveis e renegociação com fornecedores;
• Investir em um novo produto/serviço, abertura de filial ou tecnologia.

3 – Projeção de vendas:

Desnecessário dizer que uma projeção de vendas é a estimativa desejada de vendas realizadas pela empresa em determinado período.

A importância deste indicador se relaciona com o principal ponto de receita da empresa, normalmente as vendas (além da redução de custos) e projeta a base financeira para outros elementos conexos, como os custos, as despesas e os investimentos.

A construção de objetivos de vendas deve considerar a estrutura dos canais de vendas, sua quantidade, desempenho e o portfólio de produtos e ofertas, e enfim, tudo o que interfira, de alguma maneira, com o potencial comercial do empreendimento.

Esta projeção também precisa considerar o potencial individual de cada produto, seu volume médio histórico sobre os demais produtos e serviços oferecidos, bem como o lançamento de novos produtos ou novidades sobre os produtos tradicionais, desde que agreguem valor e, por consequência, interesse do mercado.

4 – Estimativa de receitas:

Na maioria dos casos a maior parte da receita de uma empresa está ligada às vendas, mas existem outras formas de aporte de recursos financeiros no negócio.

É importante que o orçamento financeiro considere aplicações financeiras e seus rendimentos, locações de imóveis, espaços ou equipamentos, entradas em cobrança de direitos autorais e de imagem, além de outros ganhos extras particulares de cada negócio.

5 – Considerar gastos (custos + despesas):

Depois de montado o cenário das receitas é hora de avaliar os gastos, que são a soma das despesas com os custos do negócio.

Num primeiro momento você precisa considerar que numa empresa existem 4 tipos de gastos:

• Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento;
• Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização;
• Despesas fixas: despesas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório, prestações de empréstimos e serviços de limpeza e manutenção;
• Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

É preciso considerar todas estas informações para desenhar a realidade, de forma que ela sirva para embasar a projeção do futuro.

O mais recomendável é realizar esta avaliação por área, segmento e núcleo de gastos, para ter uma visão mais clara e detalhada do caminho destes recursos, bem como poder projetar com solidez estas variáveis do orçamento empresarial.

Este é um daqueles momentos de rara oportunidade para realizar um planejamento consistente de corte de gastos ou sua redução de acordo com os interesses estratégicos do negócio e é na elaboração deste planejamento que se costuma visualizar oportunidades de readequação.

6 – Avalie e determine seu ativo fixo:

O orçamento empresarial também precisa considerar o seu ativo fixo, que basicamente é composto por bens e direitos inalienáveis e permanentes que apoiam e sustentam o seu funcionamento.

Consideramos que existem 2 tipos de ativos fixos:

• Ativos tangíveis: são ativos palpáveis, ou seja, bens físicos como mobília, equipamentos, imóveis, máquinas, ferramentas, etc.;
• Ativos Intangíveis: são propriedades abstratas, que não podem ser tocadas, como direitos de ordem jurídica, financeira ou econômica.
  • Alguns exemplos de ativos intangíveis são a marca da empresa, patentes de produtos e tecnologias, direitos autorais e títulos financeiros como ações e contratos.

7 – Planejamento de investimentos:

É claro que se uma empresa pretende crescer precisa considerar aporte de investimentos no seu projeto de crescimento e isto deve constar em seu orçamento empresarial.

Se você projeta a abertura de novas filiais, por exemplo, assim como considera as receitas que estas filiais vão aportar ao projeto em determinado período de tempo, também precisa considerar os investimentos necessários para esta ampliação estrutural.

Você deverá precisar de novos prédios, equipamentos, pessoas, recursos técnicos e tecnológicos, estoques, distribuição e logística, bem como marketing e demais necessidades para o funcionamento de uma nova loja ou estrutura.

Sua expansão pode considerar apenas o aporte próprio, com seus recursos disponíveis, mas não é incomum um projeto potencialmente vencedor buscar recursos extras externos, de investidores que aplicam no sucesso da empresa esperando colher rendimentos a seu capital, notadamente os bancos e fundos de investimentos.

Lembre sempre que a expectativa de resultado precisa se concluir e se tornar real, do contrário tudo se transforma apenas em endividamento sobre o capital, um importante indicador que determina a saúde e o valor do negócio.

8 – Organizar a informação:

Quem controla a informação detém o poder e isto é fundamental.

É preciso considerar a qualidade da forma como você lida com a informação e este orçamento empresarial precisa estar num formato confiável, em base confiável, com acesso imediato e claro para todos os interessados e que detém o poder da decisão.

Lembre que a base de construção de seu orçamento empresarial deste ano foi construída a partir do conjunto de informações disponíveis dos períodos anteriores e se elas não tivessem qualidade e segurança, comprometeriam a qualidade de seu modelo atual.

No futuro, a qualidade do que você faz hoje irá determinar os próximos passos, pense nisto enquanto cuida, processa e organiza as informações do seu negócio.

Orçamento empresarial. Tão fácil quanto importante

Orçamento empresarial é essencialmente fácil, na teoria, pois ele trata da compilação de dados e informações do passado para embasar a construção do planejamento futuro.

O problema está nas fontes, de onde partem estas informações, a confiabilidade dos números, a conexão com a realidade, já que apostamos tudo no fato de que eles estejam certos, corretos e confiáveis.

Isto é bom para que você perceba a importância da qualidade de cada lançamento num sistema, cada pequena informação, o impacto que um simples dado errado numa única venda, por exemplo, pode afetar a totalização das informações, alterando substancialmente as referências que irão nortear decisões cruciais para o empreendimento.

Um segundo num beijo na pessoa amada não é nada, mas um segundo com o dedo apertado na porta é uma eternidade.

Um segundo pode mudar tudo, assim como um décimo numa informação equivocada pode ser a diferença entre sucesso e fracasso.

Na verdade, estamos aproveitando este conteúdo para reiterar a importância de procedimentos auditados e confiáveis nas rotinas de controle, tráfego e processamento das informações, pois tudo pode determinar a qualidade dos resultados que conseguiremos, ou não.

O orçamento empresarial é fundamental como norteador das decisões da empresa, no presente e no futuro, possibilitando o cruzamento entre realidade e perspectiva, dando sustentação à decisão sólida e consistente por parte da gestão e sempre deve estar à mão de quem precisa tomar decisões.