GESTÃO DE GASTOS. CLARO QUE É IMPORTANTE, MAS VOCÊ SABE O MOTIVO?

Gestão de gastos é a ciência que conduz ao bom gerenciamento da realidade de um empreendimento e embora tenhamos muito conhecimento disponível sobre o tema, cometemos muitos equívocos ao lidar com a situação e esta é uma oportunidade de demonstrar claramente como…

– Sim, detalhes são importantes…

– Sim, precisamos controlar tudo…

– Sim, gastos são onde podemos exercer maior e mais rápida ação de melhoria de lucratividade…

– Não, você não sabe o que são gastos…

– Não, você não sabe o que são despesas…

– Não, você não sabe o que são custos…

E finalmente…

– Sim, você confunde os ingredientes e coloca tudo na mesma panela!

O resultado é que o sorvete dos seus controles sai um pouco salgado e a maionese do seu planejamento fica com sabor adocicado…

Nosso conteúdo não pretende apenas apontar caminhos para melhorar a gestão dos gastos de sua empresa, mas te mostrar, de uma maneira clara, que diferenças existem entre estas 3 denominações: gastos, custos e despesas…

A gente entende que ninguém precisa ser muito específico e técnico no que faz, menos os médicos e cientistas e se você pretende obter um padrão científico de gestão é bom se ligar neste artigo.

Gestão de gastos começa por entender diferenças

Gestão de gastos é essencial e relevante, mas como gerenciar algo que não entendemos direito o que é ou como funciona?

Resolvemos começar exatamente pela demonstração das diferenças entre os elementos…

Primeiro de tudo, GASTOS são o conjunto de todas as SAÍDAS de recursos da empresa e estes se dividem em 4 grandes grupos principais como mostra nosso infográfico…

As definições que apresentamos aqui possuem uma referência de credibilidade de alto valor, pois a base deste conteúdo é o NPC 2 (Novo Padrão Contábil) do IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil).

Estamos falando de uma espécie de norma legal que cria um padrão de compreensão contábil global, na perspectiva de unificar uma linguagem, já que a liberdade contábil, até certo ponto, gera distorções de compreensão que podem afetar gravemente o entendimento geral de expressões e resultados.

Você, por exemplo, tende a acreditar que toda a saída de dinheiro de sua empresa é um custo e isto não é verdade, beirando o absurdo…

– “Opa! Então quer dizer que sempre pensei errado?”

– Provavelmente e nosso objetivo é, primeiro, esclarecer o que é o quê neste canto meio obscuro da contabilidade e depois demonstrar porque este elemento é tão relevante na saúde e dinâmica de qualquer negócio, em qualquer segmento.

Vamos lá…

Gastos

Este é o grande grupo, que engloba todas as saídas de recursos financeiros de seu empreendimento.

Provavelmente você confunde gastos com custos, sendo que custos é apenas um subconjunto do grupo de gastos e esta confusão é bem comum, a ponto de se tornar meio convencional entre a maioria das pessoas, mas mesmo assim é um erro de expressão contábil que pode determinar e provocar equívocos comprometedores na sua gestão.

Custos:

Custos são todos aqueles gastos que, de uma maneira direta estão conectados com a produção ou formação de estoques de uma empresa.

Despesas:

As despesas são gastos com os processos administrativos e operacionais da empresa, mas que não estão conectados diretamente com a produção.

Exemplo prático:

Custos

Você tem uma indústria de qualquer natureza, digamos que você é um minerador, daqueles que moem um morro de pedra, transformando rocha bruta em pedra britada (também conhecida como agregado da construção civil)…

Sua empresa possui diversos setores e operações diferentes que interagem entre si, direta ou indiretamente…

Considere que uma empresa deste tipo possui um departamento chamado PLANTA DE PRODUÇÃO, onde são instalados equipamentos diversos que dão forma a algo conhecido como uma USINA DE BRITAGEM, que nada mais é que um grupo sincronizado de equipamentos pesados, notadamente moedores de rochas, peneiras e esteiras transportadoras…

No que se conhece popularmente como ALIMENTADOR, um caminhão despeja rocha bruta resultante de uma detonação de uma parede de jazida…

A partir da boca do alimentador as pedras vão passando por uma sequência de britadores que literalmente moem a rocha bruta, reduzindo seu tamanho e as esteiras transportam este resultado para um conjunto de peneiras que separa, por granulometria, os diversos pedaços de rocha, jogando cada grupo para uma esteira diferente, que leva estes pedaços para outros britadores que vão afinando cada vez mais os pedaços, até chegarem a pedacinhos (granulometria) menores, que é a condição final de uso destes insumos na construção civil.

