CONTABILIDADE GERENCIAL. FERRAMENTA FUNDAMENTAL PARA UMA GESTÃO VENCEDORA

Contabilidade gerencial é uma expressão que constrói aquele tipo de paradoxo que contraria a lógica, porque simplesmente não deveria existir.

Contabilidade gerencial é importante sim, por isto calma, não estamos dizendo que a contabilidade não deveria existir, mas que toda a contabilidade deveria ser vista como uma ferramenta gerencial, pois esta é a essência da contabilidade.

A desinformação fez com que a contabilidade passasse a ser vista como um emaranhado de processos burocráticos complexos, de difícil compreensão e execução mais complicada ainda.

Não é apenas a parte leiga da população, a imensa maioria, que tem responsabilidade por esta visão equivocada do mundo sobre a contabilidade.

Os próprios profissionais e especialistas do setor, constroem uma imagem de tecnicidade, complexidade, burocracia e processos, que cria essa percepção de algo difícil, maçante, pesado e desgastante, mas que toda a empresa precisa ter, para escapar de multas e sanções do governo, através dos órgãos fiscalizadores.

Exatamente por esta visão completamente equivocada, a maioria das empresas faz de seu negócio, uma extensão de seu escritório de contabilidade, engessando sua gestão e resumindo a ação das assessorias contábeis ao simples pagamento de guias e arquivamento de documentos.

Nós vamos dar um passeio através de uma outra visão dos escritórios de contabilidade, e demonstrar claramente, como a contabilidade gerencial é, na verdade, uma das mais poderosas e imprescindíveis ferramentas de gestão que qualquer empresa, de qualquer porte, pode ter à disposição.

Contabilidade gerencial. A essência do controle absoluto:

Contabilidade gerencial é a percepção da contabilidade, apontada para a compreensão do desempenho das diversas variáveis que compõem a gestão de um negócio, de qualquer natureza.

Basicamente, a contabilidade gerencial é o conjunto de controles sobre as diversas movimentações da empresa, resultando em indicadores, que monitorados, apoiam as decisões gerenciais, aquelas que determinam os rumos do empreendimento.

Numa outra análise mais direta, as informações resultantes dos relatórios de contabilidade gerencial, dão o suporte para que o gestor decida que rumo tomar com suas decisões.

Com esta definição, dá para ter uma noção do tamanho da importância que a contabilidade gerencial possui na gestão de qualquer empreendimento.

Não se trata apenas de importância, mas de responsabilidade pela integridade, confiabilidade e segurança daquelas informações.

Não é preciso um exercício mental muito aprofundado para perceber que, se os dados que construíram os relatórios da contabilidade gerencial, que chegam até o gestor, estiverem comprometidos de alguma maneira, as decisões podem ser desastrosas, e comprometer a saúde global do empreendimento, em vários níveis, podendo levar até à inviabilidade do negócio.

Entender que a essência da contabilidade é ser absolutamente gerencial, é o primeiro passo para usufruir de todas as vantagens que uma assessoria contábil de qualidade pode proporcionar.

O que é a contabilidade:

Contabilidade existe desde que a humanidade assumiu consciência sobre o patrimônio.

Quando as primeiras pessoas obtiveram noção patrimonial, se estabeleceu ali, a necessidade de controlar estas posses, de todas as origens, e para isto, se fazia necessária a escrita e o registro das movimentações deste patrimônio.

Contabilidade passou a ser, desde então, a ciência de escrita e registro da movimentação patrimonial.

A civilização foi crescendo e evoluindo e os conceitos patrimoniais também se ampliaram, assim como as relações econômicas entre pessoas e comunidades também se consolidaram.

Uma das movimentações patrimoniais mais determinantes, se estabeleceu a partir do comércio, em que um indivíduo fornecia algum tipo de produto ou serviço para outro indivíduo, o que resultava num conjunto de números desta movimentação, que de alguma maneira, precisavam ficar registrados, para emanarem informações e para assegurar a solidez do negócio realizado.

Este é o engatinhar da contabilidade no formato que a conhecemos hoje.

Você pode estar imaginando que tudo isto é muito óbvio, e a verdade é que você está certo, tudo é completamente óbvio.

Optamos pelo caminho da lógica para construir este conteúdo, exatamente para argumentar de forma irrefutável, porque toda a contabilidade é gerencial, e assim deve ser vista.

