CARTEIRA DE TRABALHO DIGITAL. O QUE VOCÊ PRECISA SABER A RESPEITO DO ASSUNTO

Carteira de trabalho digital é mais uma das modernizações tecnológicas que chegam à sociedade através dos sistemas nacionais de controle.

A carteira de trabalho digital é uma extensão da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social), que é obrigatória para toda a relação profissional envolvendo qualquer tipo de serviço, tanto na indústria, quanto no comércio, agricultura, pecuária e até nas relações profissionais domésticas.

Outros documentos como a CNH (Carteira Nacional de Habilitação), o CPF (Cadastro de Pessoas Físicas, o próprio RG (Registro Geral de Identidade), o TE (Título Eleitoral), já possuem suas versões digitais, com consolidado sucesso, necessitando apenas, de um hábito maior de utilização por parte dos usuários, mas tecnicamente, funcionam com perfeição.

A tendência é que este tipo de documento ganhe cada vez mais espaço no meio social, tanto em utilização quanto em costume, pois é realmente mais prático, e tende a evoluir, dependendo da incorporação de novas soluções tecnológicas que estão chegando em grande velocidade.

A carteira de trabalho digital se associa a este grupo, que convenhamos, já incorpora os documentos mais importantes da vida do brasileiro e deve contar com uma aceitação plena, já que só envolve vantagens, agilidade, segurança e credibilidade para todos os envolvidos.

Carteira de trabalho digital. Uma ferramenta de modernidade

Carteira de trabalho digital é uma ferramenta de modernidade que chegou facilitando a vida do trabalhador, que além da agilidade proporcionada pelo documento, consegue acesso facilitado a todas as informações relativas ao seu histórico profissional, suas relações com as empresas por onde passou.

As empresas também conseguem uma gestão muito melhor das suas rotinas corporativas, com a facilidade de poder manipular adequadamente as informações de forma otimizada, sem depender do tráfego e uso do documento em sua versão física.

As informações emanadas pelo Governo Federal dão conta de que desde 2020, ano de seu lançamento, a carteira de trabalho digital já passou dos 300 milhões de acessos, considerando que deste total, em torno de 270 milhões de acessos aconteceram apenas no período de pandemia.

De qualquer forma, mesmo que o documento esteja disponível desde 2017 e com lançamento oficial em 2020, ainda pairam algumas dúvidas sobre ele, tanto por parte das empresas quanto dos colaboradores.

Com base nesta realidade, construímos este artigo, aprofundando a abordagem sobre tudo o que é relevante na carteira de trabalho digital, tanto para o empregado quanto para o empregador, pois é nossa filosofia que a informação de qualidade constrói relações mais transparentes e, por consequência, um mundo melhor.

O que é a carteira de trabalho digital

Basicamente a carteira de trabalho digital é a carteira de trabalho que você já conhece, apenas numa versão digital, disposta através de aplicativo de acesso facilitado pelas conexões da internet.

Como na CTPS física, ali ficam registradas movimentações diversas relativas ao trabalho como cargos, datas de movimentação entre admissões, demissões, férias, remuneração e tantas outras informações comuns nas relações trabalhistas tradicionais.

Controlando as relações trabalhistas, a carteira de trabalho digital também regula as relações previdenciárias, assegurando registros que proporcionam acesso aos direitos trabalhistas constantes na CLT.

Mesmo nos serviços temporários, quanto em todas as demais relações trabalhistas, a carteira de trabalho convencional e a sua versão digital, são obrigatórias.

Como surgiu a carteira de trabalho digital

Sabemos que a carteira de trabalho digital é uma evolução da CTPS física, o que define que a versão digital não nasceu a partir da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Não teria como…

A CTPS foi criada em 1932, através de um decreto do então presidente, Getúlio Dornelles Vargas.

O primeiro nome da CTPS foi carteira profissional.

Tanto a CLT quanto a CTPS surgiram num momento de forte industrialização do mundo e do Brasil.

Era preciso estabelecer uma relação mais transparente entre os envolvidos no mercado de trabalho, e para isto, se fazia necessária a existência de mecanismos de registros e oficialização dos termos acertados.