Imagino que deu para você entender um pouco como funciona a produção deste tipo de produto, que a maioria nem faz ideia, mas agora você já tem um conhecimento a mais.

Pois bem…

Qualquer gasto com qualquer equipamento, insumo, mão-de-obra ou manutenção em qualquer máquina, processo ou necessidade de qualquer etapa desta planta de produção é um CUSTO.

Um pequeno exemplo de custos:

• Matéria-prima para produção
• Insumos para produção
• Salários e remuneração de pessoas ligadas à produção
• Equipamentos e custos de manutenção de estruturas ligadas à produção ou formação de estoque

Despesas

Agora imagine que esta mesma empresa precise vender seus produtos e para isto possua uma estrutura comercial, que pode, inclusive, estar em outra localização e que além de comercializar precisa administrar o empreendimento como um todo e que por isto, também precise de uma estrutura de gestão, que em nosso exemplo pode estar no mesmo espaço que a estrutura comercial, embora também não seja obrigatório…

Você possui pessoas trabalhando ali, papéis, computadores, móveis, equipamentos de diversos tipos, telefonia e comunicação, estrutura e pessoal de atendimento, controle e gestão.

Você possui impressoras, muitos papéis, documentos de todos os tipos, controles, controles e mais controles e muita gente para realizar e cuidar destes controles…

Qualquer gasto que você tiver nesta esfera será uma DESPESA, pois nada estará conectado à produção.

Um pequeno exemplo de despesas:

• Aluguel
• Internet
• Telefone
• Materiais de escritório
• Pró-labore
• Comissões
• Salários de pessoal administrativo e comercial
• Tributos

O grande truque de saber separar as coisas

Existe uma espécie de truque que permite entender com maior facilidade a diferença entre CUSTO e DESPESA…

Quando se deparar com um determinado gasto, analise da seguinte forma: se eu cortar este gasto isto interfere diretamente na minha produção ou formação de estoque?

Se a resposta for SIM, então você está diante de um CUSTO, mas se a resposta for NÃO, então você está diante de uma DESPESA.

Legal né?

A grande confusão

Sim, é muito legal e parece claro e cristalino, mas na operação não é bem assim que funciona…

Quer ver só o tamanho do nó que eu vou dar nesta sua cabecinha com uma simples pergunta de teste?

Então responda…

Folha de pagamento é CUSTO ou DESPESA?

Peguei você!

A menos que você tenha respondido que… DEPENDE, pois esta é a resposta certa…

Se estivermos falando do salário de um operador da planta de produção, então é um CUSTO, pois se ele não receber e parar de trabalhar, este gasto estará interferindo diretamente na produção ou formação de estoque…

Se estivermos falando do salário da pessoa do atendimento, então é uma DESPESA, pois se deixarmos de pagar este gasto e a pessoa não for trabalhar, isto será muito ruim para as vendas e outras atividades, mas não interfere diretamente na produção ou formação de estoque…

Deduzimos, portanto, que ao contrário do que a maioria faz, não é correto, do ponto de vista contábil e principalmente gerencial, lançar toda a folha de pagamento e seus gastos numa única classificação.

A maioria das empresas faz isto, até mesmo orientados por suas assessorias contábeis, porque é obviamente mais fácil, operacionalmente, para todo mundo, mas o relatório gerencial não será verdadeiro.

Ao ser questionado sobre qual o custo da empresa a resposta não será confiável, porque pode ser que toda a folha de pagamento da empresa tenha sido lançada como custo, ou não e em nenhuma das situações o relatório apresentará um número verdadeiro, o que tende a atrapalhar a qualidade da decisão gerencial.