Você pode argumentar que existe a contabilidade fiscal, as auditorias, contabilidade de custos, contabilidade rural, você pode cavar até a China e encontrar quantas denominações quiser para justificar o conjunto das ciências contábeis, mas a verdade é que todo este emaranhado só tem um único objetivo: servir de ferramenta gerencial.

Contabilidade fiscal:

Se fosse apenas para pagar tributos, bastaria um sistema informatizado de emissão de guias tributárias a partir do sistema da empresa.

Se fosse só para realizar as operações de folha de pagamento e controle de pessoal, existem até portais especializados que fazem tudo automaticamente, bastando a informação de alguns dados básicos, para que os instrumentos de pagamento sejam emitidos.

Obviamente nosso papel não é desmerecer a figura da contabilidade e a enorme responsabilidade que o contador possui junto aos empreendimentos.

O que pretendemos, é que você entenda que a contabilidade é tão importante, que toda ela é gerencial.

Quando alguém calcula uma guia para recolhimento de um determinado imposto, ao mesmo tempo que isto é feito, está se realizando uma informação que parte de um conjunto de dados, como o faturamento bruto, por exemplo.

Ocorre que conhecer o faturamento bruto da empresa, não é uma informação que serve apenas para gerar uma guia e pagar um determinado tributo.

Esta é apenas uma consequência, e não a causa.

A causa de se entender qual o valor do faturamento bruto, é perceber se as metas estão sendo cumpridas, se a receita é suficiente para cobrir as despesas e resultar numa margem de lucro operacional que justifique o capital investido.

Conhecer o faturamento bruto, portanto, é uma informação primordial para a tomada de decisões gerenciais que vão determinar o futuro do empreendimento, e não apenas abastecer uma guia de recolhimento.

A contabilidade fiscal, portanto, deve ser vista como um subconjunto, um subproduto da contabilidade gerencial.

Contabilidade trabalhista:

Você também pode imaginar que o papel da contabilidade é proceder com os trâmites das folhas de pagamento, colhendo informações durante o período, de forma que no momento apropriado, os sistemas emitam as folhas de pagamento, corretas, com todos os lançamentos de remuneração, acréscimos, descontos e tributação envolvidos no processo de relações trabalhistas.

Você está certo e isto é verdadeiro, mas ao fazer isto, sua estrutura de contabilidade estará trabalhando sobre os custos da mão de obra em seu empreendimento, o que origina os dados de controle de custos, de desempenho de equipe e de pessoas individualmente, a relação dos custos globais e individuais sobre cada setor e sobre o empreendimento como um todo, e são estas informações que vão determinar as decisões gerencias de controle de pessoal e recursos humanos.

A contabilidade trabalhista é, portanto, como qualquer outro tipo de contabilidade, uma ferramenta da contabilidade gerencial.

Contabilidade de custos:

Sua estrutura de contabilidade, em algum momento e através de processos, determinará o conjunto de custos de sua operação, envolvendo fornecedores, tributos, pessoal, funcionamento, custos fixos, despesas, etc.

Com tudo funcionando direitinho, você terá um relatório de custos.

O que é preciso entender, é que não existe uma “força tarefa dos custos”.

Tudo é originado na mesma empresa, pela mesma equipe, utilizando os mesmos dados, da mesma operação, que resultarão apenas num outro tipo de relatório específico. Isto significa que a contabilidade de custos, nada mais é, que uma fração da contabilidade gerencial.

Contabilidade financeira:

A contabilidade financeira cuida das movimentações dos recursos, sua origem, seu destino, seu armazenamento e tráfego.

É aqui que se controla caixas, bancos, contas onde os recursos são depositados e de onde saem os valores para os diversos pagamentos.

É um polo bem complexo e delicado, pois lida diretamente com valores e suas localizações, precisando considerar qualquer mínima alteração, pois qualquer diferença, é uma diferença.

Os recursos circulantes, como as contas a receber, bem como as despesas atuais e futuras, como as contas a pagar, além do controle dos investimentos, da liquidez, que nada mais é que os recursos disponíveis imediatamente, os patrimônios, seus valores e características, enfim, tudo o que se relaciona à movimentação financeira do empreendimento.

Este também é mais um braço, uma ferramenta da contabilidade gerencial, pois o fim de tudo, o objetivo principal, é fomentar qualificadamente as decisões gerenciais com dados verdadeiros e confiáveis.