O surgimento da CTPS aconteceu pela necessidade de dar às relações trabalhistas urbanas, o mesmo suporte que já era dado às relações agrícolas, pois já existia a carteira de trabalhador agrícola.

A mudança de nome de carteira profissional para CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) aconteceu em 1969, através do Decreto Lei Nº 926/69.

O objetivo foi atualização e modernização deste documento, já que ele foi ganhando força e proporção, contando com todas as informações de trabalho das pessoas, incluindo suas movimentações de troca de empresas, admissões e demissões.

Com a chegada da CTPS foram extinguidas a Carteira Profissional, a Carteira de Trabalho do Menor e a Carteira Profissional do Trabalhador Rural.

Dentre tantas outras informações relevantes que trafegam na carteira de trabalho digital, a garantia de direitos fundamentais está assegurada, como seguro desemprego, benefícios previdenciários e FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

A carteira de trabalho diante da lei

A previsão legal da carteira de trabalho está no artigo 29, mais precisamente, na seção IV da CLT.

Tudo o que diz respeito à regulamentação e às normas que regem a carteira de trabalho constam neste conteúdo legal, incluindo o que deve constar em suas anotações.

A evolução de algumas leis acabou modificando um pouco alguns aspectos desta lei, como a Lei de Liberdade Econômica, que determinou, por exemplo, que o prazo para anotação na carteira de trabalho, por parte do empregador, passou de 48 horas para 5 dias.

O parágrafo 8º diz que o prazo para devolver a carteira ao trabalhador é de 48 horas, pois ele tem o direito de saber o que consta ali.

Vamos acompanhar a íntegra do artigo…

“Art 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.        

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas:

a) na data-base;

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;

c) no caso de rescisão contratual;

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.                 

§ 4o É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.             

§ 5o O descumprimento do disposto no § 4o deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.              

§ 6º A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.      

§ 7º Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.      

§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”  

O que fez com que a carteira de trabalho virasse digital

A Lei de Liberdade Econômica possibilitou que a Carteira de Trabalho Digital passasse a ser Alternativa à CTPS, e isto aconteceu em 2019, mesmo que o aplicativo digital já existisse desde 2017.

Os processos eram muito burocratizados e a Lei da Liberdade Econômica surgiu na intenção de facilitar estas relações práticas e documentais.

A digitalização de muitos processos foi o caminho principal para esta facilitação.

Um dos problemas resolvidos com a digitalização da CTPS foi a eliminação dos transtornos quando um trabalhador perdia o documento e precisava solicitar uma segunda via, ou ainda, quando acabavam os espaços para registros e até a deterioração do material físico da CTPS física.

Várias vezes os trabalhadores tinham que peregrinar pelas empresas em busca dos seus registros perdidos, já que não havia a integração.

Para as empresas, o problema principal era a movimentação da CTPS para lá e para cá, toda vez que fosse necessária alguma anotação.

O funcionamento prático da CTPS

A Carteira de Trabalho Digital não obedece apenas à Lei da Liberdade Econômica, pois também é disciplinada pela Portaria Nº 1.065 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, órgão vinculado ao Ministério da Economia.

Esta Portaria define algumas normas que eram meio confusas e geravam dúvidas básicas, como o número do documento ou como proceder para fazer a carteira.

Cabe acompanhar as determinações de funcionamento do documento…

• Toda a pessoas que é registrada no CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) já possui uma Carteira de Trabalho Digital, bastando apenas a sua habilitação;
• Para habilitar a carteira existe um passo-a-passo e após a habilitação, o trabalhador poderá acompanhar todas as movimentações registradas no documento a partir de um aplicativo específico para isto ou ainda, através do site do Governo Federal;

Como o documento funciona para o empregador

Para o empregador o funcionamento é basicamente o mesmo, já que todas as movimentações, como admissões, demissões, férias e demais anotações devem ser realizadas via internet.

Na Carteira de Trabalho Digital não existe uma numeração específica e, com isto, a empresa consegue realizar todas as alterações e anotações utilizando apenas o CPF do trabalhador.