E olhe que estamos dando apenas um dos milhares de exemplos que acontecem todos os dias na maioria das empresas.

O que podemos concluir é que, se não há uma análise profunda de diferenciação entre custo e despesa para que os lançamentos sejam realizados dentro de seus escaninhos contábeis precisos, todo o resto perde mais ou menos confiabilidade, dependendo da escala de gambiarras à qual a empresa se permite e se submete.

Uma consideração sobre investimentos e prejuízos

Custos e despesas não são as duas únicas formas de saída de recursos de uma empresa, embora sejam as mais cotidianas e de convívio diário, por suas próprias características.

Existem outros dois conjuntos de gastos que também são incorporados como formas de saídas de recursos…

Investimentos

Em algum momento uma empresa pode entender que pode ou deve realizar novos investimentos, dentro ou fora da empresa, como abrir uma filial, por exemplo e isto está associado ao conjunto de gastos da empresa, mas não é possível (ainda) classificar estas saídas como custos ou despesas, pois a unidade que está sendo construída, montada ou estabelecida ainda não está operacional e estes valores não se enquadram em nenhum campo original do plano de contas da empresa em operação.

Isto sem mencionar que uma eventual filial, do ponto de vista gerencial e técnico, precisa ser analisada separadamente da matriz ou de outras unidades de negócio que eventualmente já existam.

Se a matriz, por exemplo, está realizando saídas de recursos para estabelecer uma nova filial estes recursos devem ser apropriados num campo específico de gastos, que não são custos e nem despesas, mas investimentos.

Prejuízos

Uma operação saudável numa empresa supõe que o negócio seja lucrativo.

Um elemento que precisa ser desmistificado é o lucro, principalmente nas culturas latinas e subdesenvolvidas, onde existe uma separação de interesse político entre os controladores do capital e os trabalhadores, construindo e mantendo um muro de separação classista entre estes dois personagens auto dependentes.

Esta separação está absolutamente errada (eu utilizaria a expressão “equivocada” para ter maior delicadeza, mas o objetivo é a brutalidade com tamanha estupidez humana).

Não importa no que você acredite politicamente, pois isto pouco representa diante da realidade, até porque, em países latinos e subdesenvolvidos a razão é relativa e tudo depende do seu “herói da vez”, afinal, como quem decide são as maiorias, através do voto obrigatório, num universo de 86% de analfabetos funcionais (não sabem interpretar um texto), o que as pessoas acreditam ou não muda pouco, já que quem regula o conjunto social é um sistema, inabalável e imutável…

Em outras palavras, mudam apenas as moscas…

Como parte desta aberração da compreensão humana e como ferramenta de alguns polos políticos, se resolveu plantar a semente de que o lucro é ferramenta de dominação de poderosos sobre oprimidos e isto é difícil de desmistificar.

Nosso propósito aqui não é desmistificar este pensamento e muito menos transformá-lo.

Embora extensa, esta parte é só para servir de introdução à importância do lucro no universo capitalista, que é como o mundo que você vive funciona, não importa em quê ou em quem você acredite.

A verdade é que somos capitalistas e pronto!

O princípio de uma empresa, portanto, é ter lucro.

O aspecto fundamental que justifica a existência de uma empresa é que ela tenha lucro, pois não existe nenhum outro motivo para sua existência.

Se uma empresa não tem lucro ela é um problema não apenas para si, mas para toda a sociedade, pois não cumpre com suas obrigações, não paga seus impostos, seus compromissos e em algum tempo, ou deixa de existir, ou se arrasta como mais uma âncora presa ao tornozelo da população.

Se seu pensamento político entende que sua empresa deve incendiar o lucro que tem ou fazer o que quiser com ele, com ou sem escrúpulos, ninguém discute, pois depois de pagar todas as suas responsabilidades e honrar seus compromissos, o que você faz com o que sobra é de sua inteira liberdade, mas como toda liberdade carrega uma responsabilidade, sendo ético, moral e legal, não importa a ninguém o que você faz com o resultado de seu trabalho.