Contabilidade gerencial. Porque o controle é oxigênio para qualquer empreendimento:

Contabilidade gerencial é, em essência, a soma de todas as especializações da contabilidade, num esforço científico para oferecer informações confiáveis e seguras, que apontam o desempenho dos diversos pontos de análise de uma operação administrativa.

Falconi menciona que “tudo o que pode ser medido, pode ser gerenciado, e o restante está à deriva.”

Esta célebre frase pretende alertar para a importância da aplicação de sistemas de gestão, que estejam fortemente baseados no controle absoluto de todas as etapas da operação.

O modelo de gestão preferido por Falconi, é conhecido como TQC, a sigla para Total Quality Control, ou Modelo de Gestão pela Qualidade Total.

A essência deste modelo, que nasceu no Japão e é apontado como o responsável pela consolidação da administração japonesa como a melhor do mundo, está conectada com a definição de PLANOS DE OBJETIVOS (P.O.), que determinam a construção de metas, para serem conquistadas em determinados espaços de tempo, levando à concretização dos objetivos.

A forma de executar o PLANO DE OBJETIVOS, é seguir uma ferramenta específica, chamada de PLANO DE AÇÃO (P.A.), normalmente no modelo 5W2H, que define de forma clara O QUÊ precisa ser feito, por QUEM, QUANDO, COMO deve ser feito, PORQUÊ aquilo precisa ser realizado, QUANTO custa aquela ação, e ONDE ela deve ser aplicada.

O QUÊ         =        WHAT

QUEM          =        WHO

QUANDO     =        WHEN

PORQUÊ     =        WHY

ONDE          =        WHERE

COMO          =        HOW

QUANTO     =        HOW MUCH

As iniciais das expressões orientadoras da construção do PLANO DE AÇÃO, é que definem porque esta ferramenta é conhecida como 5W2H.

Periodicamente, são realizadas reuniões entre a equipe, de forma setorial e global, para avaliar o desempenho das ações projetadas no PLANO DE AÇÃO.

Mas como avaliar este desempenho?

O caminho está num dos principais elementos de qualquer programa de gestão, são os chamados INDICADORES.

O que são INDICADORES:

Indicadores são índices e números, que informam dados como faturamento, custos, fluxos, liquidez, vendas, cancelamentos, desistências, frequência, produção, logística, investimentos, e uma série de outras informações que, comparadas às METAS, determinam se o projeto está cumprindo com os objetivos ou não, e mais que isto, qual a distância, positiva ou negativa, do que está sendo realizado e o que está projetado para aquele período.

A verificação de que determinado índice não está de acordo com o previsto, faz com que a equipe busque a identificação dos problemas que provocaram a queda de produtividade.

Gerenciar é eliminar anomalias:

Outra premissa de gestão consolidada pelo método da Qualidade Total, é de que gerenciar, nada mais é, que eliminar anomalias.

O raciocínio é de extrema lógica e simplicidade.

O ponto de partida é a consideração de que GERENCIAR É ATINGIR METAS, pois cabe ao gestor, fazer com que a equipe e os processos, sejam capazes de atingir as metas projetadas a partir do PLANO DE OBJETIVOS.

Definidas as metas, a equipe, os esforços e recursos, são direcionados para o cumprimento destes objetivos, que são controlados a partir de reuniões objetivas, eficientes, rápidas e funcionais, para que todos estejam sempre cientes dos objetivos e do desempenho.

Se uma meta foi definida com clareza e é perfeitamente possível, se os objetivos são claros e possíveis, tecnicamente determinados, a ponto de gerar uma PLANO DE AÇÃO para sua conquista, então, com todo mundo fazendo seu papel, a meta deve ser alcançada.

O problema é que nem tudo é completamente exato, nem para os japoneses.

Imperfeições e imprevistos, controláveis ou não, costumam acontecer, pois a vida, as pessoas e os processos, são dinâmicos e podem sofrer alterações não registradas com antecedência.

À estas imperfeições, que provocam perda de desempenho, a partir de elementos não previstos anteriormente, se dá o nome de ANOMALIAS.

Se você projetou faturar 100 mil, não estava louco quando traçou este objetivo, utilizou dados confiáveis para realizar esta definição de meta, considerando tudo o que entendeu relevante para esta definição, então seu resultado deve acontecer.