O que muda para as empresas

Tudo está conectado com a criação do eSOCIAL, uma iniciativa de integração de recepção e controle de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais num único destino.

Criado em 2014, o eSOCIAL iniciou como opcional, evoluindo atualmente para a obrigatoriedade.

Uma das vantagens é que a empresa não precisará mais anotar informações na Carteira de Trabalho Digital, pois ao usarem o eSOCIAL, as informações são automaticamente aplicadas à CTPS digital.

Tudo ficou mais fácil, mas ainda é importante ficar de olho no passo-a-passo:

• Na contratação a empresa deverá lançar os dados no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador), antes do início das atividades;
• Na hipótese de ainda não possuir todas as informações solicitadas, a opção é incluir o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que é mais simplificado e permite a complementação posterior.

Seguindo este caminho, a empresa não necessita mais da CTPS física para preenchimento, já que tudo estará registrado e disponibilizado digitalmente.

O que muda para os trabalhadores

Tudo o que o trabalhador precisa para ser registrado é o número de seu CPF.

A empresa cadastra todas as informações a partir deste registro.

É importante que o trabalhador tenha habilitado seu cadastro na plataforma anteriormente, pois sem isto, a empresa não conseguirá os acessos necessários.

Os benefícios da carteira de trabalho digital

Primeiro e mais importante é a grande agilidade em todas as etapas do processo, para todos os envolvidos.

A qualidade de informação e controle também é um diferencial incomparável.

Toda a rotina processual fica amplamente facilitada através do eSOCIAL.

O tráfego de documentação física fica totalmente dispensável.

O aplicativo é integrado com vários outros sistemas do Governo Federal, como o CAGED, PIS e o próprio eSOCIAL, minimizando em muito o risco de fraudes e erros, principalmente na concessão de benefícios, além de apontar com clareza as inconsistências no registro de informações.

Especificamente para o trabalhador, as informações estão disponíveis o tempo todo, de forma clara e transparente, fácil acesso, sempre que necessário, o que também é importante, mesmo para quem vai solicitar o documento pela primeira vez.

De qualquer maneira, a emissão é instantânea e prática.

Tudo é online e tudo pode ser feito através do aplicativo, eliminando a necessidade de ter que se dirigir às agências de atendimento, deixando tudo muito mais otimizado.

Um outro aspecto muito importante diz respeito à segurança, já que tudo é atualizado de forma rápida e instantânea, e a versão digital elimina problemas com perda e portabilidade, além de outros aspectos como deterioração ou falta de espaços físicos para registros e anotações.

O que mudou com a carteira de trabalho digital

Muitos aspectos mudaram com a chegada da carteira de trabalho digital, uns mais relevantes que outros, mas basicamente, tudo está conectado com o aporte da tecnologia da informação no processo, o que dinamiza, amplia e dá mais segurança a todos os processos de tráfego e controle da informação.

Número da CTPS

Anteriormente a CTPS física contava com número e série específicos para registro, com 8 dígitos.

As empresas, até janeiro de 2020 eram obrigadas a encaminhar informações de admissão ou demissão para o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), mas desde que o documento passou a ser digital, todos os registros passaram a ser realizados pelo número de 11 dígitos do CPF do cidadão.

Isto criou um certo conflito de informações, pois as pessoas tinham dúvidas quanto ao número do documento.

O problema foi solucionado quando o CAGED resolveu orientar as empresas a informarem o campo NÚMERO DA CTPS com os 7 primeiros dígitos do CPF e no campo relacionado à SÉRIE, informavam os 4 últimos dígitos.

De forma simples, no campo destinado à UF da Carteira de Trabalho, bastava incluir a sigla do estado do trabalhador ou empresa.

Como tudo agora é feito através do eSOCIAL com o registro do CPF do cidadão, o número e série da CTPS não é mais necessário.

Assinatura digital

Existem dúvidas de como são feitas as assinaturas num documento digital e a resposta é simples: de forma digital.