Dito isto, se entende, desde o início, que a empresa foi criada para gerar lucro, o que nem sempre acontece, por diversos motivos, normalmente associado a dois centros principais: decisões erradas ou gestão incompetente (o que dá quase na mesma).

Nestes casos, a empresa tem mais gastos do que faturamento e isto gera um déficit no lugar do que deveria ser lucro.

Independente do resultado que a empresa apresenta tudo deve ser registrado e a diferença entre gastos e receita é conhecida como prejuízo e assim deve ser contabilmente registrado, também fazendo parte do grupo de gastos.

Gestão de gastos como ferramenta de crescimento

Feitas estas considerações técnicas, alguns pitacos políticos e sociais, vamos ao que interessa neste conteúdo, que é a importância da gestão de gastos no contexto administrativo de qualquer empresa, de qualquer porte.

Para falar a verdade, a gestão de gastos é indispensável inclusive para pessoas físicas, individualmente ou em grupos, como famílias, por exemplo.

Gastar de acordo com o que recebe é a regra número ZERO de qualquer operação com alguma chance de sucesso, não importando se estamos nos referindo a empresas, pessoas, grupos sociais ou qualquer outra atividade humana que envolva economia, direta ou indiretamente.

Todos habitamos um Planeta onde a supremacia, querendo, concordando, ou não, é capitalista.

O país mais assumidamente socialista do mundo, a China, é ao mesmo tempo, a maior potência capitalista, pois é simplesmente impossível viver neste Planeta sem considerar moeda, capital e trabalho, como dizia nosso querido Adam Smith.

O capitalismo é um modelo econômico e como tal envolve práticas econômicas globais, científicas, lógicas e matemáticas.

Um investidor analisa o potencial que seu investimento possui de proporcionar lucratividade e isto envolve credibilidade, autoridade e transparência em todas as informações que chegam ao seu nível decisor.

É este conjunto de informações acreditáveis que determinará se ele colocará seu capital nesta ou naquela opção.

A construção destes relatórios preciosos envolve ciência pura, mais precisamente, ciências econômicas e financeiras, que são constituídas por uma série de outras ciências, como a própria matemática e suas variações, como estatísticas, projeções, e todo um cabedal complexo de parafernália numérica que não vamos estender aqui.

A forma como o capital se multiplica da maneira mais lógica e rápida está associada ao mercado, que é o lugar onde as pessoas vão atrás de suas necessidades e desejos de consumo.

Nesta esfera se travam as grandes batalhas pela atenção das pessoas, com cada vez mais novidades, lançamentos, tecnologias e muito, muito, muito marketing.

Competitividade

Gestão de gastos é algo que vai ficando cada vez mais importante na medida que se estabelece a competitividade, como resultado da intensa busca frenética pela atenção dos potenciais consumidores do que quer que seja…

Já se viu campanha em funerárias fazendo promoção na compra de um caixão de adulto onde a pessoa ganharia grátis, dois para crianças…

Exagero ou não, basta olhar em volta e tentar não ver alguma promoção em forma de outdoor, painel, na cola de algum avião ou no mundo digital, que é um planeta a parte.

Nesta intensa competitividade as margens são estreitas e como o preço é um dos fatores que desperta o maior interesse das pessoas no que quer que seja, as empresas vão se espremendo cada vez mais em suas margens e aumentar preço passa a ser uma novela.

O marketing ameaça envenenar a água da empresa se aumentarem o preço.

Os sócios exigem uma lucratividade maior, que ao menos justifique a manutenção de seu capital naquele negócio, que em comparação com outras opções, pode não estar rendendo algo que motive a continuação do investimento.

O que fazer?

O que sobra como opção lógica mais evidente é uma só…

Se não posso aumentar preços como preciso e gostaria porque perderia competitividade, então só me resta ter uma excelente gestão de gastos, que é a única forma de ampliar lucratividade sem aumentar faturamento.

É esta a importância da gestão de gastos e tem tanta gente por aí faturando bilhões em operações que dão prejuízo, abrindo um buraco para tapar outro, por absoluta falta de uma gestão de gastos responsável e eficiente.