O único motivo para seu objetivo não ser atingido, é o surgimento de alguma ANOMALIA, algo que não deveria estar ali, mas estava, apenas não foi previsto.

Se ao realizar a verificação do resultado do faturamento projetado, que deveria ser 100 mil, você constata que foi 90 mil, então seu objetivo ficou 10% abaixo do que deveria ter sido realizado.

Independente dos motivos que levaram a esta diferença, que devem ser imediatamente identificados e resolvidos, o que aconteceu tem o nome de ANOMALIA do processo.

Se GERENCIAR É ATINGIR METAS, então, por lógica simples, podemos determinar que GERENCIAR É ELIMINAR ANOMALIAS.

Contabilidade gerencial é a ferramenta para identificar anomalias:

Contabilidade gerencial é fundamental para a saúde de qualquer empresa minimamente bem gerenciada, pois para eliminar as anomalias, em primeiro lugar, é preciso reconhecer que são elas as responsáveis pelo fracasso na conquista das metas, e em segundo lugar, é preciso criar as formas de IDENTIFICAR ANOMALIAS.

O caminho desta identificação é o comparativo constante, numa avaliação permanente sobre os números e registros, mantendo um acompanhamento preciso entre o que a realidade demonstra e o que deveria demonstrar, no ritmo de desempenho necessário para as metas serem atingidas.

O modelo japonês de avaliação de resultados:

A história da gestão moderna traz outra lição japonesa inquestionável.

Enquanto os americanos, reconhecidos como competentes em empreendedorismo e gestão, cresciam no pós-guerra, com seu impressionante aparato industrial, o Japão se reconstruía, após uma destruição total.

O interessante é que os americanos já praticavam o controle geral como forma de definição dos caminhos gerenciais e decisores das empresas e projetos.

Ainda assim, os japoneses conseguiram surpreender.

Os americanos também criavam um PLANO DE OBJETIVOS, e determinavam que a empresa deveria faturar 100 mil naquele mês, por exemplo.

No final dos 30 dias, ao realizar a análise, eles identificavam que a empresa faturou apenas 90 mil, com uma diferença negativa de 10%.

Obviamente eles seguiam o processo, identificavam a anomalia e buscavam a melhoria, para que no próximo período, o problema não acontecesse.

Os japoneses resolveram dividir aquele mês de 100 mil, em 4 semanas de 25 mil.

Eles se tornaram capazes de identificar a anomalia já na primeira semana, bastando que o faturamento não atingisse os 25 mil, para que eles identificassem o problema logo no início, corrigissem e, além de não perder mais nas semanas posteriores, serem capazes de recuperar o prejuízo registrado naquela primeira semana.

Isto revolucionou a revolução, a ponto de que hoje, o acompanhamento da maioria das empresas minimamente conectadas com uma gestão responsável, é diário e em tempo real, com monitores automatizados, capazes de processar certos tipos de alertas e até alarmes, apontando o não cumprimento de determinado objetivo parcial, determinando as anomalias possíveis no processo.

Este é o vigor da contabilidade gerencial em todas as camadas da gestão moderna.

É a contabilidade gerencial, através de todas as suas demais ramificações, que por mais que “teimem” em ser vistas como independentes, possuem um único motivo existencial: abastecer a visão gerencial do administrador.

Contabilidade gerencial. A mais completa ferramenta de gestão:

Contabilidade gerencial não é apenas uma atribuição engessada, sintética e burocrática de um escritório igualmente burocrático, modular e previsível, que serve para emitir guias, recibos e contracheques.

Contabilidade gerencial é o elemento construtor de todos os principais indicadores que orientarão todas as decisões de um empreendimento, todas as ações de correção de rumos, de apontamento dos destinos da empresa.

Daqui para a frente, quando você ouvir falar em contabilidade gerencial, deixe fluir um brilho diferenciado em seu olhar, e assuma uma postura de compreensão da amplitude e da importância da contabilidade gerencial na realidade humana. Quando você estiver em busca de um escritório de contabilidade, entenda que você não está buscando uma equipe de burocratas, mas verdadeiros parceiros na realização de seus projetos de gestão, pois eles serão os responsáveis pela maior parte, dos principais indicadores, que servirão de bússola para a sua caminhada empresarial.