PONTO ELETRÔNICO. O QUE A PORTARIA 671 DEFINE SOBRE ESTE TEMA COMPLEXO

Ponto eletrônico é um elemento que se agregou ao universo profissional a partir da evolução da tecnologia.

Até que demorou, pois de alguma forma, a tecnologia vai mudar muita coisa ainda nas relações humanas e não seria diferente com o universo profissional.

O ponto eletrônico é só mais uma das pontas que a tecnologia amarra instantaneamente sem que a maioria sequer perceba a sua chegada e assimilação, pois é algo tão natural e lógico que simplesmente passa a fazer parte da vida.

De qualquer forma, temos uma legislação que estabelece e controla as relações de trabalho e a forma de registrar as jornadas contratadas é relevante para este controle.

Nosso conteúdo vai analisar a evolução contida na Portaria 671 que modifica, altera e adapta os processos de ponto eletrônico à nova realidade social e tecnológica, ou pelo menos, busca melhorar algo que, até então, vinha ficando ultrapassado e mais atrapalhando que ajudando.

Vamos fazer este passeio de conhecimento e ao concluirmos, você terá uma perspectiva mais direta e clara sobre como processos relevantes (embora simples) precisam ser equacionados para trazerem facilidade e não para complicar a vida dos diversos personagens do processo e das relações de trabalho.

Ponto eletrônico. O que regulava o processo antes da portaria 671

Ponto eletrônico era regulado pelas Portarias 373 e 1510, que foram devidamente substituídas pela Portaria 671, que trouxe o contexto do conjunto legal e as atualizações necessárias.

Toda esta mudança aconteceu a partir do Decreto 10.854 de 10 de Novembro de 2021, voltado às regulações desta etapa das relações de trabalho, que envolvem o ponto eletrônico.

O motivo da atualização é a óbvia defasagem tecnológica e das próprias evoluções de fato das relações de trabalho, por isto tratamos como atualização.

A ideia é de que, com as mudanças e melhorias, tudo ganhe mais agilidade, eficiência e transparência, resultando em confiabilidade e credibilidade de todo o conjunto.

O papel da Portaria 671

A Portaria 671 não trata apenas dos aspectos relacionados ao registro de jornadas de trabalho, mas também regula e controla Previdência Social e demais relações profissionais entre empregador e contratado.

As regras adotadas para toda esta temática passam a ser adotadas desde dezembro de 2021.

No corpo de suas determinações estão abordados os detalhes sobre como devem acontecer os registros das jornadas de trabalho, tanto manual como eletronicamente.

O que aconteceu com o conjunto de regras que controlam o tema foi uma revisão, aplicação de melhorias, já que o conjunto legal já existia em suas Portarias anteriores.

Podemos afirmar que a Portaria 671 é fruto de evolução das Portarias 373 e 1510, num resultado que unificou os conteúdos das antecessoras numa só Portaria.

Começa que a Portaria 671 não contém apenas referências sobre o ponto eletrônico ou registro de jornada de trabalho, embora este seja seu conteúdo principal, em meio aos 401 artigos que possui.

O objetivo oficial da Portaria 671 é apoiar o Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais.

Ela revisa uma série de normas trabalhistas que não fazem mais sentido ante à modernidade, em associação ao Decreto nº 10.854, mas de fato, os aspectos relacionados ao registro da jornada de trabalho são mais relevantes no conteúdo da Portaria 671.

Os tipos de registro de jornada

A Portaria 671/2021 define que existem 3 tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) que são homologados e aceitos legalmente nas relações trabalhistas…

REP-C (Artigo 76)

Esta sigla se refere ao Registrador Eletrônico de Ponto Convencional conhecido por ser um equipamento de automação, de forma monolítica, que é identificado por seu número de registro de fabricação, com o modelo homologado e certificado em conformidade com o que especifica o Artigo 90, que trata da necessidade do REP-C ser submetido à análise de conformidade aplicadas nos Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto, publicado pelo INMETRO.

REP-A (Artigo 77)

Estamos falando do Registro Eletrônico de Ponto Automatizado, onde um conjunto formado por equipamentos e softwares de TI tem sua destinação específica para o registro do ponto eletrônico, alternativo e outras formas de jornada de trabalho e sua utilização precisa necessariamente ser autorizada por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

REP-P (Artigo 78)

Esta é a maior das novidades da Portaria 671 e estamos falando do Registro Eletrônico de Ponto por Programa, que conforme aponta o Artigo 78, é um software executado a partir de um servidor dedicado, físico ou na nuvem, com o devido certificado de registro nos termos do Artigo 91, que é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho, adaptado tecnologicamente para emitir documentos decorrentes de seu controle sobre a relação de trabalho, oferecendo também controles de natureza fiscal trabalhista referentes à entrada e saída de pessoas nos locais de trabalho.

Segundo o Artigo 91 o REP-P precisa de um registro e certificado do software, com a devida homologação diretamente no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI), atendendo aos requisitos do Artigo 78 e os requisitos elencados no Anexo IX do referido artigo.

Neste aspecto é importante entender o que é relevante destacar:

1 – O REP-P é um software, mas que é diferenciado de outros softwares já que ele precisa seguir uma série de critérios…

1. Ser executado em servidor dedicado, tanto físico quanto em nuvem;
2. Ser utilizado de forma exclusiva para o registro da jornada de trabalho das pessoas;
3. Ter capacidade de emissão de documentos decorrentes de seus controles sobre a relação de trabalho;
4. Realizar controles de natureza fiscal trabalhista referentes à entrada e saída de pessoas nos locais de trabalho;

2 – O REP-P deve ser registrado no INPI;

3 – O REP-P deve cumprir todos os requisitos do Anexo IX da Portaria 671 como…

1. Possuir ou acessar relógio que mantenha permanente sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), disseminada pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação máxima de 30 segundos;
2. Acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento e Registro de Ponto (aqui já surgem vários outros requisitos);
3. Realizar marcação de ponto composta de data, hora, fuso horário, obtidos de forma confiável.