Uma gestão de gastos eficiente

Não existe uma “receita de bolo” para uma gestão de gastos eficiente, até porque não existe uma receita pronta para quase nada, nem para bolos, pois alguém pode inovar a qualquer momento e colocar um pouco mais deste ou daquele ingrediente (e é isto que se espera).

No universo corporativo funciona da mesma maneira e todo mundo tem seu jeito de fazer as coisas.

Regras básicas costumam ser poucas e sempre as mesmas, desde que o mundo é mundo e podemos demonstrar algumas de cunho geral:

• Gaste menos do que ganha
• Seu empreendimento depende de sua imagem
• Estabeleça boas relações
• Priorize as pessoas
• Mantenha compromissos em dia
• Seja criativo e inovador

São várias as afirmações que se tornaram lógica na economia em todos os níveis e preencheríamos páginas aqui de recomendações sobre O QUÊ deve ser feito, embora o COMO ainda seja muito peculiar e dependente de quem está operando a máquina de gestão.

De qualquer forma, o último item que listamos neste pequeno exemplo, de ser CRIATIVO e INOVADOR é o mais relevante, não apenas da gestão de gastos, mas de qualquer ponto da atividade humana.

A menininha do cabelo liso e uniforme escolar padrão agora passa por você com metade do cabelo rosa e a outra metade azul, usando um tênis de cada cor e está tudo bem.

O problema na gestão de gastos está nas cascas…

Explico…

Nossas faculdades não avançam na velocidade do mundo e esta é a grande transformação.

Antigamente (bem pouco tempo atrás) o conhecimento se concentrava nas universidades e centros educacionais.

A conectividade do mundo e a democratização da informação (de qualquer tipo de informação) levam o conhecimento a todos os cantos, descentralizando sua origem e hoje, quase absolutamente tudo é possível aprender num simples smartphone em qualquer canto do mundo onde exista uma conexão digital.

Tente lembrar (ou imaginar) o tempo em que você precisava se dirigir até uma biblioteca para realizar uma pesquisa e ao chegar lá descobria que o livro que você precisa foi emprestado poucas horas atrás e só será devolvido para novo empréstimo daqui a 7 dias…

Pense no gargalo de aprendizado que isto representava…

Agora, no universo dos bits e bytes, no processo de linguagem binária, onde códigos são construídos a partir da combinação de 1 e 0 em sequências infinitas e instantaneamente (algo que já está ficando ultrapassado e em breve será substituído por sinais luminosos, muito mais rápidos e eficientes), você digita um endereço de URL em seu navegador ou simplesmente insere uma pergunta, do tipo: “Quem foi Leonardo Da Vinci?”

Instantaneamente seu smartphone ou notebook abre toda a história do personagem histórico, em detalhes, imagens, sons, em passeios tridimensionais realistas através de tudo o que existe de registros sobre sua existência, obra, preferências, hábitos, relações, absolutamente tudo.

Nossas universidades corriam na frente, mas agora correm atrás da evolução.

Nosso sistema de ensino é obsoleto.

Você pode afirmar que nosso sistema de ensino precisa evoluir e adotar a modernidade para poder abrir a porta do aprendizado pleno para as pessoas.

Você já se perguntou o que é preciso para que isto aconteça?

Primeiro, precisamos encontrar pessoas de bom-senso, capacidade e interesse, o que é absoluta minoria no universo latino.

Depois precisamos criar um novo modelo de educação e didática, considerando a modernidade e a pluralidade de pessoas e recursos, sem estigmas ou preconceitos.

Depois precisamos levar todo este conjunto para a análise dos semianalfabetos e ignorantes que nos representam em Brasília, para que formem comissões, repletas de interesses corporativos e outros mais escusos, para que eles aprovem algo como uma reforma de ensino.

O Brasil tem pouco mais de 500 anos e você consegue imaginar o quanto o mundo evoluiu neste tempo (principalmente nos últimos 50 anos) e quantas reformas estruturais bem intencionadas tivemos?

Vou responder: UMA, em 500 anos, lá pela metade final do século passado.

Porque me estendo falando de nosso sistema educacional?