No momento em que é feito um lançamento de admissão por parte do empregador junto ao eSOCIAL, este fato já é considerado uma assinatura de carteira, dispensando o processo físico.

Atualização da carteira de trabalho

Todo e qualquer registro ou alteração subsequente ao processo de trabalho do cidadão é registrado pela empresa diretamente no Esocial, incluindo férias, aumento, 13º salário ou promoção.

Eventualmente a exposição destas anotações pode não ser instantânea, pois após o registro no eSOCIAL estes lançamentos são passíveis de processamento de dados.

Mudanças no processo de demissão

Não é mais necessária a CTPS física para registrar a baixa por demissão, já que todos os registros e processos são realizados através do eSOCIAL.

Após a transmissão do evento por parte do empregador, a informação estará disponível para acesso ao cidadão através do aplicativo.

Dúvidas frequentes

Resolvemos montar um contexto de perguntas frequentes que surgiram ou podem surgir em relação ao tema, a fim de esclarecer de maneira simplificada aquilo que pode ter ficado incompreendido no desenvolvimento deste nosso conteúdo.

A CTPS de papel perde a validade?

A CTPS física não deixa de valer, mesmo que todos os processos legais sejam realizados digitalmente, ela continua com seu valor, principalmente no caso de funcionários públicos ou em relações internacionais de trabalho.

É possível ver todo o histórico profissional através do aplicativo?

Tecnicamente sim, embora tenhamos que considerar que registros mais antigos possam apresentar alguma divergência, e por isto, talvez, a manutenção do documento físico se faz importante.

É uma recomendação do Governo que a CTPS antiga seja guardada, mesmo com a adesão à Carteira de Trabalho Digital.

Como tirar a Carteira de Trabalho Digital?

A CTPS tradicional era emitida com a presença do trabalhador num posto do Ministério do Trabalho ou conveniado, agora tudo é feito por meio digital.

Tudo começa com sua habilitação:

• Acesse o site do Ministério da Economia e clique no botão “Quero me cadastrar” (No comando “Entrar”);
  • Se você já tiver um cadastro em algum site do Governo Federal, basta colocar seu login e senha, caso contrário, só realizar o cadastramento;
• Preencher os campos de “Não sou um robô” e aceitar os termos de uso;
• Acionar “Continuar”;
• Preencher o cadastro;
• Escolher a forma de receber o link de confirmação do cadastro (SMS ou Email);
• Cadastrar a senha e pronto.

Depois deste processo você será redirecionado à tela da Carteira de Trabalho Digital e poderá acessar todas as suas informações já registradas no eSOCIAL.

Para visualizar outros contratos de trabalho formais com as ocupações, salários e períodos de trabalho, você deverá responder um questionário com algumas perguntas sobre sua trajetória profissional.

Ao terminar, você terá habilitado sua carteira de trabalho digital e poderá acompanhar seus registros profissionais de forma online.

Esse processo também pode ser feito diretamente pelo aplicativo, que pode ser baixado por celulares com sistema operacional Android e iOS.

Como saber se a carteira já foi assinada?

A assinatura da carteira é algo muito aguardado pelo novo colaborador contratado, e isso acontece de forma muito mais prática e rápida quando o processo é feito digitalmente.

Após 48 horas do lançamento das informações do novo contrato no portal do eSOCIAL, o funcionário já consegue visualizar os dados na sua Carteira de Trabalho Digital, o que é equivalente à assinatura da carteira.

Carteira de trabalho digital é um elementar avanço nas relações de trabalho do cidadão e das empresas

Carteira de Trabalho Digital é fruto da associação da tecnologia com a legislação, proporcionando um grande avanço nos processos de relação entre todos os personagens do processo de trabalho e emprego no Brasil.

Agilidade e facilidade para todas as pontas, com lançamento rápido e seguro das informações, ao mesmo tempo em que o usuário trabalhador pode acessar com tranquilidade e confiança os meios adequados para saber de suas informações, em tempo real, eliminando a possibilidade de problemas.

É deste tipo de avanço que precisamos, que encurte caminhos, facilite a vida e fuja da tradicional mania brasileira de criar dificuldades para vender facilidades.