O Artigo 85 possui um Parágrafo Único que aponta mais uma distinção importante no REP-P…

§ Único: Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para REP-P as informações referentes às marcações de ponto.

O artigo 83 também possui um conceito relacionado ao REP-P…

Artigo 83: O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme o Anexo VI e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme o Artigo 84.

O que se compreende aprendendo com a lei é que o REP-P não é um software simplesmente, que remete à programa, app ou site, que permite pessoas registrarem seu ponto eletrônico, já que isto seriam apenas coletores de informações e também não é um software usado para o tratamento do ponto, pois isto é o PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto). Existem vários casos de empresas que cometem confusões como esta do PTRP e acreditam estarem em conformidade com a Portaria 671, enquanto não estão e comprometem sua segurança jurídica.

No que você deve ficar atento no PRTB (Programa de Tratamento de Registro de Ponto)

Independente do tipo de REP que você utilizar, o programa de tratamento de registro de ponto precisa ter ao menos duas saídas:

1. Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) conforme as especificações constantes no portal Gov.Br;
2. Relatório Espelho de Ponto Eletrônico, de acordo com o Artigo 84 da Portaria 671.

Ainda é possível utilizar equipamentos certificados pela Portaria 1510

A Portaria 671 garante que todos os equipamentos em uso, que sejam certificados pelo INMETRO ainda são alternativas viáveis e seguras para o registro e controle das jornadas de trabalho, conhecidos como REP-C.

É preciso estar preparado já que equipamentos físicos vão entrando em desuso com a chegada das novas tecnologias como o REP-P, por suas características totalmente digitais, econômicas, sustentáveis e seguras.

Ponto eletrônico e o comprovante de registro segundo a Portaria 671

O que fica estabelecido é que o REP-C e o REP-P devem emitir o comprovante de registro de ponto eletrônico nos formatos impressos ou em PDF, ambos assinados digitalmente.

Também é aberto ao colaborador o acesso irrestrito ao comprovante, através de sistema eletrônico imediatamente após cada marcação, sem necessidade de prévia solicitação ou autorização.

Em qualquer situação o empregador é obrigado a permitir a extração dos comprovantes de registro de ponto eletrônico das marcações realizadas por até 46 horas.

Arquivo AFD

Basicamente o AFD é um Arquivo Fonte de Dados e ele contém todas as marcações de ponto realizadas naquele REP e é este conteúdo que assegura a credibilidade e integridade das marcações ali operadas, atestando legalmente a execução daquela jornada pelas pessoas.

Não existe exceção para a obrigatoriedade de emissão do AFD por todos os modelos de sistemas de registro de ponto eletrônico e sempre devem estar em conformidade com as determinações constantes no portal Gov.Br.

Especificamente no caso do REP-C o AFD deve ser gravado num dispositivo de mídia móvel, sendo aceito os de saída USB (Pen Drive ou HD Externo) para uso exclusivo do Auditor/Fiscal do Trabalho.

Nos casos relacionados ao REP-A e REP-P o AFD deve ser gerado imediatamente e entregue sempre que solicitado pelo Auditor/Fiscal do Trabalho.

Os fabricantes de equipamentos e desenvolvedores de softwares

Ponto eletrônico vai ganhando cada vez mais corpo no processo das relações trabalhistas e seus dispositivos legais e o próprio Artigo 89 cuidam especificamente do que se refere aos fabricantes de equipamentos e desenvolvedores de programas para uso nos REP.

Existe a obrigação de fornecimento por parte de desenvolvedores e fabricantes de um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade aos usuários que operarem com seus equipamentos ou softwares.

Os documentos precisarão estar assinados pelos responsáveis técnicos e legais da fornecedora, se responsabilizando pela afirmação de que seus equipamentos ou programas atendem ao que determina a legislação.

O referido atestado deve ser emitido como um documento eletrônico PDF, segundo o que determina o Artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001, contendo a assinatura eletrônica qualificada, segundo o que determina o Inciso III, do Artigo 4º, da Lei nº 14.063 de 2020.

O empregador somente poderá utilizar sistemas de REP ou equipamentos se possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitidos pelos produtores e fabricantes e eles devem estar em total conformidade com o que consta no campo específico do Portal Gov.Br.

Ponto eletrônico. O que você deve considerar na decisão sobre equipamentos, modelos e sistemas

Ponto eletrônico é seguro, confiável, moderno e prático, além de tantas outras características positivas, mas você não pode se restringir aos aspectos puramente técnicos, já que também precisa considerar questões de custo/benefício para sua necessidade.

Outro fator que não pode ser deixado de lado diz respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que todo o processo envolve tratamento de dados e informações pessoais.

Movimentos do banco de horas, por exemplo, precisam ser registrados e acrescidos aos relatórios, de forma a não caracterizar omissões nos REP.

Um conselho interessante para quem está em fase de decisão é que, apesar da complexidade dos 401 artigos da Portaria 671, o mais recomendado é a utilização de equipamentos e sistemas mais simples, porém robustos e eficientes, que se enquadrem não apenas nas normas da portaria, mas no conjunto geral da CLT.

Também é primordial dar relevância a fornecedores atentos às normas estabelecidas e que possuam políticas e ferramentas de constantes atualizações.

Cuidando disto sua empresa tende a resolver esta necessidade de forma categórica e proporcionar a todos os personagens envolvidos nas suas relações de trabalho, transparência, confiança e segurança de estarem fazendo o certo, recebendo o certo e trabalhando com uma empresa que privilegia o certo.