Para demonstrar que aquilo que você aprendeu na universidade já era obsoleto enquanto você estava aprendendo, imagine agora, depois de tanto tempo…

Assim, para realizar uma boa gestão de gastos, como tudo na vida, você terá que contar com os ensinamentos básicos que aprendeu, principalmente sobre “exatas”, mas precisará de uma dose generosa de INOVAÇÃO.

Aqui entramos num campo delicado, que envolve quebra de paradigmas, coragem, assertividade, atitude solucionadora, postura positiva e uma excelente MÁQUINA DE APRENDER.

A gestão de gastos na prática

Num contexto mais prático o importante é saber que, se você não consegue ampliar faturamento de forma representativa e rápida a ponto de fazer diferença e precisa ampliar lucratividade para se manter competitivo, você deve focar na gestão de gastos e otimizar cada pequeno ponto de sua operação no sentido de gastar menos e isto sim é muito possível e recomendado.

Existe muito aprendizado oculto onde não costumamos olhar profundamente.

A gestão de gastos inicia por um olhar direto para todo canal de saída de recursos de sua empresa, nos mínimos detalhes, visando construir uma perspectiva de análise que considere o retorno que cada centavo aplicado, neste ou naquele elemento do centro de gastos, proporciona para a empresa.

Você se surpreenderá de como coloca dinheiro fora em processos que sequer precisariam existir.

A verdade é que o problema maior é você.

Não que você seja ruim, incompetente ou mal-intencionado, nada disto…

Você apenas está imerso num oceano escuro e se guia pela pouca luz que se acostumou a obter.

Somos fruto do meio que habitamos e te ensinaram para olhar isto, aquilo e aquilo lá adiante, e você dedicadamente faz isto, com as melhores das intenções.

Perdoe, mas não posso perder a oportunidade de repetir a velha e boa frase de que “de boas intenções o cemitério está repleto”.

Um espírito inovador

O primeiro ingrediente para uma gestão de gastos compatível com as transformações que estamos vivendo não é uma auditoria isolada apenas, mas a construção de um perfil inovador de gestão de gastos, composto por indicadores e ferramentas modernas e inteligentes que aplicam tecnologia aos serviços de controle.

Traçar objetivos e metas determinam que surjam indicadores que apontaram anomalias que devem ser eliminadas e isto deve estar visível, o tempo todo, como prioridade do gestor.

O espírito inovador que o mercado está te obrigando a adotar diante de um cenário em constante transformação, que te faz repensar produtos, atuar de forma disruptiva (e olha que você sequer sabia o que isto queria dizer há poucos dias atrás), estabelecer conexões permanentes, viver sob pleno network (ou não ser ninguém) e se preparar para o “multiverso”, algo que você nem faz ideia do que seja, deve ser o mesmo espírito que você aplicará às formas de realizar sua gestão de gastos.

Observar os movimentos do topo

Quem está no topo é o melhor, não significando que vá permanecer lá para sempre, ele apenas chegou lá e construiu um caminho comprovadamente vencedor, o que também precisa ser cuidado, pois alguém, em algum lugar, já está reinventando a reinvenção e isto pode derrubá-lo de lá.

O desafio não é chegar, é se manter no topo.

Não podemos desconsiderar as referências vencedoras como ponto de partida para a construção de todas as nossas estratégias, incluindo as de gestão de gastos, mas também não podemos contar apenas com aquela lanterna, pois acredite, neste exato momento este exemplar case já está sendo adaptado a partir dos novos aprendizados constantes.

Coragem para mudar

Olhe em volta e veja quantas amarras estão prendendo seu tornozelo às milhares de âncoras que os paradigmas colocaram ali.

Note que a maior parte de sua operação é fonte de incerteza, medo e ansiedade.

Responda francamente: foi para isto que você estudou e se preparou?

Você trocaria seu posto de gestor de empresas, com este salário maravilhoso, seu poder intrínseco e sua posição social atual por uma vida de paz e tranquilidade, onde pudesse, inclusive, dormir?

Se a sua resposta for SIM para este último questionamento então você precisa bem mais que uma gestão de gastos, você precisa rever sua “máquina de aprender”.

Se reconstrua, é legal, é bom, e você não tem nada mais engrandecedor e motivador para fazer até o final da vida…

Todo resto é encher linguiça.